El sector financiero, junto al sector de salud, es uno de los que está más sujeto a normas legales y reglamentarias, políticas y directrices, que buscan mantener la seguridad tanto de las instituciones financieras como la de sus clientes. Por ser un sector altamente regulado, una administración de documentos eficiente en el sector financiero gana cada vez más importancia, ya son estos documentos los que van a comprobar el cumplimiento de dichas normas y leyes.
El sector debe responder a diversos requisitos, tanto en relación a la producción como a la seguridad de los datos producidos diariamente. Esta enorme cantidad de documentos, en diversos formatos – físicos y digitales – deben ser procesados, indexados, administrados y archivados todos los días. Y este proceso requiere estrategias, métodos y herramientas capaces de capturar, administrar, almacenar, preservar y formalizar el contenido de todos esos documentos.
Los Bancos e instituciones financieras se están reinventando constantemente para acompañar los cambios en las reglamentaciones, almacenando más y más volumen de datos, y por períodos más largos. Y esta administración de documentos en el sector financiero, además de responder a normas de conformidad, debe estar alineada a los procesos internos de la institución, centralizando información y reduciendo costos operacionales por medio de una economía de escala y eficiencia.
Diferentes países, diferentes reglas
Las normas relativas a documentos financieros varían de acuerdo a las resoluciones de cada gobierno, lo que complica todavía más la tarea de garantizar la conformidad en instituciones financieras que cuentan con actividades en varios países.
En Panamá, por ejemplo, los bancos deben mantener disponibles, para la Superintendencia de Bancos de Panamá, los documentos relacionados a sus operaciones y actividades, discriminando las empresas que componen el grupo, propietarios de sus acciones y afiliadas no bancarias. Todo tipo de cambio debe ser comunicado en hasta cinco días hábiles a partir de su puesta en marcha.
Y como seguramente estos documentos están distribuidos por diversos sectores, e inclusivo hasta por diversas empresas, la integración de dicha información y a su disponibilidad, a partir de la correcta administración de documentos en el sector financiero, son un desafío.
Además de esto, los bancos deben presentarle a la Superintendencia resultados de auditorías, declaraciones que comprueben activos, pasivos y resultados de sus instituciones en operación en Panamá, entre otros documentos.
Ya en Costa Rica, el Conassif (Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero) implantó la política “Conozca a su Cliente” con procesos y directrices para que las instituciones financieras puedan identificar y monitorear operaciones financieras, evitando el crimen de lavado de dinero.
Para los clientes persona física, el banco debe mantener registros actualizados con documentos de identificación (cédula, pasaporte) que pueden ser almacenados digitalmente, datos personales (nombre, nacionalidad, dirección, estado civil, etc.) e información sobre su actuación profesional (profesión, nombre del empleador, tipo de actividad, etc.).
Y, para los clientes persona jurídica, los bancos costarricenses deben archivar pelo menos datos sobre la empresa y sus socios (razón social, tipo de persona jurídica, identificación, lugar de constitución de la empresa, dirección, etc.).
La administración de documentos en el sector financiero, frente a tantas y variadas normas, es un desafío y todos los requisitos tienen que ser atendidos, bajo pena de altas multas y sanciones. Access, empresa global especializada en custodia y administración de documentos físicos y digitales, ofrece soluciones diseñadas a medida para responder a los requisitos de conformidad en el sector financiero de cada país, garantizando la confiabilidad y seguridad de toda la información. Conozca las innovadoras soluciones proyectadas por Access para responder a las necesidades de las instituciones financieras.
