Los documentos híbridos son aquellos que poseen registros tanto de archivos en papel como archivos en formato electrónico. Hacer una buena administración de archivos es fundamental para que el control sobre las informaciones se pueda mantener. En un ambiente híbrido puede ser un poco más difícil encontrar una solución de administración perfecta para ambos registros, por tener que lidiar con diferentes tipos de documentos.
Mientras el almacenamiento en nube es cada vez más popular a causa de la reducción de los costos internos, muchas empresas y organizaciones opinan que los ambientes híbridos son más seguros y más flexibles. Como el almacenamiento de los registros electrónicos de documentos está siendo implementada de a poco en los negocios, para realizar una buena administración de documentos híbridos es preciso aplicar mejores prácticas de administración.
Otra cosa que es importante resaltar es que en los documentos híbridos todo lo que usted haga en el documento principal se aplica a todas sus partes. Al mover un documento híbrido hacia otra carpeta, sus partes se mueven junto a él y todos los archivos de miembros pueden ser editados al mismo tiempo. Todos los archivos que componen un documento híbrido comparten las mismas propiedades (incluyendo el número de la revisión), flujo de trabajo y ciclo de vida.
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En general, la administración archivística documental debe gestionar todo el ciclo de vida de los documentos. En la lista a continuación vamos a citar algunas prácticas recomendadas para administrar mejor el ambiente híbrido.
- Reconozca la realidad multiformato – Independiente del formato que el archivo presenta – registro en papel o electrónico – en el ambiente híbrido, todos los archivos pueden existir en diversos formatos. Admitir esta realidad es el primer paso para administrar correctamente documentos híbridos.
- Establezca un control universal de clasificación – Tener un control de clasificación universal de los registros por todo el ciclo de vida del documento, independiente del formato, ayuda a evitar que haya sistemas diferentes para tratar archivos en papel y electrónicos. Busque aplicar controles que incluyan un cronograma de retención, almacenamiento centralizado y estructuras de indexación.
- Mantenga un registro oficial – En un ambiente híbrido el mismo documento puede circular en varios formatos y tener diversas copias. En este escenario es fundamental que usted tenga un programa de administración de documentos que establezca qué documento y en qué formato cuenta como registro oficial.
- Reduzca el volumen general de documentos – En un ambiente híbrido saber qué documento constituye el registro oficial facilita mucho la reducción del volumen general de los documentos. Es esencial tomar medidas regulares para acabar con copias de seguridad y otros documentos innecesarios.
- Escoja la mejor opción para su empresa – En algunos lugares está permitido por ley que los documentos digitalizados tomen el lugar del registro en papel. Las organizaciones pueden aprovecharlo para reducir el volumen de archivos físicos custodiados digitalizando sus documentos. Sin embargo, es preciso estar atento para cumplir los criterios establecidos en estos casos. Escoja la mejor opción para su empresa garantizando un control y almacenamiento seguros.
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