Las empresas dedican buena parte de sus inversiones anuales a copias, impresiones y almacenamiento de documentos. Con la tecnología que tenemos a disposición, no es interesante mantener una custodia física de dichos papeles, pero en algunos casos existe la necesidad de preservar la versión original.
Estos documentos también pueden ser consultados en caso de darse la pérdida de las informaciones digitales o algún tipo de invasión. Además de esto, se pueden mantener solo con una matriz dentro de una administración segura, y el manejo se puede realizar en otros formatos.
Conozca las ventajas que promueve la custodia correcta de archivos:
Mantiene la integridad de los documentos
Cuando existe la necesidad de almacenar los archivos en papel, es común que la acción de insectos u del tiempo perjudique los documentos, generándoles agujeros, rasgaduras o manchas. Estos pequeños defectos pueden dificultar su lectura o afectar trechos de informaciones esenciales.
El almacenamiento correcto de estos registros evita o disminuye el desgaste natural. De ser posible, opte por la digitalización de los archivos.
Evita el robo de informaciones
El transporte de documentos puede provocar la pérdida de datos sensibles, que en manos equivocadas ponen la seguridad de la empresa en riesgo. Datos como números de documentos personales, informes de facturación, contratos con bancos, entre otros, no deben correr riesgos y precisan un almacenamiento correcto. Llevar datos importantes en memorias o laptops es una exposición de informaciones que puede ser peligrosa.
Facilita la localización
Cuando los documentos están mal almacenados, hay una dificultad para localizar lo que es preciso. Muchos papeles incluso se pierden debido a errores a la hora de archivar los datos o hasta una diferencia en la estandarización puede provocar problemas. Con el mantenimiento apropiado, este problema se resuelve y se garantiza el acceso a las informaciones. Una organización bien hecha también permite que un documento sea encontrado con una palabra clave, el nombre del archivo o por el contenido.
Aumenta el acceso de lugares remotos
Esta es una característica que la digitalización de documentos asume: con el mantenimiento en sistemas informatizados, es posible tener acceso a los datos de varios lugares, lo que es extremamente útil para grandes empresas con diversas sucursales. En el caso de archivos físicos, el acceso se realiza más rápidamente, siendo solicitado a la empresa que ejecuta la custodia de los archivos.
Optimiza tiempo y dinero
Los empleados pierden mucho tiempo en la localización de documentos, lo que causa perjuicios para a empresa debido al desperdicio de horas trabajadas en actividades que podrían ser evitadas, mientras que procesos realmente importantes terminan siendo desconsiderados o postergados. Mantener los documentos de manera apropiada va a facilitar su localización, optimizar tiempo y recursos de la empresa.
Descarte apropiado
Algunos documentos deben ser mantenidos por años, otros tienen que ser descartados tras un período. Es natural perder el control de lo que se debe preservar o no, debido al gran volumen de archivos y al tiempo cada vez más escaso para dicho trabajo. Con el mantenimiento adecuada, el control de estos datos es realizado más de cerca y la destrucción de dichos documentos ocurre en el período correcto, sin la ocupación innecesaria de espacio.
Access tiene varios servicios de mantenimiento, organización y custodia de documentos que van a ayudar a preservar los archivos importantes de la empresa de manera correcta.
