La Tabla de Retención Documental o TRD es una herramienta de gestión de documentos que contiene un listado de series, con sus correspondientes tipos de documentos, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Esta herramienta contiene los alineamientos para la retención, transferencia y eliminación documental especificando además las leyes o reglamentos que sustentan las normativas establecidas. En adición, ayuda a las organizaciones a mantener un control de lo que debe ser mantenido y por cuánto tiempo se debe guardar, además de definir su destino después de la fecha de caducidad.
Algunos Beneficios de las Tablas de Retención Documental son:
- Organización de los documentos: Asegura que los documentos estén organizados y disponibles cuando se necesiten.
- Optimización del espacio de almacenamiento: Facilitan cuantificar el espacio requerido para almacenar los documentos y determinar qué documentos se pueden eliminar y cuáles deben conservarse.
- Agilización de la búsqueda de información: Define la indexación basada en la tabla de temporalidad.
- Mantiene el cumplimiento normativo: Se garantizan el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a cada sector.
- Facilita las auditorias: Proporciona una lista clara y consistente de los documentos disponibles.
- Reducción de costos: Ayuda a eliminar costos de almacenaje al desechar los documentos que no son necesarios tan pronto se expire su tiempo de retención.
- Reduce los riesgos: Minimiza los riesgos legales y financieros asociados con la perdida, privacidad o cumplimiento relacionados a la gestión documental.
Ejemplo de Estructura General de una Tabla de Retención Documental:
Código
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Serie, Subserie, Tipos de Documentos
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Periodo de Retención
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Disposición Final
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Criterios de Valoración
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Responsable
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| Conjunto de documentos que comparten características comunes en cuanto a su origen, naturaleza y función. |
Divisiones más específicas dentro de una serie documental, agrupando documentos con características aún más particulares. |
Plazos de tiempo durante los cuales los documentos deben conservarse, lugar de almacenaje, formato ya sea en espacio físico o digital. |
Destino que se le asigna a un documento una vez transcurrido su periodo de retención. |
Elementos que se utilizan para determinar el valor administrativo, legal o histórico de un documento y, en consecuencia, su periodo de retención. |
Personas o departamentos encargados de la elaboración, actualización y aplicación de la tabla de temporalidad. |
Vea algunos ejemplos de Tablas de Retención Documental presentado por
Contacto Gesinco.
Tendencias en las Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental (TRD) están evolucionando constantemente para adaptarse a los nuevos desafíos y oportunidades que presenta el entorno digital. A continuación, algunas de las tendencias más destacadas en 2024:
- Digitalización acelerada y gestión electrónica de documentos (GED):
- Mayor énfasis en los formatos digitales: Las Tablas de Retención Documental se están adaptando para incluir una amplia variedad de formatos digitales, como PDF, XML e imágenes.
- Integración con sistemas de Gestión Documental Electrónica (conocido como EDM o Electronic Document Management): Las Tablas de Retención Documental se vinculan cada vez más con sistemas de gestión electrónica de documentos para automatizar procesos y mejorar la trazabilidad.
- Cumplimiento normativo más estricto:
- Adaptación a nuevas regulaciones: Las Tablas de Retención Documental deben actualizarse constantemente para cumplir con las nuevas leyes y regulaciones en materia de protección de datos, privacidad y retención de documentos.
- Mayor transparencia y trazabilidad: Se exige una mayor transparencia en los procesos de gestión documental y un registro detallado de las acciones realizadas sobre los documentos.
- Enfoque en la preservación digital a largo plazo:
- Definición de estrategias de preservación: Las Tablas de Retención Documental deben incluir planes de preservación digital para garantizar la accesibilidad y la integridad de los documentos a largo plazo.
- Migración a formatos más estables: Se promueve la migración de los documentos a formatos más estables y duraderos.
- Gestión de metadatos enriquecidos:
- Mayor detalle en la descripción de los documentos: Se utilizan metadatos más detallados para facilitar la búsqueda, recuperación y clasificación de los documentos.
- Aprovechamiento de ontologías y vocabularios controlados: Se emplean ontologías y vocabularios controlados para garantizar la coherencia y la interoperabilidad de los metadatos.
- Integración con inteligencia artificial:
- Automatización de tareas: La IA se utiliza para automatizar tareas como la clasificación, la extracción de información y la detección de duplicados.
- Análisis predictivo: La IA permite realizar análisis predictivos para identificar patrones y tendencias en la creación y uso de los documentos.
- Consideración de la nube y el almacenamiento distribuido:
- Adaptación a entornos cloud: Las Tablas de Retención Documental deben considerar los desafíos y oportunidades que plantea el almacenamiento en la nube.
- Gestión de documentos distribuidos: Se deben establecer mecanismos para gestionar documentos almacenados en diferentes ubicaciones geográficas.
¿Que Hacer Una Vez los Documentos Caduquen?
Una vez los documentos finalicen el ciclo dentro de la Tabla de Retención Documental se deberán eliminar los mismos. Algunos ejemplos de códigos usados para la disposición final de los documentos son:
En un mundo cada vez más digital, las Tablas de Retención Documental deben adaptarse a las nuevas tecnologías, normativas y desafíos.
Al seguir las tendencias y mejores prácticas antes mencionadas las organizaciones pueden:
- Optimizar sus procesos de gestión documental: Ahorrando tiempo y recursos.
- Cumplir con las regulaciones aplicables: Evitando sanciones y riesgos legales.
- Preservar su patrimonio documental: Garantizando la accesibilidad y la integridad de los documentos a largo plazo.
Te invitamos a revisar y actualizar tu Tabla de Retención Documental para asegurarte de que está alineada con las últimas tendencias y cumple con los requisitos legales. Si necesitas ayuda o asesoramiento, no dudes en consultar a los expertos en gestión documental de Access.
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