La eficiencia de la prestación de servicios de salud depende, cada vez más, de la calidad de los procesos administrativos y médicos, prácticas y tecnologías ofrecidas a los pacientes. Y el prontuario médico es el que va a apuntar la calidad y variedad de la atención prestada al paciente, reuniendo evaluaciones, detalles del tratamiento, evolución – que van a apoyar el trabajo del equipo multiprofesional – y resumen del alta. Todas estas informaciones tienen carácter sigiloso y extensos plazos de almacenamiento obligatorio, lo que hace que una eficiente administración documental en el sector de salud sea una obligación.
El volumen de información médica, cada vez mayor, hace que la administración documental en el sector de salud sea un gran desafío, administrando todo el ciclo de vida de la información, desde la generación del documento, integración de todos los sistemas, almacenamiento y puesta a disposición de los datos, seguridad de la información, recuperación de desastres y continuidad del tratamiento.
El organismo de acreditación Joint Comission International (JCI), cuya metodología internacional es considerada estándar, evalúa la seguridad y la calidad de la prestación de cuidados y servicios de salud por medio de capítulos centrados en el paciente y en la administración de la institución y la administración de la información es uno de los ítems considerados.
Entre las orientaciones, JCI destaca puntos que se deben tomar en consideración en la administración documental en el sector de salud:
Administración de información – planificar y proyectar procesos que respondan a las necesidades internas y externas
Seguridad – proteger registros e información contra pérdida, destrucción, adulteración y acceso o uso no autorizado
Unidad – agrupar información para identificar al paciente, apoyar el diagnóstico, justificar el tratamiento y documentar el curso y los resultados del cuidado prestado
Tecnología de la información – probar y evaluar los sistemas, garantizando integración, calidad y seguridad de los datos
Monitoreo – control de políticas, procedimientos, planes y otros documentos orientadores de los procesos y prácticas clínicas y no clínicas
Desafíos de la administración documental en el sector de salud
Administrar el ciclo de vida de los prontuarios médicos es un gran desafío, y muchos administradores están buscando soluciones que integren esta administración a la prestación de servicios médicos al paciente, en busca de más agilidad, seguridad y reducción de costos.
El primer desafío es identificar donde se genera cada información que debe formar parte del prontuario, y cómo estos datos podrán ser integrados a un archivo único y, también, evaluar su criticidad.
En segundo lugar, es preciso encontrar un sistema de administración documental capaz de migrar e integrar todos los registros de pacientes (administrativos y médicos) y exámenes para formatos electrónicos. Este archivo único debe estar disponible 24×7, con reglas definidas de acceso.
Además de las reglas de seguridad que involucran el acceso, cuyas autorizaciones deben ser definidas por un consejo de gobernanza, también es preciso tomar en consideración la seguridad digital, en el caso del almacenamiento de los archivos en servidores de aliados o en la nube. Los prontuarios médicos son una de las mayores fuentes de ingresos para hackers, que secuestran la información y exigen rescate para liberar los datos.
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