En los Estados Unidos, varias leyes del gobierno federal exigen que los empleadores conserven todo tipo de documentos durante diferentes períodos de tiempo. Esto es lo que se conoce como cronograma o política de retención de registros.

Esto incluye, entre otros, el Título VII, Ley de Discriminación por Edad en el Empleo, FLSA, FMLA, ERISA, la Ley de Igualdad Salarial (EPA), así como OSHA. Cada uno de estos archivos incluye información personal del empleado para los registros de su empleador. Y cada uno tiene un período de retención específico que debe cumplirse para que su organización cumpla con los requisitos estatales y federales de retención de registros de empleados.

Prácticas Recomendadas de la Política de Retención en el Manejo de los Documentos de Recursos Humanos

Su trabajo como administrador de registros de recursos humanos comienza antes de contratar a alguien. En la relación “previa al empleo”, en realidad necesita guardar solicitudes, currículos, verificación de referencias, verificación de antecedentes y ofertas de trabajo. Esto es para garantizar la equidad, la no discriminación y la igualdad de oportunidades para todos.

Durante una relación laboral, deberá conservar toda la información en el paquete de nueva contratación (incluidos los reconocimientos de políticas y manuales), el I-9 y la documentación médica relacionada. El seguimiento de los documentos de recursos humanos a menudo se maneja mediante un sistema de gestión de documentos de empleados. Nuestro software de gestión de documentos le permite organizar, realizar un seguimiento e informar de forma segura sobre los registros de los empleados. Ya sea que esté rastreando documentos electrónicamente o en forma impresa, es importante comprender las mejores prácticas de mantenimiento de registros.

En los sistemas de registros de recursos humanos basados en papel, debe mantener cada uno de estos por separado; un archivo para los registros de personal, uno para los registros I-9 y otro para el papeleo médico. Una vez finalizada la relación laboral, los registros creados como parte de la separación deben archivarse dentro de la sección de personal del expediente.

Entonces, ¿Qué Contiene Cada Uno De Los Archivos de Empleados?

  • Registros de Archivos de Personal: solicitudes, pruebas previas al empleo, evaluaciones de desempeño, cambios de tarifas, cambios de posición, licencias, transferencias, promociones, degradaciones, documentación de acciones disciplinarias y descripciones de puestos.
  • Registros I-9: el formulario I-9 completo y la documentación de respaldo
  • Registros Médicos: registros relacionados con compensación laboral, FMLA, ADA, contratación y pruebas de drogas

¿Cuáles Son Los Requisitos Federales De Retención De Registros Para Recursos Humanos?

  • Registros en el Archivo de Personal del Empleado – 4 años después de la terminación
  • Registros de Reclutamiento/Contratación – 1 año
  • Notas de la entrevista – 1 año
  • Formularios I-9: 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después de la terminación, lo que ocurra más tarde
  • Registros médicos: dependiendo de si el documento se relaciona con FMLA o HIPAA, de 3 a 6 años
  • Formularios W-4 – 4 años
  • Igualdad salarial: cualquier registro en el que se base para justificar las diferencias salariales entre hombres y mujeres: dos años.
  • Registros bajo el Título VII – 1 año
  • Registros de nómina e impuestos: documentos que incluyen datos básicos del empleado, como nombre, dirección, SSN, tasa salarial, cantidad de horas trabajadas por día o deducciones semanales, asignaciones reclamadas y salarios netos: 4 años (algunos estados requieren 6 años)
    • Nota: no hay requisitos de retención específicos bajo Lilly Ledbetter, sin embargo, se recomienda que los empleadores conserven registros durante 5 años después de la terminación
  • Registros OSHA – 5 años
  • COBRA – 6 años
  • Planes de Beneficios para Empleados – 6 años después de la terminación del plan
  • Formulario 5500 y correspondencia relacionada, incluidos todos los anexos adjuntos, estados financieros auditados y opiniones contables, según corresponda, 6 años
  • Expedientes de personal de empleados despedidos/separados: 1 año

Cumplir con los cronogramas de la política de retención de recursos humanos es un proceso complejo y lento. Sin embargo, además de cumplir con varias leyes federales y estatales, mantener registros buenos y bien organizados puede ser muy útil para documentar y respaldar las acciones de empleo de su organización.

La mejor manera de asegurarse de que sus registros estén en buen estado es establecer y publicar una política de retención de registros de empleados y utilizar un software de recursos humanos adecuado para facilitarle la vida.

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Matt Hillery, President - Digital Solutions

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