Parafraseando al filósofo danés Soren Kierkegaard: el trabajo, al igual que la vida, solo puede entenderse hacia atrás, pero debe vivirse hacia adelante.
A medida que cambiamos el calendario a otro año, el crecimiento en todas las cosas depende de que recordemos las lecciones aprendidas del año anterior y las tendencias que pueden llevarnos durante el próximo año.
El mes pasado, organizamos una mesa redonda con los miembros del equipo de Access Matt Bennett, Samantha Teschner y T’Don Marquis mientras discutían sus observaciones dentro de la industria y qué fuerzas están afectando la profesión de gestión de la información e impactando directamente su trabajo con los clientes de Access.
Retrospectiva de la Industria de Gestión de Información de Registros (RIM) durante el 2022
Comprender el entorno híbrido
Sam notó que muchos de sus clientes continúan lidiando con la nueva realidad de un entorno de trabajo híbrido. El 2020 fue una lucha para resolver las cosas y mantener la continuidad del negocio. El 2021 fue solidificando procesos y políticas a medida que la situación salía del estado de emergencia.
En cuanto al año pasado, esos planes se solidificaron más a medida que buscan “mantenerse al día con esas políticas de retención y asegurarse de que se sigan”, observó. “Con una fuerza laboral más dispersa, necesita sistemas que permitan a las personas cumplir fácilmente y sin pensar”.
El enfoque en la privacidad sigue creciendo
Dada la implementación y el cumplimiento actual de GDPR y CCPA, en los últimos años las organizaciones han analizado detenidamente cómo administran la información de identificación personal y otros datos protegidos. El seguimiento de esa información a través de todas las formas de almacenamiento, digital o de otro tipo, se convirtió en una prioridad principal en todo el mundo.
Ya no es la preocupación por los requisitos mínimos de retención, sino que los requisitos máximos también se convirtieron en un factor. Según T’Don, “Cada vez más organizaciones preguntan ‘¿dónde están esos registros? ¿En qué sistemas están? ¿Son estos sistemas capaces de destruir esos registros si llegan a su fecha de disposición?’”.
La retención excesiva sigue siendo un problema
Sam observó que, a pesar de la transición de un entorno con mucho papel a un entorno digital, hay muchas organizaciones que aún conservan la copia física del registro.
Esto conduce a situaciones confusas en las que estas organizaciones no tienen claro cuál es el registro y cuál se puede destruir. Si surge un procedimiento legal, ¿saben cuándo y dónde deben producir ese registro? “Si no sirve para un propósito comercial y puedes destruirlo, ¿por qué mantenerlo?”. dijo Matt, y continuó agregando, “si solo se encuentra en una instalación o en un almacenamiento externo, se convierte en una responsabilidad y aumenta el riesgo innecesariamente”.
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Tendencias y Prioridades en el 2023
“A veces, todo es una prioridad”, observó Sam Teschner, “pero tienes que concentrarte para hacer las cosas”.
Estas son algunas de las cosas de las que habló el equipo con respecto a los temas que esperan que sean los más importantes a medida que continuamos a lo largo de este año.
Las políticas y la digitalización tendrán prioridad
El enfoque se ha desplazado de solo la retención a una imagen más completa del gobierno de la información. Eso significa contar con las políticas adecuadas que puedan administrar tanto los registros físicos heredados como los digitales recién creados. Esto ya no es solo una tendencia para las grandes empresas.
El panel estuvo de acuerdo en que cada vez hay más pequeñas y medianas empresas que aprovechan los proyectos de digitalización. “Las organizaciones regionales, los concesionarios y similares ven mucho valor en la liberación de espacio en los pisos y, a veces, incluso en la descarga de ese espacio”, dijo Matt, y agregó que “esa tendencia continuará, ya sea escaneando documentos de recursos humanos en su HCM o un concesionario de automóviles que está digitalizando todos sus contratos antiguos”.
El almacenamiento pasará a un segundo plano
Si en 2022 los registros físicos pasaron a un segundo plano frente a las iniciativas de digitalización, solo se acelerará en 2023. “El futuro del gobierno de la información ya se dirige hacia la gestión de políticas y cómo aplicamos códigos de retención a cosas que ya están en línea”, dijo. Matt “No necesariamente se trata de versiones físicas de los documentos”.
Eso no significa que no habrá copias físicas en los próximos años, pero es poco probable que sean una prioridad. Las organizaciones continuarán intentando automatizar el proceso de deshacerse de los procesos que requieren mucho papel, simplificar los procesos físicos a digitales y, de lo contrario, eliminar los documentos físicos después de su fecha de retención.
Planifica lo que tienes (no lo que deseas)
Las reglamentaciones, las citaciones y otros requisitos pueden ser extremadamente confusos y vagos en ocasiones. En algunos casos, pueden estar en idiomas nativos que no le son familiares, lo que puede causar más preocupación y confusión sobre cómo se aplican esas regulaciones a los registros, la duración de la retención de registros y más.
Hay entre 12 y 15 tipos de requisitos de mantenimiento de registros y, a veces, puede parecer que “a nivel nacional y mundial [hay] tantos requisitos en los que no puede concentrarse”, dijo T’Don. Esto puede pasar de ser simplemente abrumador a frustración, lo que puede llevar a sentir que no hay opciones. La solución, continuó T’Don, fue abordar lo que pueda, cuando pueda y con los recursos que tenga disponibles.
Conclusión
Si bien puede parecer mucho por lograr en el próximo año, es importante establecer objetivos claros a medida que intenta hacer las cosas. Es posible que una iniciativa de gestión de registros e información no se complete el próximo año. Es importante continuar estableciendo hitos y, a medida que continúa abordando el proyecto más grande, pieza por pieza, aprecie que está progresando.
Para ver la mesa redonda completa, consulte la presentación de Resumen Anual y Predicciones Para El 2023.
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