En mars 2020, le concept traditionnel du bureau moderne a été perturbé dans le sens le plus littéral possible. Après des années de lente transition au niveau du remplacement des processus manuels et papier par des processus d’information numérique accessible de partout, le changement s’est avéré nécessaire. La pandémie a causé un changement soudain du paradigme dans la façon dont les travailleurs du savoir fonctionnaient. Du jour au lendemain, la plupart des travailleurs de bureau ont dû laisser leurs manières de travailler habituelles et s’adapter au télétravail. Ce changement a immédiatement mis à l’épreuve la préparation technique à soutenir la main-d’œuvre à distance et sa capacité à accéder aux renseignements essentiels nécessaires pour effectuer ses tâches.
La transition
La transition a été lente parce que la plupart des bureaux continuent de maintenir le passé. Les bureaux que nous avons abandonnés ont été conçus autour de processus commerciaux sur papier. Même le mobilier de bureau prototypique comprend des tiroirs de classeurs massifs pour ranger et organiser le papier. Le bureau est une extension de ce concept, rempli de classeurs et de salles de classement, sans parler des contrats d’entreposage hors site où on continue à entreposer le papier lorsque le bureau est trop plein. Le besoin de main-d’œuvre distribuée et distante d’accéder à la même information critique pousse les entreprises à briser la dépendance au papier rapidement. On peut justifier le coût de la transition des processus papier aux processus numériques par la possibilité d’éliminer des coûts immobiliers et des coûts connexes associés au maintien du papier. En adoptant un processus de fonctionnement directement numérique, plutôt qu’en passant par défaut par le papier, qu’on convertit ensuite au numérique, les entreprises constatent qu’elles peuvent être beaucoup plus efficaces, collaboratives et productives.
Le grand résultat involontaire de tout cela est que nous avons réalisé que la transformation numérique graduelle de l’entreprise a évolué au point où il est possible de travailler à domicile et d’être productif, peut-être même plus productif.
Intégration des systèmes au processus numérique = PDIN
Selon moi, nous sommes entrés dans une nouvelle ère de gouvernance des dossiers et de l’information. Un nouveau paradigme et la transformation de l’industrie recherchée depuis si longtemps ont eu lieu (ou sont activement en cours pour certaines entreprises). Il ne fait aucun doute qu’une nouvelle ère en matière de processus de dossiers et d’information numériques (PDIN) est maintenant à nos portes. Deux lettres sont absentes. Le G de gestion a été abandonné. Pourquoi? Parce que cela ne constitue plus le fardeau de la fonction. Elle a été automatisée dans le processus. Et qu’en est-il du G de gouvernance, pour lequel nous avons travaillé si fort pour l’intégrer à la fonction? Elle est également maintenant inhérente et constitue un attribut naturel des dossiers et des informations.
Avant que vous manifestiez tous votre désaccord sur Twitter, examinons où nous en sommes actuellement. Le concept du bureau a disparu; or, la conception de la gestion moderne des dossiers était au service de ce dernier. Le retour du bureau est accessoire. Il a disparu, littéralement du jour au lendemain, à la mi-mars 2020. Le résultat a exposé la désuétude des processus manuels et papier qui sont restés enracinés dans le modèle de gestion des dossiers et de l’information depuis des décennies, ainsi que dans la gouvernance de l’information.
Avantages du PDIN
En transformant votre programme de dossiers d’un processus manuel basé sur le traitement des documents physiques et papier, vous avez la possibilité d’adopter le PDIN. Le PDIN crée un processus numérique de plus en plus automatisé. Une fois les dossiers en format numérique, certaines contraintes sont supprimées, comme la proximité et la distribution. Comme l’a démontré la pandémie, si vos dossiers sont numériques (et stockés en toute sécurité dans un référentiel numérique/nuagique), vous pourrez y accéder de n’importe où, y compris de votre bureau à domicile. En outre, vous pourrez maintenant commencer à intégrer les systèmes et les processus.
La plupart des systèmes du secteur d’activité sont conçus autour d’une fonction particulière et non pas de la gestion des dossiers. L’entreposage et l’accès aux documents, en particulier de manière réglementée, sont, dans le meilleur des cas, qu’accessoires. L’intégration des processus vous permet de décharger cette fonction dans un système plus spécialisé destiné à le faire.
Il y a quatre façons distinctes de réaliser la transformation numérique :
- Conversion du papier par numérisation
- Modification de la gestion des fichiers actifs
- Adressage des anciens fichiers
- Garder les processus numériques
Voici des explications supplémentaires sur ces tactiques :
Numérisation des intrants
Pour accélérer le rythme du passage du papier au numérique, ou pour passer à un mode uniquement numérique, il faut empêcher le papier d’entrer dans le flux de travail. Si vous saisissez et convertissez tout papier entrant au point d’entrée, vous pouvez immédiatement le mettre en format numérique afin que les travailleurs du savoir puissent maintenir un processus numérique constant. Dans de trop nombreux cas, on laisse le papier coexister, forçant ainsi le recours à une approche hybride et le maintien des habitudes du classeur.
Classification et indexation
Le passage au numérique crée également une occasion d’automatiser le processus de classification. Cela réduit le temps consacré à l’indexation, tout en créant de la cohérence. Il est notoire que l’indexation manuelle entraîne des erreurs humaines et des incohérences, car chaque utilisateur doit faire preuve de jugement pour classer et organiser les informations, souvent sans normes fixes. Pour tirer parti des systèmes d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle pour cette tâche, il faut une formation adéquate, qui demande également beaucoup de temps et de ressources; mais une fois que cela est accompli, les avantages sont cohérents et continus. Il s’agit d’un autre exemple où un système spécialisé peut fournir cette capacité.
Réduction de l’entreposage des copies papier
Au fil du passage à un processus numérique, le besoin en matière d’entreposage de papier hors site devrait devenir minimal. Lorsque vous l’aurez réduit considérablement, vous pourrez commencer à traiter l’ancien stock et les coûts associés pour le maintenir. Si une période de conservation doit être respectée, cela vous permettra de commencer à réduire ces stocks aux deux bouts, en n’ajoutant plus de nouveaux stocks et en éliminant les stocks existants. Le processus numérique résout la première partie de l’équation. La deuxième partie nécessite quelques étapes pour mettre en œuvre un programme de rétention défendable.
En termes simples, quand tout le monde a pris son ordinateur portable et a abandonné son bureau, certains des dossiers et des renseignements les ont suivis à la maison et d’autres non. La capacité de longue date à accéder à l’information de n’importe où, dans un format numérique, par l’intermédiaire d’une application infonuagique native bien régie, était soit en place, soit incomplète. Quoi qu’il en soit, la numérisation est devenue la solution évidente et l’autre évidence, c’est tout ce qui créait une entrave : le papier. Nous nous justifions le papier depuis bien trop longtemps. Le moment est venu de passer à autre chose.
Pour en savoir plus sur la numérisation et l’optimisation des environnements de travail à distance, lisez le
rapport Gartner – Workforce Resilience in the Eye of the Pandemic: Overcoming the Current Remote Work Situation While Planning for the Future (La résilience de la main-d’œuvre au cœur de la pandémie : surmonter la situation actuelle du télétravail tout en planifiant l’avenir).
