Si vous avez des employés, vous devez tenir les fichiers du personnel. Dès que l’effectif atteint 15 personnes, les directives fédérales déterminent les documents que vous devez conserver et pour combien de temps. Vous êtes maintenant dans le monde de la gestion de documents avec, sur votre chemin, des risques de conformité critiques :
- Documents incomplets ou manquants
- Tenue de dossiers non conformes sur la durée de conservation des documents et sur la façon dont les organisations devraient réagir aux vérifications ou aux litiges
- Les risques associés au partage des documents du personnel
Ces risques peuvent être évités avec les bonnes pratiques et la bonne technologie.
TECHNOLOGIES DES RESSOURCES HUMAINES ET TENUE DE DOCUMENTS
Il est important d’aborder la question des technologies des RH lorsque nous discutons de la conformité de la gestion des documents des RH, car chaque système a une incidence sur la tenue de documents conforme. La plupart des organisations ont un système d’information sur les ressources humaines (SIRH), une composante d’un progiciel de gestion intégré (PGI/ERP) ou un fournisseur de services externe. Au cours des dernières années, de plus en plus d’entreprises ont adopté des logiciels d’intégration ou de recrutement et des variantes des outils de gestion des informations sur le capital humain. En 2012, les analystes ont estimé qu’il s’agissait d’un marché de plus de 4 milliards de dollars, et en croissance.
Bersin, de Deloitte, estime qu’un grand service des ressources humaines utilise en moyenne au moins sept systèmes différents, sans compter ceux qui concernent le temps et les présences. Chaque technologie a un but, mais ensemble, elles créent des silos d’information. Les mêmes documents ou informations peuvent exister dans plus d’un système, les gens imprimant des documents à partir d’un système pour pouvoir les mettre dans un autre. Il est ainsi presque impossible d’avoir une vue d’ensemble d’un employé.
Comme la plupart de ces systèmes ont été conçus pour gérer les données des RH plutôt que les documents, ils ne facilitent pas vraiment la tenue de documents. Au mieux, ils offrent un moyen de télécharger des pièces jointes dans un dossier d’employé. Les silos de technologie RH contribuent à augmenter les risques de non-conformité des documents. Les RH doivent connecter ces systèmes, les faire communiquer entre eux et simplifier le processus de gestion des documents RH.
DOSSIERS INCOMPLETS
C’est une bonne pratique d’utiliser une liste de contrôle pour les nouveaux employés, mais rassembler tous les documents requis, tant sur papier que sous forme numérique, peut s’avérer difficile. Bien que les gestionnaires d’embauche recueillent certains documents et que les agences de dotation ou les recruteurs en recueillent d’autres, ce sont les RH qui, en fin de compte, conservent la responsabilité des dossiers complets. Au fur et à mesure que les documents sont ajoutés à de multiples systèmes, il devient de plus en plus difficile de les localiser et de les tenir à jour.
Les experts en droit et en ressources humaines s’entendent pour dire que des dossiers personnels complets et à jour constituent la meilleure défense d’une organisation contre les litiges. Cependant, des dossiers incomplets, comme des évaluations de rendement manquantes, des accusés de réception non signés ou la mauvaise version des lettres d’offre, continuent de nuire aux organisations.
La Society for Human Resource Management (SHRM) note que les poursuites liées aux employés ont augmenté au cours des 10 dernières années. En 2012, les statistiques de l’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ont révélé plus de 99 000 accusations de discrimination portées contre des employés du secteur privé, et l’EEOC n’est pas impliquée dans la plupart des poursuites intentées par des employés. La somme d’argent dépensée par les employeurs en poursuites judiciaires est stupéfiante.
TENUE DE REGISTRES NON CONFORME
Les exigences et les critères de conservation des différents documents font de la tenue des dossiers un véritable défi. En plus des règlements fédéraux des U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) et de l’EEOC, presque toutes les lois fédérales sur l’emploi (comme ERISA, ADA, FMLA et OSHA) établissent des lignes directrices sur la conservation des documents. Les États ont également des exigences qui changent en fonction de l’industrie.
Chaque organisation a besoin d’un calendrier de conservation des dossiers et d’une politique écrite. Les politiques doivent préciser quels documents sont créés et conservés, par qui et à quel endroit. Il vous faut également une politique et un mécanisme pour préserver les documents en cas de vérification ou de litige jusqu’à ce que le problème soit résolu.
Il faut également faire attention à la rétention, qui fait grimper les coûts. Si vous avez des enregistrements qui auraient dû être supprimés, ils peuvent faire l’objet d’une action en justice. Un calendrier de conservation approprié prévoit la destruction défendable des documents.
Pour maintenir un programme de tenue de dossiers conforme, les RH doivent gérer les documents et l’information tout au long du cycle de vie de l’employé, de l’embauche à la retraite. À mesure que de nouveaux formulaires, politiques et règlements sont mis en œuvre, les fichiers devraient être mis à jour et les documents périmés devraient être examinés et supprimés.
Les professionnels du droit et des ressources humaines savent que certains documents des employés n’ont pas leur place dans le même fichier que d’autres documents. Les pratiques exemplaires en matière de tenue de dossiers conformes indiquent que la paie, les documents médicaux et les vérifications des antécédents devraient être conservés séparément. Certaines entreprises tiennent un fichier d’enquête contenant la documentation relative aux plaintes des employés. Si vous avez des fichiers papier, séparez ces documents pour éviter de donner accès par inadvertance aux mauvaises personnes.
