A pesar de no parecer un ítem prioritario para los tomadores de decisiones, la administración de documentos puede ocasionar una serie de problemas si no se conduce de la manera correcta, independiente del tamaño o del segmento de la empresa.
Hay una serie de diferentes factores que las empresas precisan considerar al desarrollar un programa de administración de documentos. El primero de ellos es el hecho de que algunos documentos tienen que ser mantenidos durante un largo período de tiempo para atender exigencias de la legislación, como documentos de empleados, informaciones financieras y contratos de servicio.
Esto significa que una estrategia de administración de documentos debe incluir también una instancia destinada solo a la destruición segura de documentos, al final, aun cuando una información debe ser descartada, esta puede ir a parar a las manos equivocadas si no se la destruye de la manera adecuada, generando una serie de problemas relacionados a la privacidad de clientes y empleados.
Así, cada vez más organizaciones están tratando de reducir la cantidad de papel en la oficina, invistiendo no solo en servicios de administración de documentos, sino también en servicios de digitalización de documentos, algo que puede ser costoso, especialmente si la empresa cuenta con un gran volumen de documentos que precisan una versión digital.
Un servicio de almacenamiento y administración de documentos es la mejor solución para lidiar con estos obstáculos, garantizando que negocios de todos los tamaños puedan sacarle mayor provecho a sus recursos para aumentar la productividad y desarrollarse – incluso los pequeños negocios terminan teniendo un gran costo almacenando documentos internamente, pues precisan asumir los gastos de empleados dedicados al almacenamiento y a la búsqueda de informaciones.
Al contar con una empresa aliada para el almacenamiento y la administración de documentos, los negocios pueden liberar espacio de la oficina, garantizando la ubicación de más empleados vinculados a departamentos directamente relacionados al core business, y asegurar que todos los documentos sean tratados con el máximo de eficiencia para garantizar acceso rápido a las informaciones.
Elimine las preocupaciones con la seguridad
Además de liberar espacio de la oficina y aumentar la productividad de los equipos. Un servicio de administración de documentos ayuda a reducir los costos con potenciales problemas en relación a los datos que puedan causar paralizaciones en el servicio, como desastres naturales, fallas técnicas y humanas, y ataques.
Un servicio externo de administración de documentos cuenta con equipos sofisticados de protección contra estas amenazas y con un equipo especializado en la administración de documentos, que entiende la importancia y la confidencialidad de las informaciones almacenadas, garantizando altos niveles de seguridad de informaciones sensibles por medio de ambientes controlados.
Al mitigar estas informaciones, las empresas se pueden concentrar en lo que mejor hacen, que es mejorar la productividad, aumentar la competitividad en la industria en que actúan, y expandir sus negocios.
Una buena administración de documentos y la protección de las informaciones están entre los factores más importantes para reducir costos de operación de negocios, y un servicio de administración de documentos externo es la mejor manera de vencer los principales obstáculos y alcanzar ese objetivo.
¿Usted tiene problemas para mantener la accesibilidad y la seguridad de sus registros más importantes? Cuando el asunto es administrar correctamente sus datos, guardar papeles internamente no va a ayudarlo a garantizar mayor eficiencia. Conozca el servicio de almacenamiento seguro externo de Access y sepa cómo podemos ayudarlo.
