Digitalización Segura de Documentos Confidenciales: Protección y Cumplimiento de las Leyes en Estados Unidos

Cada regulación como lo son la ley HIPAA para información de salud protegida, SOX para informes financieros o la GLBA para información financiera no pública tienen requisitos distintos sobre acceso, integridad, confidencialidad, auditoría y retención dentro de los Estados Unidos. El interpretar y aplicar estos requisitos al proceso de digitalización puede ser muy complicado.

Una vez que los documentos se digitalizan, se vuelven más susceptibles a accesos no autorizados, modificaciones o filtraciones si no se implementan las medidas de seguridad adecuadas. En ciertos contextos legales (especialmente bajo SOX), es crucial poder demostrar que un documento digital es auténtico y que no ha sido alterado desde su digitalización.

Las regulaciones especifican cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de registros y cómo deben eliminarse de forma segura una vez que el período de retención ha expirado. Con las mejores tecnologías y políticas, el error humano sigue siendo un riesgo significativo. Los empleados deben comprender la importancia de la seguridad y cómo seguir los procedimientos de digitalización segura.

La seguridad no es un evento único, sino un proceso continuo. Es necesario monitorear el sistema para detectar posibles vulnerabilidades o actividades sospechosas.

Obligaciones Legales Durante Proceso de Digitalización:

Navegar por las leyes de retención de documentos en Estados Unidos puede ser complejo, ya que varían significativamente según la industria, el tipo de documento y las regulaciones federales y estatales aplicables. Para un manejo seguro de los documentos siguiendo los estatutos legales debes:

1. Entender las leyes específicas de tu industria y ubicación:

• • Investiga a fondo: No existe una única ley de retención de documentos en EE. UU. Investiga las regulaciones federales (como SOX, HIPAA, GLBA, IRS) y las leyes estatales que se aplican a tu tipo de negocio y a los tipos de documentos que manejas.
  • Considera las regulaciones específicas de tu sector: Industrias como la salud, las finanzas y la energía tienen requisitos de retención muy específicos.
  • No olvides las leyes estatales: Los requisitos de retención pueden variar entre estados. Si tu empresa opera en varios estados, debes conocer las leyes de cada uno.
  • Mantente actualizado: Las leyes y regulaciones cambian. Establece un proceso para monitorear las actualizaciones y asegurarte de que tus políticas de retención sigan siendo conformes.

2. Desarrolla una Política de Retención de Documentos Clara y Detallada:

• • Documenta todo: Crea una política escrita que especifique los períodos de retención para cada tipo de documento que tu empresa maneja (registros financieros, correos electrónicos, documentos de recursos humanos, registros de clientes, etc.).
  • Define los responsables: Asigna responsabilidades dentro de la organización para la implementación y el cumplimiento de la política de retención.
  • Incluye pautas para la eliminación segura: La política también debe detallar cómo se deben destruir los documentos de forma segura una vez que haya expirado el período de retención.
  • Considera los requisitos legales y las necesidades del negocio: Equilibra los requisitos legales mínimos con las necesidades operativas de tu empresa. A veces, puede ser beneficioso retener documentos por más tiempo del requerido legalmente, pero esto también conlleva riesgos.
  • Consulta con expertos: Busca asesoramiento legal para revisar y aprobar tu política de retención de documentos.

3. Implementa un Sistema de Gestión Documental (DMS):

• • Automatización de la retención: Un buen DMS puede ayudarte a automatizar los períodos de retención y los procesos de eliminación, reduciendo el riesgo de errores humanos y asegurando el cumplimiento.
  • Clasificación y etiquetado: Asegúrate de que tu DMS permita clasificar y etiquetar los documentos de manera adecuada para aplicar los períodos de retención correctos.
  • Registro de auditoría: Busca un DMS que mantenga un registro de auditoría de las acciones realizadas en los documentos, incluyendo las fechas de retención y eliminación.
  • Seguridad: Un DMS seguro protegerá tus documentos durante el período de retención y garantizará una eliminación segura cuando sea necesario.

