Selon une étude récente de l’Association for Intelligent Information Management (AIIM), 36 % des petites organisations, 43 % des moyennes et 52 % des grandes organisations ont signalé une violation des données en 2016 seulement..[1] Alors que la technologie continue d’évoluer et que le nombre de données que les entreprises doivent gérer augmente rapidement, les entreprises qui ne mettent pas en place de processus pour gérer leurs informations s’exposent à des risques de sécurité accrus.

Ces chiffres surprenants soulignent l’importance d’un solide programme de gestion des dossiers et de l’information – un programme qui assure la sécurité, la conformité et l’efficacité dans toute l’organisation.

Pour maintenir un programme de gestion des documents et de l’information efficace, les chefs d’entreprise doivent effectuer des évaluations régulières pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. La première étape consiste à mettre en place un système de mesure qui identifie et suit constamment les points forts, les points faibles et les problèmes potentiels.

Voici 8 paramètres de gestion des documents et de l’information que votre entreprise devrait analyser :

  1. Le retour sur l’investissement

Le coût de gestion des documents et de l’information est-il justifié? C’est la principale question qui préoccupe la direction des petites, moyennes et grandes entreprises.

Pour déterminer le retour sur l’investissement de la gestion des dossiers et de l’information, les chefs d’entreprise devraient élaborer un système pour quantifier les avantages de leur programme. Il peut s’agir d’examiner de près les niveaux de productivité, de suivre la satisfaction des clients ou de mesurer les coûts d’exploitation globaux. Si le coût de votre programme dépasse sa valeur, des améliorations doivent être apportées pour rétablir l’équilibre.

Il faut également considérer que les coûts d’investissement dans les systèmes et les processus de gestion des dossiers sont beaucoup moins élevés que les lourdes amendes liées aux problèmes de non-conformité ou aux retombées financières à long terme qui peuvent survenir après une violation des données. Si votre entreprise n’a pas de programme de gestion des documents et de l’information, la stabilité financière de votre entreprise est à risque.  

  1. Sécurité

La protection et la sécurité des données sont des points cruciaux pour la réputation de votre entreprise. Vous devez évaluer si le programme de gestion des documents et de l’information de votre organisation suit des procédures et des protocoles sécuritaires et identifier les points faibles qui pourraient mener à une violation. Si certains fichiers ne sont pas suffisamment protégés, c’est un indice que votre programme de gestion des documents et de l’information n’est pas efficace.

  1. Utilité et efficacité

L’utilité et l’efficacité vont de pair lorsqu’il s’agit de gestion des dossiers. Votre programme de gestion des dossiers permet-il d’accomplir ce pour quoi il a été mis en place? Les intervenants sont-ils en mesure de localiser, d’accéder, de gérer, de suivre ou d’éliminer les fichiers de façon simple et sécuritaire? Les employés ont-ils signalé des difficultés à naviguer dans le système? Ces questions vous aideront à faire le suivi de l’utilité de votre programme de gestion des documents et de l’information, de sorte que vous puissiez faire les ajustements qui s’imposent.

L’efficacité est essentielle.

Les intervenants devraient être en mesure de récupérer et de suivre rapidement les dossiers et l’information en suivant des protocoles simples, sans tracas ni paperasseries inutiles. Si votre programme de gestion des documents et de l’information ne rend pas votre entreprise plus efficace, il faut le réévaluer.  

  1. Qualité

Ce paramètre tient compte de la qualité de l’organisation et de la préservation maintenue dans le cadre de votre programme de gestion des documents et de l’information. Les documents papier sont-ils correctement stockés et organisés à l’aide de métadonnées, et les fichiers numériques sont-ils indexés rapidement et correctement? La qualité est impérative pour les questions d’efficacité à court terme ou à long terme comme pour la conservation des dossiers.

  1. Conformité

Le programme de gestion des documents et de l’information de votre organisation doit également être conforme aux lois fédérales sur la gestion des dossiers. Sinon, vous pourriez faire face à des amendes ou à d’autres conséquences juridiques. Tenez-vous au courant des nouvelles lois et tenez à jour vos intervenants et vos procédures en conséquence. Un partenaire de gestion des documents et de l’information est particulièrement utile pour se familiariser avec la loi et garantir la conformité.

  1. Implication des employés

Un programme de gestion des dossiers ne peut réussir que si les membres de votre organisation sont réellement à l’aise de l’utiliser. La formation des employés est un élément crucial pour tirer le meilleur parti de votre programme de gestion des documents et de l’information. Évaluez si les membres du personnel respectent les procédures et les protocoles. Si ce n’est pas le cas, prenez du recul et évaluez pourquoi l’implication est faible. Assurez-vous que tous les employés ont reçu une formation adéquate et comprennent leurs responsabilités.

  1. Responsabilisation

Dans les grandes organisations, la responsabilisation peut poser problème. Votre programme de gestion des documents et de l’information a besoin d’un personnel humain sur lequel on peut compter pour résoudre rapidement les problèmes et offrir de la formation. Indiquez clairement aux intervenants qui est responsable de votre programme et à qui ils peuvent s’adresser pour obtenir de l’aide en matière de gestion des dossiers. Une fois votre équipe en place, assurez-vous qu’elle dispose des ressources nécessaires pour faire son travail efficacement.

  1. Progression 

Pour relever les défis du monde des affaires d’aujourd’hui, les systèmes de gestion des dossiers doivent être capables de s’adapter aux changements organisationnels. En fin de compte, votre programme soutient-il les objectifs de l’entreprise? Les problèmes sont-ils réglés et des améliorations sont-elles apportées en temps opportun? Un examen minutieux de vos progrès vous aidera à évaluer l’efficacité de votre programme et à apporter des changements en cours de route.

[1] http://info.aiim.org/digital-landfill/the-32-scariest-information-management-data-points-and-zombies

Ian Robert Moran, ancien membre du conseil d’administration d’ARMA New Jersey, est un dirigeant dans l’industrie de la gestion des dossiers et de l’information depuis plus de 15 ans. M. Moran a été chargé d’aider les entreprises à créer et à maintenir des programmes de gouvernance de l’information et des politiques de conservation pour les opérations nationales et régionales, y compris, mais sans s’y limiter, le déchiquetage sécurisé et les opérations des centres d’archives, les solutions de dotation sur place, la conversion de documents à grande échelle, et plus encore. En tant que dirigeant chez Access, une entreprise dont la mission est d’améliorer la façon dont le monde gère l’information, il dirige une équipe et travaille avec les clients pour mettre en œuvre des solutions qui réduisent les dépenses, augmentent les revenus, protègent la marque et améliorent les processus commerciaux, la conformité et la sécurité.