La administración de documentos reduce costos operacionales, así como la consecuente digitalización, a partir del momento en que se implanta, cuando todo el proceso contable deja de ser manual – lo que consume mucho tiempo – y la empresa empieza a aprovechar mejor sus recursos.
El cálculo de los costos operacionales, tanto fijos cuanto variables, es considerado esencial para la planificación estratégica y la sustentabilidad del negocio y, cuando no son debidamente presupuestados, pueden comprometer la salud financiera de la empresa.
Estos costos pueden representar un alto gasto mensual o puede ser un pequeño dispendio mensual, pero que, al ser sumado todos los meses y agregado a los otros gastos, se vuelve un bulto grande. Al final del año, por ejemplo, si la empresa computa todo el gasto efectuado en papel, seguramente dicha cuenta no será agradable. La digitalización reduce este costo, liberando fondos para otras iniciativas. Y tener recursos extras permite que la empresa invierta en nuevas acciones y mejore programas existentes, en vez de concentrar sus esfuerzos en la administración manual de documentos.
Además de esto, libera a los equipos para que el foco de sus tareas esté en el negocio, desarrollando nuevos productos, servicios e innovaciones capaces de comprometer a los clientes.
Vea cómo la correcta administración de documentos reduce costos operacionales en el cotidiano de la empresa:
Analizar flujo de caja
Reducir costos operacionales es simplemente cortar gastos fijos o variables. Es preciso analizar de forma criteriosa el flujo de caja – ingresos y gastos – y dónde realmente se encuentran las principales fuentes de salida. Pero un análisis puntual no es suficiente ya que la calidad de los productos o servicios, de la atención al cliente, entre otros, tienen que mantenerse; o mejor, siempre tienen que perfeccionarse, lo que puede requerir nuevas inversiones. El diagnóstico correcto solo es posible con un acceso fácil y rápido a las informaciones contenidas en los documentos contables.
Mapear procesos
Otra forma en que la correcta administración de documentos reduce costos operacionales es ofreciendo la posibilidad de mapear procesos, identificando cuellos de botella de producción, servicios repetidos, además, claro, de oportunidades de mejoría. En grandes empresas, principalmente, no es raro que un departamento decida usar un determinado programa para controlar los gastos internos, por ejemplo, sin que la propia área de Tecnología de la Información (TI) sepa de dicha compra. El problema es que tal vez otros departamentos también tengan una herramienta digital para el control interno de costos, esta sí, entregada por el área de TI. De este modo, la empresa está pagando dos veces por el mismo tipo de servicio. Con la Administración Electrónica de Documentos (AED), las auditorías consiguen identificar esta duplicidad y reducir costos.
Controlar el pago de tributos, impuestos y tasas exige mucha organización y también en esta área la administración de documentos reduce costos operacionales, organizando el calendario de pagos.
Evitar desperdicio
Otro costo que al final del año puede traer sorpresas muy desagradables es el gasto en materiales de oficina, de limpieza, telefonía, etc. Sin una visión 360º. y un control eficaz de todos estos gastos, no es posible evitar desperdicios. Por eso, es importante tanto tener consciencia de que la administración de documentos reduce costos operacionales como aprovechar todas las herramientas ofrecidas por estas soluciones.
Todos estos beneficios, entre otros, se pueden obtener con una correcta administración de documentos digitales, reduciendo el volumen de registros en papel y facilitando el acceso a las informaciones.