4. Capacita a tus Empleados:

• • Concientización: Asegúrate de que todos los empleados comprendan la importancia de la política de retención de documentos y sus responsabilidades individuales.
  • Procedimientos claros: Proporciona capacitación sobre los procedimientos correctos para la gestión, el almacenamiento y la eliminación de documentos.
  • Consecuencias del incumplimiento: Explica las posibles consecuencias legales y financieras del incumplimiento de las leyes de retención.

5. Establece un Proceso para la Suspensión de la Retención (Legal Hold):

La Suspensión de la Retención (Legal Hold) es un mecanismo legal crítico que exige la preservación de información potencialmente relevante cuando existe una amenaza de litigio u otro procedimiento legal. Su objetivo es garantizar la disponibilidad de pruebas y evitar la destrucción de información que podría ser esencial para el gobierno de la información. Las organizaciones deben tener políticas y procedimientos claros para implementar y gestionar los Legal Holds de manera efectiva para evitar graves consecuencias legales. A continuación, algunas consideraciones que se deben tener relacionado a la suspensión de la retención legal o “legal hold”:

• • • Anticipación de litigios: Se debe mantener un proceso claro para suspender la política de retención normal cuando exista una expectativa razonable de litigio, auditoría o investigación gubernamental.
    • Identificación y preservación: Se debe definir cómo se identificarán y preservarán los documentos relevantes para un “legal hold” para evitar la destrucción inadvertida de pruebas.
    • Comunicación clara: Se debe asegurar de que todos los empleados relevantes sean notificados de un “legal hold” y comprendan sus obligaciones.

6. Realiza Auditorías Periódicas:

• • Verificación del cumplimiento: Audita regularmente tus prácticas de gestión documental para asegurarte de que se están siguiendo las políticas de retención y que el DMS está configurado correctamente.
  • Actualización de políticas: Revisa y actualiza tu política de retención según sea necesario en respuesta a cambios en las leyes o en las necesidades de tu negocio.

7. Considera el Formato de los Documentos Digitalizados:

• • Legibilidad a largo plazo: Asegúrate de que los formatos de archivo que utilizas para los documentos digitalizados sean legibles y accesibles durante todo el período de retención requerido.
  • Migración de datos: Planifica la migración de datos si es necesario para garantizar la accesibilidad a largo plazo a medida que la tecnología evoluciona.

Planificación Para Una Digitalización Segura

Se recomienda el consultar con asesores legales para entender las obligaciones específicas de cada empresa. Algunas recomendaciones para planificación de un proceso de digitalización seguro:

• Evaluación de riesgos: Identifique qué tipos de documentos son más sensibles y los posibles riesgos de una digitalización insegura (brechas de datos, multas, pérdida de confianza del cliente).
• Definición de políticas y procedimientos: Establezca protocolos claros para la digitalización, incluyendo quién tiene acceso, cómo se escanean los documentos, dónde se almacenan y cómo se destruyen los originales de forma segura (si aplica).
• Selección de tecnología adecuada:
• Escáneres seguros: Características importantes como la encriptación de datos durante la transmisión y la capacidad de generar archivos protegidos le ayudaran a mantener la privacidad de sus datos.
• Software de gestión documental (DMS): Algunas funcionalidades de seguridad son el control de acceso basado en roles, el cifrado de datos en reposo, el registro de auditoría y las funciones de retención y eliminación automatizadas.
• Almacenamiento seguro: Explore opciones como servidores locales seguros con controles de acceso robustos y soluciones de almacenamiento en la nube que cumplan con las normativas de seguridad y privacidad durante el proceso de cifrado en tránsito y en reposo.

