Reconocimiento Óptico: ¿Porque Es Crucial Durante El Proceso De Digitalización?

Ayleen L. Arguinzoni, Especialista de Mercadeo

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología o software que transforma documentos físicos, como contratos o recibos, en archivos de texto digitales editables y con capacidad de búsqueda. Este formato es clave en el proceso de digitalización de cualquier empresa. La aplicación funciona en la mayoría de los escáneres.

A continuación, se muestra un desglose de cómo funciona el escaneo OCR:

  1. Adquisición de imágenes: el primer paso consiste en capturar el documento. Esto se puede hacer con un escáner, que convierte el documento físico en un archivo de imagen digital. Los escáneres modernos pueden alimentar automáticamente varias páginas para un escaneo continuo. Tomar una fotografía clara con una cámara en buenas condiciones de iluminación también puede funcionar para algunos programas de OCR.
  2. Pre-Procesamiento: el software limpia la imagen para mejorar la precisión del proceso de OCR. Esto puede implicar técnicas como eliminar el ruido del fondo, ajustar el brillo y el contraste o corregir cualquier distorsión en la imagen.
  3. Reconocimiento de texto: este es el núcleo del OCR donde el software identifica los caracteres dentro de la imagen. Hay dos enfoques principales utilizados para el reconocimiento:
  4. Coincidencia de patrones: el software OCR compara las formas de los caracteres en la imagen con una base de datos incorporada de caracteres y símbolos conocidos. Esto funciona bien para texto impreso con fuentes comunes, pero puede tener problemas con fuentes inusuales o imágenes mal escaneadas.
  5. Extracción de caracteres: los motores de OCR más sofisticados utilizan la extracción de caracteres, que analiza los caracteres de los componentes individuales de un carácter, como líneas, curvas y cruces. Este método es más eficaz para reconocer texto escrito a mano y documentos con diferentes estilos de fuente.
  6. Post-Procesamiento: después del reconocimiento de caracteres, el software refina el texto extraído comprobando errores e inconsistencias. Podría emplear revisión ortográfica o análisis contextual para garantizar la precisión del texto convertido.
  7. Extracción o Salida: Finalmente, el software OCR genera un archivo digital que contiene el texto reconocido. Puede ser un archivo de texto simple, un documento formateado (como PDF) o puede integrarse en otras aplicaciones para su posterior procesamiento.

A continuación, un resumen simplificado del proceso de OCR en un escáner:

  • Escanee el documento: Coloque el documento en el escáner y presione el botón de escaneo. El escáner captura la imagen del documento y la convierte en un archivo digital.
  • Abra el software de OCR: La mayoría de los escáneres vienen con software de OCR básico preinstalado. Abra el software y seleccione el archivo de imagen escaneado.
  • Seleccione el idioma y las opciones: Indique al software el idioma del texto en el documento y elija cualquier opción de salida o formato de archivo que desee.
  • Iniciar OCR: El software analizará la imagen y convertirá el texto reconocido en un formato editable.
  • Revise y guarde: Revise el texto convertido para detectar errores y realice las correcciones necesarias. Guarde el texto en el formato deseado.

Tenga en cuenta que la precisión del OCR puede variar dependiendo de la calidad del escaneo, la complejidad del formato del documento y la sofisticación del software de OCR. Algunos programas ofrecen funciones más robustas, como la capacidad de:

  • Reconocer texto en varios idiomas
  • Manejar diferentes formatos de documentos, incluidos documentos con varias columnas y tablas
  • Extraer texto de PDF sin formato
  • Crear archivos PDF con capacidad de búsqueda
  • Editar y formatear el texto reconocido

La elección del mejor software de OCR para usted dependerá de sus necesidades y presupuesto específicos.

Importancia Del OCR Durante la Digitalización

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) juega un papel crucial en el proceso de digitalización al convertir el texto dentro de los documentos escaneados en formato de texto editable. Esto hace que los documentos digitales sean más fáciles de buscar, compartir y editar.

A continuación, algunas razones por las que el OCR es crucial durante el proceso de digitalización:

  1. Mejora la búsqueda: El OCR permite que los documentos digitales se indexen y se busquen por palabras clave, lo que facilita encontrar la información que necesita rápidamente. Esto es especialmente útil para grandes conjuntos de documentos, como archivos legales o registros médicos.
  2. Facilita la compartición: Los documentos digitales con texto OCR se pueden compartir fácilmente por correo electrónico, en la nube o en otras plataformas de colaboración. Esto elimina la necesidad de enviar copias físicas de documentos o transcribir manualmente el texto.
  3. Permite la edición: El texto OCR se puede editar y formatear como cualquier otro documento de texto. Esto significa que puede corregir errores, agregar anotaciones o incluso traducir el texto a otro idioma.
  4. Ahorra espacio: Los documentos digitales ocupan mucho menos espacio de almacenamiento que los documentos físicos. Esto puede liberar espacio en su oficina o archivo y facilitar la realización de copias de seguridad de sus documentos.
  5. Mejora la accesibilidad: El texto OCR se puede convertir en formatos de audio o Braille, lo que lo hace accesible para personas con discapacidades visuales.

En general, el OCR es una herramienta esencial para la digitalización y/o manejo de documentos híbridos, ya que hace que los documentos digitales sean más útiles, eficientes y accesibles. Si está considerando digitalizar los archivos más importantes para su negocio, asegúrese de elegir una solución que incluya capacidades de OCR o un proveedor con vasta experiencia en este proceso.

Además de los beneficios mencionados anteriormente, el OCR también puede ayudar a:

  • Automatizar tareas: El OCR se puede utilizar para automatizar tareas como la extracción de datos de formularios o facturas, o la clasificación de documentos.
  • Mejorar el cumplimiento: El OCR se puede utilizar para garantizar que los documentos digitales cumplan con los requisitos de cumplimiento normativo.
  • Reducir costos: El OCR puede ayudar a reducir los costos de almacenamiento, envío y procesamiento de documentos.

En Access trabajamos el proceso de transformación digital de forma personalizada, eficiente y con personal experimentado en los procesos digitales con el uso de sofisticados escáneres para mantener la calidad y privacidad del contenido. También contamos con la capacidad de conectar los documentos con aplicaciones que se complementan con otros sistemas y automatizan operaciones como lo son la retención de documentos, búsqueda y correlación de documentos, acceso y permiso de usuarios para uso interno o para compartir con otras agencias de manera segura, entre otros.


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