La administración de documentos de una manera efectiva involucra mucho más que la organización de archivos físicos y la digitalización de los documentos para un ambiente digital – donde las empresas pueden tener acceso a informaciones cuándo y dónde lo necesiten.
Hacer una buena administración documental también incluye el cumplimiento de una serie de reglas estipuladas por ley referentes a la custodia de documentos, sean estos fiscales, laborales, contables, médicos, contratos de seguros, entre otros.
Cada sector obedece a una legislación archivística específica referente a cuánto tiempo un documento debe permanecer en posesión de dicha empresa, en caso de que exista la necesidad de consulta por parte de un ente regulador. Los documentos perdidos o incompletos pueden ocasionarles pérdidas financieras a las instituciones, ya que existen plazos que se deben cumplir antes del descarte de estos archivos. Además de esto, los costos adicionales pueden verse ocasionados por la falta de comprobantes de tributos o impuestos.
En Costa Rica, por ejemplo, los documentos de RRHH deben ser archivados y mantenidos por la empresa al menos por 20 años. Ya en Panamá, los documentos laborales pueden ser custodiados de 3 a 5 años, dependiendo del registro.
Un servicio externo de administración documental le reduce los riesgos de no conformidad a su empresa, ya que respeta la legislación de cada sector tanto a la hora de la custodia, como en el descarte. Además, comparte estas informaciones para que el cliente decida el mejor momento.
Access es la segunda empresa más grande del mundo en el segmento de administración de documentos e informaciones. Por medio del servicio de custodia y administración documental, Access permite que usted ahorre espacios valiosos, proteja sus informaciones y mejore la eficiencia en el acceso a los registros cuando más los necesita. Vea cómo Access puede ayudarlo a cumplir la legislación de administración documental.
Custodia y administración de documentos físicos
Almacene, administre y destruya sus documentos con seguridad. Access dispone de un centro de almacenamiento externo extremamente seguro, para que usted ahorre espacio en su empresa, el cual puede ser destinado para otros fines. Las instalaciones ofrecen una tecnología avanzada para detectar incendios y garantizar que sus archivos estén siempre protegidos.
Algunos de los beneficios de hacer su administración documental con Access:
- Organización física adecuada;
- Sistema de identificación visual;
- Estandarización de los métodos de archivado;
- Comodidad y agilidad en las consultas de los documentos;
- Eliminación de las dificultades para administrar y mantener los archivos;
- Administración de los registros vitales;
- Mejoría de la integridad del acervo de documentos;
- Estandarizar, perfeccionar y normatizar los procesos organizacionales.
Digitalización de documentos y sistema de búsqueda organizado con acceso fácil y rápido
La digitalización de todo el acervo de documentos de su empresa es extremadamente importante para facilitar el proceso de búsqueda de archivos importantes. Con profesionales altamente capacitados, Access está preparada para transformar informaciones en papel, microfilm y microficha en archivos digitales. El almacenamiento digital posibilita que un enorme volumen de documentos esté accesible de cualquier lugar a través de una computadora.
El proceso de digitalización es muy simple:
Preparación del documento;
Digitalización;
Indexación (proceso que hace la búsqueda del documento rápida y precisa);
Control de calidad (las imágenes son revisadas de acuerdo con las especificaciones del proyecto).
Descubra como Access puede ayudar a su empresa a mejorar los procesos de administración documental.
