Nous sommes là pour vous aider!

L’information sur cette page vous aidera à répondre aux questions que vous vous posez au sujet de notre processus de facturation. Vous trouverez ci-dessous différentes ressources qui répondront à vos questions, que ce soit sur nos principaux services ou des questions générales fréquentes. Pour obtenir de l’aide supplémentaire, vous pouvez également communiquer avec notre équipe du Service à la clientèle.

Passer au numérique avec la facturation électronique

Il y a de nombreux avantages à passer de la facturation physique à la facturation numérique, comme de moins contribuer à la production mondiale de déchets, et partager efficacement l’information au sein de votre organisation. Inscrivez-vous à la facturation sans papier dès aujourd’hui!

FileBRIDGE

FileBRIDGE.com est le portail où vous pouvez accéder à des outils pour mieux gérer vos dossiers, demander des services ou du matériel. Vous pouvez aussi générer des rapports et des aperçus à propos de vos collections entreposées chez Access.

Plan des factures

Comment lire votre facture : consultez notre plan des factures, avec les définitions qui s’y rattachent et la ventilation détaillée.

FAQ & Services

Obtenez des réponses aux questions fréquentes sur la facturation et les services.

Comment lire une facture Access

  1. Renseignements sur le client : Nom de l’adresse de facturation et nom de la personne-ressource
  2. Période de facturation du service : La date jusqu’à laquelle les articles sont facturés, inclusivement.
  3. Date : Date de la facture
  4. Numéro de facture
  5. Numéro de client: Numéro de compte affecté à inclure avec les paiements
  6. Numéro de bon de commande: Numéro de bon de commande, si fourni par le client.
  7. Montant total dû: Somme requise pour un paiement complet.
  8. Montant total joint: Montant réel envoyé par le client. (saisi manuellement par le client)
  9. Payer à: L’adresse postale Access à laquelle envoyer les paiements. (inclut un rappel d’inclure un numéro de facture avec le paiement.)
  10. Payer VEF à: Instructions sur la manière d’organiser un VEF ou des paiements par carte de crédit.
  11. En-têtes de facture: Qté d’articles – compte réel de boîtes Description du service – type de contenant ou de service fourni. Quantité – volume total en pied cube par type de contenant ou nombre d’articles fournis. Tarif – tarif de stockage par pied cube pour le nombre de jours dans la période de facturation ou prix par type de service. Taxe – O/N indique si la taxe s’applique. Frais – total facturé pour le poste
  12. Stockage: Indique le montant au prorata puis pour le stockage pour la période de facturation indiquée par type de contenant.
  13. Service: Indique les services facturables fournis au client pendant le mois de facturation.
  14. Fournitures: Indique tout article de fourniture fourni au client pendant le mois de facturation.
  15. Transport: Frais supplémentaires pour le carburant, plus frais de transport encourus pendant le mois de facturation.
  16. Totaux: Sous-total – Montant total facturable avant taxes.
  • Taxe – Taxes totales ajoutées à la facture.
  • Total de la facture – Montant facturable total, y compris les taxes.

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Foire aux questions sur la facturation

Pourquoi la quantité de mes stocks ne correspond-elle pas au nombre de boîtes que j’ai?

Veuillez consulter le guide  qui explique plus en détail comment Access facture l’entreposage au pied cube.

Les devis pour les services sont fournis sur demande, ou vous pouvez également consulter votre liste de prix annuelle.

Les factures d’Access sont basées sur un mois d’entreposage de 30 jours. Cela signifie que votre tarif fluctue légèrement selon le nombre de jours dans la période de facturation.

Les frais de retard sont appliqués aux soldes en souffrance depuis plus de 60 jours. Le pourcentage des frais de retard est déterminé par ce qui a été convenu d’un commun accord selon votre contrat.

Service

Définition
Conteneur d’entreposage Access Il s’agit d’un prix standard par boîte individuelle achetée auprès d’Access.
Ajout d’un nouveau fichier Pour envoyer un fichier individuel à Access pour l’entreposer, y compris l’environnement d’entreposage à étagère ouverte, l’ajout d’un nouveau fichier à la base de données existante et/ou la demande d’un fichier non indexé.
Services administratifs Un service offert à tous les comptes pour la fourniture et la maintenance des utilisateurs autorisés, la gestion des stocks et d’autres services administratifs associés à la gestion de chaque compte.
Services en cas de violation – Access Notifi Ce service vous offre une protection proactive en cas de cyberincident, accélérant vos temps de réponse et fournissant la certitude de respecter les règlements en matière de divulgation.
Frais différés/retards Cela couvre le coût du travail supplémentaire et le suivi des factures qui ne sont pas payées à temps. Notre objectif n’est pas d’être avares dans ces circonstances, mais d’inciter le paiement à temps.
Accès au quai de chargement Ce service sert à réserver l’espace de quai et le temps pour les transferts de stock importants.
Suivi de fichier Ce service par fichier individuel couvre les coûts de gestion et de suivi liés aux stocks, au niveau des fichiers. Access est tenue de suivre un fichier inventorié, peu importe son emplacement, dans le cadre du contrôle des stocks et de la chaîne de responsabilité. Faire le suivi efficace des fichiers que votre entreprise nous demande de gérer dans nos centres d’archives constitue une partie essentielle de la chaîne de responsabilité.
Supplément de carburant Le coût calculé du carburant utilisé lors de la prestation des services.
Entreposage mensuel minimum Cela couvre les niveaux de service et le soutien de pointe pour chaque client, y compris ceux qui entreposent relativement peu d’information essentielle chez nous. Cela comprend les coûts fixes pour la configuration et le maintien du soutien pour chaque client, peu importe la quantité de dossiers qu’il entrepose chez nous.
Frais d’ordre de travail minimum Les frais d’ordre de travail minimum appliqués au compte d’un client lorsque la commande de service, à l’exclusion des frais liés au transport, ne respecte pas le minimum d’ordre de service figurant au contrat du client, comme indiqué dans le barème de prix.
Ajustement du prix Il s’agit d’ajustements de prix annuels régis par les modalités de votre contrat.
Retrait permanent Ce service fait référence au retrait des boîtes associées à votre compte chez Access. Il comprend la gestion et la main-d’œuvre associées à l’emballage sous film rétractable et à la palettisation des boîtes à retirer et au travail avec le nouveau client et le fournisseur concurrent actuel pour la logistique de transition.
Services de transport Ce service est destiné à l’utilisation de la capacité de chargement des véhicules, à la préparation des articles pour le transport et au chargement sur et hors des véhicules d’Access lors d’un ramassage ou d’une livraison. Pour la destruction des archives, ce service comprend également le transport d’articles vers nos installations de déchiquetage et la mise en place pour destruction.
Temps d’attente (15 minutes minimum) Le coût du temps d’attente est évalué si le client retarde le service de messagerie d’Access dans l’exécution de ses tâches. Des retards peuvent survenir parce que l’envoi n’est pas correctement préparé comme convenu précédemment, ou par une incapacité à accéder aux ascenseurs ou aux quais du bâtiment sur le site du client. Le temps d’attente facturable commence 15 minutes après l’arrivée du conducteur sur le site du client et cesse lorsque le conducteur peut commencer à effectuer le service désigné de la visite de transport.