L’année 2020 a forcé de nombreuses organisations à donner de nouveaux mandats de travailler à distance avec peu ou pas de temps pour planifier le tout; et les a forcé à apprendre au gré des aléas du quotidien. Au fil de ces démarches, les entreprises qui utilisent Microsoft 365 et la plateforme de collaboration Microsoft Teams ont constaté que l’utilisation de ces produits pour permettre le télétravail ou le travail distribué a eu un effet particulièrement important sur la production de nouveaux types de dossiers. 

Entre les conversations qui ont lieu dans divers canaux et le partage de fichiers, de nouveaux dossiers sont créés dans Teams à une échelle exponentielle, ce qui peut faire en sorte que la gestion de ces dossiers semble une tâche accablante.  

Le meilleur point de départ, c’est de comprendre quels outils sont prêts à l’emploi et quelle technologie pourrait être ajoutée pour aider à normaliser la gestion des dossiers dans l’environnement Microsoft 365. 

Outils intégrés pour la gestion des dossiers Microsoft Teams

Le Gestionnaire de conformité de Microsoft 365 présente une vaste gamme d’outils pour vous aider à gérer vos informations, non seulement pour Teams, mais pour toute la suite d’applications. Ils donnent aux gestionnaires des dossiers la capacité de protéger, de gouverner, d’atténuer les risques, etc. 

Les dossiers Microsoft Teams nécessitent leurs propres politiques de rétention

Presque tous les dossiers générés dans l’environnement Microsoft 365 peuvent être assujettis à des règles de rétention, que le gestionnaire de dossiers ou de conformité peut associer à des « étiquettes de rétention » qu’on nomme communément simplement des étiquettes. Ces étiquettes sont ensuite attribuées à différents emplacements dans l’écosystème Microsoft 365, que ce soit dans Teams, Groups, SharePoint, Outlook ou Exchange, où se trouvent les courriels. La gestion et la mise à jour régulières de ces étiquettes servent de point de connexion crucial entre le contenu et vos règles et politiques de rétention.  

Par défaut, on peut déterminer ces calendriers de rétention en fonction de la date de création, de la date d’étiquetage et de la date de la dernière modification. Microsoft 365 prend également en charge la rétention basée sur les événements qui peut être déclenchée par des métadonnées ou un autre événement du centre de conformité. Et grâce aux capacités de rétention basées sur des événements, vous pouvez ajouter d’autres dates qui peuvent affecter le dossier, comme dans le cas d’une vente d’actifs, d’une cessation d’emploi, etc.  

Lorsqu’une disposition de ces fichiers survient, un processus d’examen se déroule dans la même section de Microsoft 365, au sein du Centre de conformité. L’onglet de disposition affichera toutes les catégories de dossiers que vous suivez, maintenez et gérez. Au fur et à mesure que les éléments seront prêts à faire l’objet de disposition, ils apparaîtront dans chacune des catégories de rétention appropriées. Ce processus peut et devrait varier d’une organisation à l’autre, car il dépend en grande partie du niveau de conformité propre à l’organisation que votre territoire ou votre industrie imposent.  

La disposition est configurable dans Microsoft 365

L’un des avantages du calendrier de rétention de Microsoft est que vous pouvez le personnaliser au niveau que vous désirez. Vous pouvez configurer la sécurité de manière à ce que différentes personnes puissent consulter différentes catégories de dossiers et participer à cette approbation. Si vous souhaitez sélectionner un certain nombre de ces éléments et les approuver tous en même temps, vous pouvez le faire. Tous ces éléments feront alors l’objet d’un suivi automatique par Microsoft 365. 

Dossiers et calendriers de rétention de Microsoft Teams

Microsoft Teams est l’un des ajouts les plus récents à la suite Microsoft et est considéré comme le « carrefour de collaboration d’équipe » de la plateforme, qui intègre les gens, le contenu et les outils en un seul endroit. 

Les dossiers Microsoft Teams sont générés dans une variété de canaux.

La collaboration dans Teams se déroule à l’un des trois endroits suivants :  

  • Canaux : les messages sont visibles à tous les membres de l’équipe   
  • Canaux privés : les messages sont visibles par un sous-ensemble défini de collègues 
  • Clavardage/clavardage de groupe – les conversations ont lieu de manière ponctuelle avec tout collègue ou groupe de collègues (que ces collègues fassent partie ou non de leur équipe). 

Par défaut, les données de clavardage, des canaux et de fichiers Teams sont conservées indéfiniment.  

Dans certains cas, Microsoft 365 permet également aux utilisateurs d’appliquer une étiquette rétroactivement. Un gestionnaire des dossiers ou un agent de conformité ayant accès au Centre de conformité peut publier l’étiquette et la faire appliquer automatiquement.  