Proceso de Digitalización Paso a Paso:

1. Preparación de los documentos: Esto incluye el cómo se deben preparar los documentos para el escaneo (eliminación de grapas, organización, etc.) asegurando que no se exponga información sensible innecesariamente.
2. Escaneo seguro: Asegure de que los escáneres estén configurados correctamente y que los datos se transmitan de forma segura.
3. Considere la posibilidad de utilizar marcas de agua digitales para proteger la propiedad intelectual.
4. Indexación y metadatos: Aprenda cómo etiquetar y organizar los documentos digitales de forma que se facilite su búsqueda y gestión, manteniendo la confidencialidad de la información en los metadatos.
5. Control de calidad: Es muy importante el verificar que los documentos digitalizados sean legibles y completos, e investigue cómo hacerlo sin comprometer la seguridad.
6. Almacenamiento y gestión seguros: Implemente controles de acceso estrictos basados en el principio de “mínimo privilegio”.
7. Utilizar cifrado robusto para proteger los datos almacenados.
8. Realizar copias de seguridad periódicas y seguras.
9. Implementar un registro de auditoría para rastrear el acceso y las modificaciones de los documentos.

Soluciones Para La Digitalización de Documentos

Se debe contar con un software de gestión documental (DMS) y soluciones de almacenamiento en la nube que estén diseñadas para cumplir con las normativas específicas de tu industria y que ofrezcan características como registros de auditoría detallados, controles de acceso granulares y cifrado robusto.

Algunas soluciones que proveen protección en el cumplimiento general y potencial para la ley de HIPAA, SOX y GLBA son:

• M-Files: Conocido por su enfoque basado en metadatos, lo que facilita la organización y el acceso seguro a la información. Ofrece controles de acceso granulares, registro de auditoría y cifrado, características importantes para el cumplimiento. Investiga sus configuraciones específicas para HIPAA, SOX y GLBA.
• DocuWare: Un sistema robusto con capacidades de flujo de trabajo, control de versiones, auditoría y seguridad. Ofrecen opciones de implementación en la nube y en local. Verifica sus características de cumplimiento para las regulaciones específicas que necesitas.
• Laserfiche: Ampliamente utilizado en diversas industrias, incluyendo aquellas sujetas a regulaciones estrictas. Ofrece sólidas funciones de seguridad, gestión de registros, auditoría y cumplimiento. Investiga sus ofertas específicas para HIPAA, SOX y GLBA.
• FileHold: Proporciona gestión de documentos, control de versiones, flujo de trabajo y características de seguridad. Ofrecen opciones de implementación flexibles. Revisa sus capacidades de cumplimiento para las regulaciones relevantes.
• NetDocuments: Popular en la industria legal y otras áreas con estrictos requisitos de cumplimiento. Se centra en la seguridad, el cumplimiento y la gobernanza de la información en la nube. Investiga sus características específicas para HIPAA, SOX y GLBA.
• SharePoint (con configuraciones adecuadas): Si bien es una plataforma de colaboración, SharePoint se puede configurar con controles de acceso, auditoría y políticas de retención para ayudar con el cumplimiento. Sin embargo, requiere una configuración y gestión cuidadosas para cumplir con los requisitos específicos de HIPAA, SOX y GLBA.
• Access Unify: Access Unify combina tecnologías de vanguardia con servicios de primera clase para brindar una solución que le permite operar la data desde la nube con la máxima seguridad, eficiencia y rendimiento.

La mejor manera de encontrar el DMS adecuado es investigar a fondo tus necesidades específicas de cumplimiento, solicitar demostraciones o demos de varios proveedores y preguntar directamente sobre sus capacidades para cumplir con HIPAA, SOX y GLBA. No dudes en pedir documentación específica sobre sus características de seguridad y cumplimiento. A continuación, un breve resumen de las soluciones disponibles para el cumplimiento de leyes vigentes dentro de Estados Unidos.

