La conservation des dossiers, la gouvernance de l’information et les tactiques de conservation et d’élimination : chacune de ces actions peut être individuellement considérée comme une initiative importante qui protège les renseignements essentiels. Mais lorsqu’on les réunit au sein d’un programme holistique de gestion de l’information, elles peuvent aller plus loin que préserver la rentabilité : elles peuvent générer de la valeur.

Pourquoi gérer et régir l’information?

Un programme de gestion de l’information offre beaucoup aux entreprises qui le mettent en œuvre efficacement. Les avantages principaux, souvent abordés, comprennent les économies de coûts découlant de la réduction des charges de travail administratives et une meilleure utilisation de l’espace de bureau, une meilleure sécurité pour vos données et informations, et une efficacité améliorée due au fait de pouvoir trouver et utiliser des renseignements essentiels pour prendre de meilleures décisions d’affaires. En outre, de bons processus de gestion des documents contribuent à créer un environnement de travail plus professionnel et moins encombré et à réduire les risques de non-respect des règles et d’amendes. En résumé, outre les exigences juridiques de conformité, avoir un bon programme de gestion des dossiers est tout simplement une bonne pratique commerciale, tout comme le fait d’avoir une assurance.

Ce sont là les avantages de conserver efficacement l’information. Mais lorsque vous instituez un programme holistique de gestion de l’information, vous faites beaucoup plus que conserver celle-ci efficacement. Vous la classez également de manière efficace. Vous permettez que les bonnes personnes puissent y avoir accès au bon moment, pour activer les bons processus. Bref, vous activez votre information. Les meilleures décisions d’affaires mentionnées ci-dessus, si elles sont entièrement mises en œuvre, représentent un élément stratégique clé des discussions aux niveaux les plus élevés pouvant faire la différence entre la croissance et l’absence de compétitivité.

Les clés d’une stratégie efficace de gestion de l’information

Une série depratiques exemplaires de gestion des documents et de l’information, élaborées par des professionnelspour veiller à ce que les meilleurs méthodes et processus soient utilisés, contribue à la réussite du programme de GDI (RIM en anglais.) Le respect de ces normes et lignes directrices est particulièrement important aujourd’hui, car la multitude des différents types d’informations disponibles ainsi qu’un environnement réglementaire en expansion font de la GDI une affaire de plus en plus compliquée.

Un bon programme recouvre tout, des fichiers physiques et numériques aux courriels et publications sur les médias sociaux, tandis qu’un partenaire de GDI peut aider les entreprises à gérer plus efficacement leurs dossiers physiques et numériques.

1. La gouvernance de l’information permet de gérer le cycle de vie de l’information.

La gouvernance de l’information définie comme se rapportant aux renseignements recueillis, créés et utilisés par une entreprise, est la gestion complète des données sous toutes ses formes, notamment la disponibilité, l’intégrité et la sécurité des données. En résumé, il s’agit de fournir une structure à des données non structurées, telles que des documents, des images et autres « contenus » qui n’existent pas initialement dans les bases de données et les tableurs.

C’est seulement en mettant en œuvre un programme cohérent dans toute l’entreprise qu’un programme de gestion de l’information peut réellement réussir. Les cadres et les salariés à tous les niveaux doivent respecter les mêmes directives et protocoles concernant la rétention de l’information afin de réduire ou d’éviter effectivement toute perte de fichiers et de données. En utilisant des outils et des technologies qui simplifient à la fois l’application et le respect de ces règles, votre entreprise peut créer un plan de gouvernance qui s’exécute lui-même et prépare des documents actifs pour une déclaration facile au point d’enregistrement.

2. Les calendriers de rétention doivent être encouragés.

Il faut élaborer et mettre en œuvre des stratégies de rétention pour tenir compte de tous les types de fichiers et de données. La conversion des dossiers, ainsi que la migration des données d’une plateforme informatique, d’un dispositif de stockage ou d’un moyen à un autre, doivent également être prises en compte lors de l’élaboration de votre stratégie de rétention.

Un calendrier de rétention est proportionnellement efficace au niveau de visibilité de l’équipe chargée des dossiers sur les nouvelles informations au fur et à mesure de leur création.. La prolifération de « données obscures » – informations créées en dehors des filières officielles d’une entreprise – signifie que dans bien des cas, les gestionnaires des dossiers de l’entreprise ne savent pas s’ils ont connaissance de tout le contenu qu’ils sont censés gérer dans ces derniers. Avec de bons systèmes de gouvernance qui encouragent la conformité par la facilité d’utilisation, les gestionnaires de documents peuvent être plus tranquilles en sachant que toutes les informations importantes développées par les travailleurs de la connaissance sont correctement classées avec les métadonnées et les exigences de stockage appropriées, et comprennent toutes les informations pertinentes pour les présenter comme un document opérationnel.

Un consultant externe peut faciliter ce processus et vous aider à créer une stratégie de rétention personnalisée propre aux besoins de votre entreprise et de ses données essentielles.

3. Les politiques et les processus doivent s’harmoniser pour éviter les violations de données.

Une solide sécurité des données doit également être un élément important de votre stratégie de GDI. Une violation des données ne compromet pas seulement votre entreprise, mais également les renseignements personnels et sensibles des clients. Une entreprise qui est victime d’uneviolation de données ayant fragilisé les renseignements des clients peut faire l’objet de lourdes amendes et de poursuites.

Établir des politiques et procédures qui aident votre entreprise à respecter la réglementation régissant la sécurité et la confidentialité des informations sensibles permet de protéger votre entreprise et ceux dont vous avez recueilli les données. Le fait de limiter l’existence d’information critique aux systèmes gérés contribuera grandement à réduire le risque de violation des données.

4. Les documents doivent être facilement trouvés par les personnes qui en ont besoin.

Lorsque vous avez besoin de retrouver des données et des fichiers à des fins de vérification, de litige ou simplement pour les examiner, votre stratégie de GDI doit vous permettre de le faire facilement et en toute sécurité. La technologieactuelle offre les moyens d’établir des paramètres de sécurité permettant facilement un accès autorisé aux fichiers et aux données. Ces systèmes doivent être gérés sciemment et avec soin pour veiller à ce qu’ils demeurent la véritable source des informations qu’ils contiennent, et ils devraient être intégrés autant que possible dans d’autres systèmes pour faciliter la gestion de la rétention.

5. Éliminer quelque chose ne consiste pas seulement à dire qu’il est temps de le jeter!

La purge des fichiers et documents physiques que vous n’êtes plus tenus de conserver, en raison de l’expiration des données ou de la sauvegarde sécurisée des renseignements, constitue également une partie essentielle d’une stratégie de GDI, car il s’agit du critère d’évaluation de la plupart des stratégies de rétention.

Bien qu’il soit souvent négligé ou retardé parce qu’il peut être long à définir et à mettre en œuvre, un processus d’élimination et de destruction directement lié à vos stratégies de conservation peut réduire les risques juridiques inutiles et vous aider à maîtriser l’optimisation des coûts de stockage et d’immobilier. Un partenariat avec un fournisseur de GDI qui offre le stockage hors site sécurisé,l’analyse,le déchiquetage et la destruction des documents peut améliorer considérablement votre stratégie de GDI et assurer une élimination à long terme uniforme et sécurisée des documents.

En fin de compte, c’est ce qui fait que le cycle de vie de l’information est bien un cycle de vie : chaque élément, pris isolément, représente une tactique unique ou une série de tactiques qui s’’inscrivent dansune stratégie plus large de création de valeur, de réduction des risques et d’intelligence économique.