Les demandes d’assurance-chômage sont une autre raison d’avoir des fichiers conformes et bien organisés. Les entreprises dont le taux de roulement du personnel est élevé consacrent beaucoup de temps à répondre aux réclamations. Les documents du personnel mal tenus à jour compliquent la fenêtre d’intervention.
PARTAGE DE DOCUMENTS
Le dernier risque de non-conformité est le partage de documents. Les professionnels des RH savent que les fichiers des employés doivent être étroitement surveillés. Dans les entreprises où les fichiers des employés sont sur papier, la salle des fichiers et/ou les classeurs devraient être verrouillés et un registre devrait être tenu à jour indiquant qui a accédé aux dossiers.
Les fichiers du personnel sont partagés avec des personnes de l’extérieur des RH, ce qui crée des problèmes de conformité. Les employés peuvent demander une copie de tout document qu’ils signent et peuvent demander d’autres documents au moment de leur départ. Les gestionnaires ont souvent besoin d’avoir accès aux documents qui composent le fichier de l’employé, comme les examens du rendement et les évaluations de la formation. Au cours d’un litige ou d’une vérification, les documents des employés pourraient être communiqués à des conseillers juridiques externes ou à des vérificateurs externes et à des organismes de réglementation.
Dans un sondage mené par Access, 34 pour cent des professionnels des RH ont déclaré qu’ils partageaient leurs documents personnels avec des tiers au moins une fois par mois. L’envoi par courriel d’images numérisées et l’envoi de copies physiques de fichiers étaient les deux principales méthodes de partage de l’information, et les deux comportent des risques.
L’envoi d’un document personnel par courrier électronique signifie que vous perdez le contrôle de la sécurité du document et que vous n’avez aucune idée du nombre de copies supplémentaires qui sont créées. Il n’y a aucun moyen de déterminer qui voit le message électronique ni où il aboutit. Cela multiplie les risques, augmente l’exposition d’une organisation et crée un défi pour le suivi d’un programme de conservation qui exige que les documents soient éliminés au moment opportun.
Les problèmes de conformité sont également aggravés lors du partage de copies physiques. Des copies sont envoyées par la poste, par télécopieur ou archivées; ce qui n’est évidemment pas la meilleure façon de protéger les documents confidentiels.
Les professionnels des RH ont la responsabilité de protéger leur organisation tout en protégeant les renseignements des employés. En raison de la nature délicate des documents personnels, une violation des données peut entraîner un vol d’identité ou pire encore. Les RH doivent protéger la confidentialité des employés.
IL EST TEMPS D’AGIR
La meilleure façon d’atténuer ces risques est de mettre en place un dépôt central sécurisé pour gérer les documents du personnel. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous considérez différentes technologies :
- Les solutions ne peuvent ignorer le papier : La dématérialisation peut être une perte de temps et de ressources si la technologie ne répond pas aux besoins du département des RH. Lorsque la bonne technologie est déployée, les risques liés à la conformité des documents des RH sont réduits, la circulation de l’information est accélérée et les coûts sont considérablement réduits.
La technologie qui identifie les documents manquants élimine également l’anxiété des fichiers potentiellement incomplets. Le système fonctionne comme une liste de contrôle automatisée des documents : Une fois qu’il identifie un document manquant, il lance un flux opérationnel pour le retrouver et s’assurer qu’il est ajouté aux fichiers. Vous êtes ainsi en meilleure position pour faire face à des poursuites, des vérifications ou des demandes de prestations de chômage. - La technologie devrait surveiller la conservation des documents : Si le dépôt a des règles de conservation des documents et qu’il surveille les déclencheurs qui déterminent les règles, comme la date d’embauche ou la dernière certification, le système peut alors piloter l’ensemble du processus. Il deviendra alors courant de supprimer des documents à l’expiration de leur période de conservation. Si des documents doivent être mis en attente en raison d’une vérification ou d’un litige, votre technologie devrait s’en charger.
- Partager des liens, pas des copies : Plutôt que d’envoyer des copies électroniques ou papier des documents, votre technologie devrait fournir un lien sécurisé vers le dépôt où vous pouvez contrôler ce que les gens font avec les documents. Votre technologie devrait fournir une piste de vérification de ce qui a été examiné et quand. Elle devrait pouvoir envoyer un lien qui ne livre que les documents demandés et qui contrôle la durée d’accès du destinataire.
- Des formulaires électroniques, pas du papier : Les documents papier sont facilement transformés en versions numériques, ce qui réduit le papier, améliore l’efficacité et réduit les coûts. Un mécanisme de formulaire électronique solide gère les campagnes et fournit un tableau de bord pour suivre les progrès et les résultats.
Vos documents relatifs aux RH et au personnel doivent demeurer en sécurité, et il y a des risques lorsque l’information est incomplète, la tenue de dossiers est non conforme ou lorsque les documents sont partagés. Être conscient de ces problèmes et mettre en œuvre la bonne technologie vous aidera à éviter les risques et à rester conforme.
Les 5 meilleurs conseils pour minimiser les risques et améliorer la conformité
- Mettre en œuvre une technologie qui s’attaque aux risques, réduit l’exigence de papiers et améliore l’efficacité.
- Élaborer et appliquer des politiques et des procédures de tenue de documents.
- Créez un calendrier de conservation pour chaque type de document.
- Formez vos gestionnaires à comprendre leur rôle dans le maintien d’un programme conforme; les politiques et les procédures ne sont efficaces que si elles sont appuyées par la formation et l’éducation.
- Envisagez des auto-audits pour identifier les domaines à améliorer ; mieux encore, mettez en œuvre la bonne technologie pour effectuer l’audit en permanence pour vous.
Par Gordon Rapkin
Voir l’article original dans la revue Peer to Peer