Si bien no hay una cifra exacta de la cantidad de documentos digitales que se generan en Latinoamérica, la tendencia hacia la digitalización continúa creciendo.

Cada vez más empresas están adoptando soluciones de almacenamiento en la nube para gestionar sus documentos de forma digital. Algunas soluciones que se están ofreciendo de manera digital son:

• Facturas electrónicas: La implementación de la facturación electrónica en varios países está reduciendo significativamente el uso de papel.
• Firma electrónica: La firma electrónica está ganando terreno como alternativa segura y eficiente a la firma en papel.

El encierro durante la pandemia aceleró la necesidad de que los gobiernos ofrezcan sus servicios a la ciudadanía de forma online. En un reciente estudio, Índice de Desarrollo del Gobierno Electrónico, de la ONU se encontró que Uruguay obtuvo la puntuación más alta al mejor desempeño posible en el desarrollo del gobierno electrónico dentro de la región de Latinoamérica.

Países como Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Perú, República Dominicana, Uruguay y Trinidad y Tobago lideran la adopción de IA y datos digitales. Sabemos que muchas agencias manejan sus documentos de forma hibrida con el uso de formas en papel y datos digitales.

Para manejar los documentos tanto de papel como digitales de manera remota se requieren una serie de herramientas para transformar y compartir la data entre usuarios de manera segura ya sea con los empleados, clientes, o socios de una agencia o una corporación.

Herramientas Para el Manejo de Documentos Híbridos

• Software de gestión documental (DMS): Centraliza el almacenamiento, la organización, la recuperación y la colaboración en documentos. Algunos ejemplos son: eFileCabinet, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Box, entre otros.
• Soluciones de firma electrónica: Permite firmar documentos legalmente vinculantes de forma digital. Los más populares son: DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, eSignLive.
• Herramientas de escaneo e indexación: Digitaliza documentos en papel y los integra al sistema DMS. Algunos de los equipos usados para escanean y transformar gran cantidad de documentos son: Brother ADS-2200, Epson Perfection V600 Photo, Fujitsu ScanSnap iX500, Kodak ScanMate i1120.
• Plataformas de almacenamiento en la nube: Almacena documentos de forma segura y accesible desde cualquier lugar. Para almacenar una gran escala de datos en la nube de forma segura los servicios disponibles a nivel mundial son: Google Cloud, Microsoft Azure y Amazon AWS.

Antes de elegir una solución para el almacenamiento de documentos híbridos, analice las necesidades específicas de la empresa, como la cantidad de documentos que necesita almacenar, las funciones que necesita y el presupuesto.

Recomendaciones Para Manejar Documentos Digitales a Gran Escala

Elija un Software de Gestión Documental (DMS) que le brinde la seguridad y accesibilidad en todo momento. A continuación, algunos pasos necesarios para el buen manejo de un gran volumen de documentos digitales:

• Organización: Organiza las carpetas, metadatos y etiquetas.
• Control de acceso: Elije los usuarios que podrán acceder a los documentos y qué acciones pueden realizar.
• Automatización: Automatiza tareas repetitivas, como la aprobación de documentos o la creación de informes.
• Integración: Integra el DMS con otras aplicaciones empresariales, como CRM o ERP.

Asegúrese de elegir una solución que le ofrezca medidas de seguridad robustas para proteger sus datos. En adición, realize copias de seguridad regulares de los documentos, independientemente de la solución de almacenamiento que elija.

Software de Gestión Documental (DMS) Laserfiche

Nuestra solución Laserfiche es un software de gestión documental (DMS) disponible en Latinoamérica.  El mismo es un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial o un Sistema de Gestión Documental que le ayudara con la transformación y manejo de los documentos. Nuestra herramienta Laserfiche le puede ayudar a:

• Digitalizar documentos en papel para transformarlos en archivos electrónicos.
• Almacenar de forma segura y organizada todos los documentos digitales (correos electrónicos, facturas, presentaciones, etc.) en un solo lugar.
• Organizar los documentos mediante carpetas, metadatos y etiquetas para encontrarlos fácilmente.
• Controlar el acceso a los documentos, definiendo quién puede verlos, editarlos o eliminarlos.
• Automatizar tareas repetitivas relacionadas con los documentos, como la aprobación de facturas o la generación de informes.
• Colaborar con otros usuarios en tiempo real en los documentos.

Laserfiche se considera una solución robusta y escalable, adecuada para empresas de todos los tamaños. También se destaca por su facilidad de uso y su amplia gama de funciones integradas.

Algunos beneficios de Laserfiche son:

• Lider en su categoria: Reconocido como líder en el mercado de ECM por varias firmas de analistas.
• Funciones clave: Captura de documentos, organización automatizada, flujos de trabajo, seguridad y cumplimiento.
• Altamente personalizable: Se adapta a las necesidades específicas de cada negocio.
• Implementación flexible: Puede implementarse en la nube, en las instalaciones o en un modelo híbrido.

Si esta buscando una solución para gestionar y organizar digitalmente una gran cantidad de documentos, Laserfiche es una opción a tener en cuenta.  Comuníquese con uno de nuestros representantes para más información ahora mismo.

Cómo Access Le Puede Ayudar

Si estás pensando en digitalizar sus documentos, comuníquese con uno de nuestros representantes de Access Corp y le ayudaremos a hacerlo de forma rápida, eficiente y segura. Solicite una evaluación hoy mismo y descubra cómo Access Corp le puede ayudar a optimizar la gestión documental de su empresa. ¡Access podría ser la solución! Comuníquese con uno de nuestros representantes para acordar una cita.

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