Cela vous permet de revenir à la prolifération de Microsoft Teams au sein de votre organisation et d’appliquer les règles de conformité. Tous les dossiers générés après cette heure seront alors automatiquement associés à cette étiquette.  

La capacité de conserver ou de marquer le contenu pour disposition dans Teams n’est pas parfaite. Les politiques de rétention qu’on trouve dans Teams font l’objet de quelques restrictions, notamment : 

  • Teams a besoin de sa propre politique de rétention : les politiques de rétention déployées dans l’entreprise ne touchent pas Teams. 
  • Les messages envoyés dans un canal privé ne peuvent pas être conservés; à l’heure actuelle, tout message privé entre des personnes ou des groupes d’une organisation envoyé à l’extérieur d’un canal public ne peut faire l’objet de rétention.  
  • Teams a moins de paramètres de rétention que d’autres aspects de Microsoft 365 : par exemple, contrairement à d’autres applications plus faciles à utiliser, il est impossible d’appliquer une politique au contenu contenant des mots-clés ou de l’information sensible. 
  • Il y a un délai de disposition : selon la charge de service, il peut s’écouler jusqu’à sept jours avant que le clavardage et le canal soient définitivement supprimés du stockage principal et de l’application Teams, et tout outil de conformité pourra effectuer des recherches dans ce contenu jusqu’à ce qu’il soit supprimé définitivement. 

  

Quand les outils intégrés de Microsoft ne suffisent pas

Le plus grand désavantage des politiques de rétention de Microsoft est facile à repérer; elles ne sont utiles que pour les dossiers générés ou conservés dans la plateforme. Cela signifie que le centre de conformité n’est qu’un endroit de plus où les politiques de rétention doivent être mises à jour pour être cohérentes et conformes dans l’ensemble de votre système de gestion des informations. 

Compte tenu de la fréquence à laquelle ces lois et règlements changent, cela peut rendre la conformité de votre calendrier de rétention difficile à maintenir – Microsoft 365 ne représente dans ce cas qu’un endroit de plus à gérer. C’est pourquoi de nombreuses entreprises décident d’avoir recours à un partenaire externe qui peut gérer leur politique de rétention, peu importe où se trouvent les informations de l’entreprise, peu importe le média. Il est essentiel d’éviter la duplication des données et de réduire le risque d’erreur ainsi que le nombre de fois où la saisie de données est requise. 

La meilleure solution consiste à mettre à jour votre calendrier de rétention une fois et à l’insérer dans plusieurs référentiels différents. Des solutions comme Virgo peuvent vous procurer un « centre de commande » dans lequel vous pouvez vous assurer d’avoir un calendrier de rétention des dossiers conforme, que vous pouvez ensuite pousser vers Microsoft 365 et vos autres plateformes infonuagiques de documents comme Box, d’autres systèmes de gestion du rendement d’entreprise et votre entrepôt physique hors site.  

gérer les dossiers dans Teams par l’entremise de Virgo

De cette façon, vous pouvez faire toutes vos mises à jour dans Virgo une seule fois; de là, la configuration peut faire en sorte qu’elles soient acheminées automatiquement dans les différentes zones où se trouvent vos dossiers. La solution peut également aider à déterminer quand une copie d’une copie d’une copie circule dans l’organisation, et ainsi éliminer la duplication des messages dès le début. Lorsqu’un élément doit être supprimé, vous pouvez être sûr qu’il sera marqué à cet effet. 

Vous pouvez appliquer des étiquettes au moyen d’un certain nombre d’options, y compris au moyen de listes ou de dossiers. Les dossiers sont des caractéristiques organisationnelles qui peuvent représenter des emplacements; des caractéristiques plus spécifiques comme une installation, un étage, une salle, une allée ou une étagère, si vous avez de nombreux dossiers physiques 

Conclusion

Dernièrement, Microsoft a annoncé avoir atteint 44 millions d’utilisateurs actifs en mars et 75 millions en avril de cette année. Même si aucun rapport d’utilisation subséquent n’a été publié depuis, le nombre total d’utilisateurs pourrait facilement dépasser 100 millions à l’heure actuelle.  

La beauté du calendrier de rétention intégré de Microsoft 365 est que les organisations peuvent retourner rétroactivement dans leur écosystème Teams et décider comment elles veulent appliquer la politique à l’information qu’il contient.   

Maintenant que les choses se sont calmées au moins un peu, il est temps de s’arrêter et d’observer les changements qui ont eu lieu au début de la pandémie, et de commencer à adopter un calendrier de rétention plus complet qui fonctionne non seulement dans Teams, mais pour tous les types de dossiers. 

Les clients œuvrant dans des industries complexes et hautement réglementées comptent sur Virgo pour faire le suivi de la conformité de rétention spécifique à leurs activités, qu’on parle du secteur du pétrole et du gaz/de l’énergie, des soins de la santé, des usines et manufactures, de l’assurance, etc.  

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