Aumente la Eficiencia Convirtiendo Archivos Físicos en Documentos Digitales
Algunos documentos físicos deben almacenarse durante varios años para mantener el cumplimiento de las reglamentaciones estatales y federales. Sin embargo, la mayoría de los documentos comerciales activos y los registros heredados se pueden escanear o convertir de papel a digital. Con nuestros servicios de escaneo empresarial y nuestro sistema de administración de documentos, puede acceder instantáneamente a la información que necesita.
Sabemos lo importante que es mantener sus documentos y archivos seguros. Es por eso que ofrecemos lo mejor en servicios de imágenes, digitalización y almacenamiento de documentos. Nuestro equipo de expertos escaneará todos sus documentos a un formato digital para que sean fácilmente accesibles cuando más los necesite. ¡Incluso puede usar nuestro portal en línea para acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar y en cualquier momento!
Adoptar este enfoque para convertir archivos en papel en archivos electrónicos puede ayudar a su empresa a seguir siendo competitiva y satisfacer mejor las necesidades de sus clientes en la economía cada vez más “inmediata”.
Servicios de Imagen y Escaneo de Documentos Empresariales
Nuestros servicios seguros de escaneo de documentos pueden manejar proyectos de conversión digital de todos los tamaños. Podemos ayudar con los servicios de escaneo para los siguientes tipos de documentos y trabajos:
Documentos de Cuentas por Pagar
Factures de Embarque
Documentos de Recursos Humanos y Registros de Empleados
Libros de Contabilidad del Gobierno y Certificados de Nacimiento y Defunción
Planos y Otros Documentos de Gran Formato
Servicios de Escaneo Masivo
Escaneo de Fotos, Arte, Diapositivas, Películas y Negativos
Access puede ayudarlo a establecer procesos eficientes para las necesidades continuas de escaneo e imágenes. Evaluamos su acumulación de archivos y registros semiactivos para convertirlos a formatos de archivos electrónicos. Luego, estos pueden almacenarse fuera del sitio o triturarse para liberar bienes inmuebles valiosos y mejorar el entorno de la oficina.
Servicios de Imágenes de Archivos Antiguos
Convierta sus documentos en papel inactivos o archivados, registros en microfilm o microfichas y archivos multimedia en un formato electrónico uniforme.
Servicios de Escaneo de Documentos del Primer Día en Adelante
Convierta documentos recién creados a formato electrónico e intégrelos con sus registros y flujos de trabajo digitales existentes.
“Access nos ha ayudado a inventariar más de 1.4 millones de registros en 40 ubicaciones diferentes”.
Cómo Los Servicios de Digitalización de Documentos e Imágenes Pueden Ayudarle
Obtenga más valor de los documentos de su empresa con soluciones de imágenes de documentos personalizadas.
Consolide la información entre ubicaciones geográficas y departamentos
Reduzca las redundancias y mejore los procesos de búsqueda/recuperación de documentos
Habilite el uso compartido seguro de archivos donde y cuando sea necesario a través de una cuenta en línea
Cumpla con las obligaciones normativas complejas a través de la clasificación, la recuperación digital y la supervisión del cumplimiento
Reduzca el riesgo mediante el cumplimiento de los cronogramas de retención
Libere bienes inmuebles valiosos para un uso más estratégico
Conserve los documentos que puedan estar deteriorándose
Soluciones de Escaneo de Documentos Que Se Adaptan a Las Necesidades De Sus Aplicaciones Comerciales
En Access, guiamos a miles de clientes hacia una oficina más digital a través de proyectos personalizados de escaneo y digitalización de documentos en papel.
¿Tiene un proyecto de escaneo de documentos a gran escala como parte de una iniciativa de transformación digital más amplia? ¿O necesita servicios de escaneo recurrentes y recuperación digital como parte de sus procesos comerciales?
Acceda Fácilmente a Sus Imágenes Digitales y Archivos Electrónicos en Cualquier Momento.
Garantizamos una interrupción mínima para su negocio, lo que permite que su equipo acceda a los documentos durante todo el proceso de transformación digital.
La integración de procesos de escaneado diario y soluciones de software de gestión de documentos puede automatizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. Las plataformas de gestión de contenido empresarial (ECM) o las plataformas de gestión de documentos específicas de recursos humanos como CartaHR pueden optimizar su transformación digital.
Uso Compartido y Acceso Seguro de Archivos
Si bien los documentos se pueden recuperar en formato físico, compartirlos mediante copia, fax, correo o correo electrónico puede ser ineficiente e inseguro. Recuperar y compartir documentos escaneados digitalmente puede agilizar los procesos, reducir sus costos y mejorar la seguridad de la información.
Encuentre un Centro de Escaneo de Documentos Cerca de Usted
Contamos con más de 130 instalaciones de escaneo de documentos convenientemente ubicadas en los Estados Unidos, Canadá, América Latina y el Caribe. Si no ve un centro de escaneo cerca de usted, pregunte.
Contamos con más de 130 instalaciones de escaneo de documentos convenientemente ubicadas en los Estados Unidos, Canadá, América Latina y el Caribe. Si no ve un centro de escaneo cerca de usted, pregunte. En la mayoría de los casos, tenemos una ubicación cercana que puede atender su área.
Encuentre una Ubicación de Escaneo de Documentos Cerca de Usted
Indexación y Clasificación de Documentos
Los servicios de escaneo de documentos y captura de datos de Access garantizarán una clasificación e indexación uniformes, sin sacrificar la recuperación ni la seguridad del usuario. Al integrarse con nuestras soluciones de administración de documentos, las organizaciones crean repositorios centrales intuitivos que hacen que sea rápido y fácil encontrar información cuando se necesita.
