El Mundo Digital ha Llevado a una Explosión de Información

Las preguntas sobre privacidad van en aumento con el enfoque en big data, análisis y e-discovery. ¿Qué registros se deben mantener? ¿Por cuánto tiempo? ¿Y donde?

Los administradores de registros enfrentan políticas de seguridad de la información cada vez más complejas tanto para documentos digitales como para registros en papel. Esto se aplica a la información de toda su organización almacenada en el sitio, fuera del sitio o en la nube.

Lograr el cumplimiento normativo comienza con la comprensión de las responsabilidades y el gobierno de la información de su empresa. Si no ha establecido pautas claras de retención de registros, corre el riesgo de no cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.

¿Por qué es importante el gobierno de la información?

  • Descubre qué documentos tienes, su ubicación y cuánto tiempo conservarlos
  • Aumente la eficiencia operativa a través de la automatización de procesos
  • Hacer cumplir políticas consistentes de clasificación, retención y eliminación de registros, y otras mejores prácticas de gobierno de la información
  • Cumplir con la normativa y mitigar litigios, mejorando los procesos de gestión de riesgos

¿Qué es el Gobierno de la Información?

El Gobierno de la información (IG) es todo lo que tiene que ver con la captura, formación, uso, almacenamiento y eliminación de información. Abarca registros en papel, documentos electrónicos, datos y cualquier otro tipo de contenido. Además de la retención de registros y la gestión de la información (RIM), el gobierno de la información (IG) se basa en la experiencia legal, de riesgos y de TI para proteger, usar e impulsar el valor en toda la organización y establecer el cumplimiento normativo.

“La Gobernanza de la Información son todas las reglas, regulaciones, leyes, estándares y políticas que las organizaciones deben cumplir cuando crean, comparten y usan información”.

– Chris Walker, Vicepresidente de AIIM Canadá

Sistema de Gestión Documental

Con las herramientas de gestión documental líderes en la industria de Laserfiche, usted puede reunir todos sus documentos en un solo lugar, de manera rápida, fácil y segura.

Ahorre papel y espacio de almacenamiento

  • Elimine el costo de gabinetes de almacenamiento al digitalizar todos los documentos en papel
  • Convierta las áreas que utilizaba para el almacenamiento de archivos en espacios para el personal

Encuentre contenido con rapidez

  • Encuentre exactamente lo que busca con una funcionalidad extensiva de búsqueda
  • Busque sus documentos por palabras clave, identificando la información por el nombre de usuario y con muchos otros tipos de búsquedas personalizadas

Colaboración entre equipos

  • Centralice los archivos digitales provenientes de múltiples ubicaciones remotas y fuentes de información en un repositorio unificado
  • Disminuya la duplicación de trabajo con un documento centralizado

Organice el contenido intuitivamente

  • Despliegue información sobre el contenido del documento en campos editables
  • Vincule documentos relacionados, como correos electrónicos y sus adjuntos con la funcionalidad de enlaces a documentos

Puente Entre Software de Programación de Retención y Software de Gestión de Registros

Simplifique las actualizaciones del cronograma de retención, las citas y más con Virgo. Con más de 170 000 requisitos rastreados en 200 jurisdicciones en todo el mundo, nuestro equipo de investigación legal garantiza políticas de retención actualizadas.

Virgo provee:

  • Base de datos de investigación: haga un seguimiento de más de 170 000 requisitos en cientos de jurisdicciones en más de 120 países y contando
  • Gestión de la retención: cree programaciones de retención globales, de entidades o departamentos y adjunte citas a las series de registros para respaldarlas.
  • Búsqueda e informes: busque programaciones y citas en una variedad de puntos de metadatos. Imprima informes y exporte datos en PDF, Word, Excel y CSV
  • Portal de empleados: personalice las vistas para cada grupo de empleados y admita una experiencia de búsqueda familiar
  • Acceso a la nube: disponible a través de los principales navegadores web como plataforma SaaS
  • Seguridad poderosa: administre el acceso con fuertes controles de usuario y un seguimiento de auditoría completo

FileBRIDGE Records, una solución de gestión de registros basada en la nube, permite a las organizaciones acceder, proteger y controlar de manera defendible tanto los documentos físicos como los digitales.

Con FileBRIDGE Records, los administradores de registros obtienen acceso a:

  • Gestión de documentos físicos y digitales
  • Seguridad integral de archivos
  • Informes y métricas en tiempo real
  • Gestión de proyectos y cronogramas
  • Gestión de la destrucción
  • Retención inteligente y gobierno de datos
  • Gestión de inventario en el sitio y fuera del sitio
  • Capacidades mejoradas de búsqueda de inventario y pedidos
  • Amplia gama de opciones de informes al alcance de su mano
  • Cumplimiento de la cadena de custodia y la gobernanza
  • Capacidad en cualquier dispositivo

“Necesitábamos un socio que supiera y entendiera nuestro compromiso con la comunidad y que estuviera dispuesto a trabajar con nosotros financieramente. Access se convirtió rápidamente en nuestro único lugar para todas nuestras necesidades de administración de información”.

Seth Katz
Director Asociado del Departamento de Información, Truman Medical Centers
Matt Hillery, President - Digital Solutions

Vea cómo Access puede ayudarlo a crear e implementar un programa de gobierno de la información que se adapte a sus necesidades.