HIPAA:

• SmartVault: Comercializado específicamente como una solución compatible con HIPAA, con cifrado robusto, controles de acceso y Business Associate Agreements (BAAs) disponibles.
• Box for Healthcare: Ofrece planes y características diseñadas para el cumplimiento de HIPAA, incluyendo almacenamiento seguro y controles de acceso.
• ShareFile (Citrix): Ofrece planes con características de cumplimiento de HIPAA, aunque a menudo requieren un nivel de suscripción superior.
• Docsvault: Ofrece soluciones en la nube y en local con características orientadas al cumplimiento, incluyendo HIPAA.

SOX:

Busca un software que ofrezca registros de auditoría detallados e inalterables, control de versiones robusto, gestión de acceso estricta y capacidades de informes de cumplimiento. Algunas de las opciones generales mencionadas anteriormente (M-Files, DocuWare, Laserfiche, NetDocuments) pueden configurarse para cumplir con los requisitos de SOX. También existen herramientas más específicas para la gestión del cumplimiento de SOX, aunque no siempre son DMS tradicionales.

GLBA:

El cumplimiento de GLBA se centra en la protección de la información financiera no pública. Busca un DMS con cifrado sólido, autenticación multifactor, controles de acceso basados en roles y registros de actividad detallados. El SmartVault también se menciona como una solución que puede ayudar con el cumplimiento de GLBA.

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Al evaluar un software de gestión documental (DMS), considera lo siguiente:

• Características de Seguridad: Cifrado (en tránsito y en reposo), autenticación multifactor, controles de acceso basados en roles, prevención de pérdida de datos (DLP).
• Registro de Auditoría: Capacidad de rastrear todas las acciones realizadas en los documentos, incluyendo accesos, modificaciones y eliminaciones. Los registros deben ser inalterables.
• Control de Versiones: Mantener un historial de todas las versiones de un documento es crucial para la integridad y el cumplimiento.
• Gestión de Retención y Eliminación: Capacidad de definir y aplicar políticas de retención de documentos y eliminar documentos de forma segura cuando ya no sean necesarios.
• Cumplimiento Normativo Específico: Verifica si el proveedor menciona explícitamente el cumplimiento de HIPAA, SOX o GLBA y si ofrecen características o documentación específica para ayudarte a cumplir con estas regulaciones. Solicita Business Associate Agreements (BAAs) si manejas PHI bajo HIPAA.
• Ubicación de los Servidores y Políticas de Transferencia de Datos: Asegúrate de que los datos se almacenen y procesen de acuerdo con las leyes de los Estados Unidos si ese es tu requisito.
• Auditorías y Certificaciones de Terceros: Busca proveedores que se sometan a auditorías de seguridad y tengan certificaciones relevantes.

Los servicios de digitalización integrales como las soluciones de principio a fin de que ofrece Access Corp proveen servicios integrales que cubren todo el proceso de digitalización, desde la recolección inicial de documentos en papel hasta el almacenamiento digital seguro o la destrucción de las copias físicas. Pueden ser un socio clave en la gestión del ciclo de vida de la información, incluido el apoyo a las obligaciones de suspensión de la retención al proporcionar la infraestructura y los procesos para preservar los documentos relevantes.

En resumen, se deben enfrentar los desafíos de un proceso de digitalización segura de una manera proactiva y estratégica, las organizaciones tienen un sin número de opciones y socios de negocio como lo es Access para digitalizar sus registros confidenciales de forma segura, cumplir con las regulaciones aplicables y proteger su información más valiosa. La clave está en una planificación cuidadosa, la implementación de tecnologías seguras y la creación de una cultura de seguridad en toda la organización.

Para proyectos de digitalización de documentos de manera segura y siguiendo los protocolos de cumplimiento consulte con representante de Access. Contamos con vasta experiencia y la tecnología de punta necesaria para preservar la privacidad y el cumplimiento en el manejo de sus documentos.

Cómo Access Le Puede Ayudar