Nuestras soluciones de software también pueden clasificar y archivar sus documentos digitalizados y escaneados con precisión, sin intervención humana. Además, el contenido cargado en nuestras plataformas, el contenido perceptivo de Hyland o su ECM se almacena en centros de datos seguros y redundantes para garantizar la continuidad del negocio en caso de desastre.
Recursos de Digitalización y Escaneo de Documentos
Conservación de Registros Históricos y Archivos Multimedia
Los registros históricamente significativos y los archivos multimedia son susceptibles al deterioro por el uso y las condiciones naturales, como el calor y la humedad.
Escanear y almacenar documentos electrónicamente los preserva para una mayor longevidad. Recomendamos servicios personalizados de escaneado e imagen, así como la conservación segura de los originales. Access ofrece bóvedas de almacenamiento para archivos de multimedia originales. Nuestras instalaciones de almacenamiento seguras y climatizadas superan los estándares de clasificación contra incendios y están equipadas con sistemas secos de supresión de incendios.
A través del escaneo y la creación de imágenes, estos registros heredados más antiguos se pueden compartir electrónicamente, lo que reduce la cantidad de manejo físico requerido. El contenido puede volverse más legible a través del escaneo. Además, se puede reducir la amenaza de desastres naturales y la destrucción de registros, ya que los documentos escaneados y con imágenes se convierten en una copia de seguridad segura del original.
Respuestas a Sus Preguntas Sobre Digitalización y Escaneo de Imágenes de Documentos
¿Por qué mi organización debería escanear documentos?
En la mayoría de los casos, la documentación debe guardarse para cumplir con las regulaciones estatales y federales. El escaneo mejora la accesibilidad, ahorra espacio y protege sus documentos de daños accidentales.
¿Cuánto cuesta escanear documentos?
No hay un precio fijo, depende del tamaño del pedido. Nos aseguraremos de que obtenga los servicios que necesita al precio correcto. Póngase en contacto con nosotros para una cotización.
¿Qué tipo de documentos escanean y almacenan las empresas?
Documentos contables, documentos de recursos humanos y registros de empleados, conocimientos de embarque, planos, libros de contabilidad gubernamentales, certificados de nacimiento y defunción, en fin documentos de todos los tipos y tamaños pueden escanearse y almacenarse manteniendo el cumplimiento de las reglamentaciones necesarias.
¿Puedo escanear materiales que no sean documentos en papel?
Nos esforzamos por proporcionar soluciones de escaneo de servicio completo. Nuestro servicio de escaneo incluye fotos, arte, diapositivas, películas y escaneo de negativos.
¿Ayuda el escaneado en caso de emergencia?
Si, absolutamente el escaneo de documentos ayuda en caso de emergencia. Los incendios, las inundaciones e incluso los derrames simples pueden borrar su trabajo y convertir la recuperación de registros en una pesadilla. Con el escaneo, hace más que ahorrar espacio. Obtienes tranquilidad.
¿Cuánto necesito para preparar mis documentos?
¡La preparación de documentos previo al escaneo es muy poca! Nos encargaremos de grapas, clips, notas superfluas y más. También nos aseguraremos de que los documentos rotos o dañados se escaneen con el mismo nivel de cuidado.
¿Ofrecen escaneo de documentos en el sitio o remoto?
Podemos ir a su oficina… incluso cuando su oficina está trabajando de forma remota. Vea nuestras soluciones de escaneo en demanda para descubrir cómo puede llegar el escaneo a usted.
¿Se puede integrar con mis soluciones de gestión de documentos existentes?
Seguro que podemos integrarnos a sus soluciones de gestión documental. Todos los documentos se entregan a través de un protocolo seguro que se integra con su sistema.
¿Cómo se almacenan los archivos una vez escaneados?
Eso depende de dónde desee que se almacenen: ofrecemos múltiples soluciones de administración de documentos diseñadas para adaptarse a diferentes casos.
¿Cómo puedo administrar mis documentos y registros escaneados?
Nuestro sistema permite más que acceso: puede compartir documentos de forma segura en todo el mundo, reduciendo costos y mejorando la privacidad de los datos. Con las funciones de búsqueda avanzada, de repente tu vida se ha vuelto mucho más fácil.
¿Solo escaneo para despejar espacio? ¿Puedo recuperar mis documentos?
Por supuesto. Podemos enviarle los documentos directamente. En este caso, usted mantiene sus registros físicos, pero puede aprovechar los servicios de búsqueda y acceso que permiten nuestros sistemas. También podemos almacenar sus documentos de forma segura, dándole acceso a los registros físicos pero sin necesidad de espacio de almacenamiento en el sitio.
¿Cuál es la calidad de las imágenes escaneadas?
La calidad de los documentos escaneados es tan buena como la del documento original que escaneamos y, en muchos casos, incluso mejor. El escaneo de alta tecnología puede mejorar la legibilidad en muchos documentos antiguos.
¿Qué sucede con los documentos originales después de escanearlos?
Estos se pueden almacenar fuera del sitio en ubicaciones seguras utilizando nuestras instalaciones de almacenamiento seguras o bóvedas protegidas. Nuestras bóvedas a prueba de incendios, a prueba de inundaciones y a salvo de cualquier delito, mantienen sus documentos seguros mientras los necesite.
Vea Cómo los Servicios de Digitalización de Documentos de Access Pueden Optimizar Sus Procesos Comerciales.
Más de 30 000 empresas confían en Access para la administración de registros y los servicios de escaneo de documentos. Nuestro equipo de proyectos puede crear un plan de implementación digital personalizado que lo ayudará a alcanzar sus objetivos.