Si vous avez lu nos articles de blogue ou consulté le Hype Cycle de Gartner pour les logiciels HCM, vous savez que la Gestion numérique de documents des RH commence à recevoir la reconnaissance qu’elle mérite. Il existe donc une tonne de technologies sur la gestion des documents, mais que devraient rechercher les organisations dans la solution qu’elles choisissent? Voici mon top 5 :
1. Conformité réglementaire

Se conformer aux réglementations gouvernementales et aux politiques d’entreprise complexes peut être un véritable casse-tête pour les professionnels des RH et c’est l’un des facteurs mentionnés par Gartner pour passer à une solution numérique.

  • Vos documents sont-ils conservés conformément aux règles de l’entreprise et aux règlements du gouvernement?
  • Est-ce que le dossier de chaque employé contient tous les documents requis?
  • Les documents sont-ils à jour?
  • Audits : Pouvez-vous être proactif plutôt que réactif pour que les problèmes soient réglés avant qu’ils ne deviennent réellement un problème?

Assurez-vous de choisir une solution présentant les caractéristiques qui vous aideront à répondre « Oui » à ces questions.

2. Sécurité

L’information contenue dans les documents des employés est absolument confidentielle alors la sécurité, bien sûr, est essentielle.  La technologie que vous choisissez doit pouvoir crypter les données en transit et au repos.  Assurez-vous que le fournisseur que vous sélectionnez passe par une sorte d’audit annuel effectué par une tierce partie.  La sécurité, c’est aussi contrôler et limiter l’accès aux documents.  Vous devez vous assurer que la technologie choisie permet aux gens de voir seulement ce qu’ils devraient voir.  En outre, vous devez être en mesure de contrôler ce que les gens peuvent faire avec un document.  Par exemple, vous devriez pouvoir limiter des fonctions telles que l’impression ou l’envoi par courriel.

Lorsque des documents doivent être partagés, ils doivent l’être à l’aide d’un lien sécurisé qui expire, et non pas en joignant des documents dans un courriel.  Pour gérer en toute sécurité les documents des RH, une salle d’examen sécurisée doit également faire partie de la technologie que vous choisissez.  Cela vous permettra de placer les documents dans une salle numérique où vous pourrez accorder un accès temporaire aux documents.  Il s’agit d’un moyen beaucoup plus sûr et efficace pour permettre aux vérificateurs et aux avocats d’examiner les documents.

3. Intégration

L’intégration automatisée avec le système d’archivage des employés permettra à votre solution de gestion des documents de disposer des mêmes informations importantes que celles qui pourraient se trouver dans votre technologie de gestion du capital humain.  Les documents numériques de votre solution d’intégration ou de suivi des candidats doivent également être gérés par votre technologie de gestion de documents.

Vous avez besoin de ce dépôt central sécurisé pour n’avoir qu’un seul endroit où chercher les documents qui doivent être conservés comme dossiers.  L’intégration est un élément clé pour obtenir une vue à 360 degrés de l’historique d’un employé au sein de votre organisation.

4. Flux de travail

Le flux de travail combiné avec les notifications par courriel est également une nécessité.  Votre solution de gestion documentaire devrait aider l’équipe des RH à être plus efficace.  Les documents doivent être acheminés automatiquement pour approbation ou examen et les avis doivent être envoyés en temps réel afin que les problèmes puissent être réglés rapidement.  Assurez-vous que les flux opérationnels sont programmables et que vous n’êtes pas limité à certains documents spécifiques.

5. Papier et numérique

Enfin, assurez-vous que votre solution de gestion documentaire ne néglige pas le support papier.  L’utilisation du papier dans les entreprises a diminué, mais c’est toujours un facteur important pour la plupart des entreprises. Lorsque nous avons interrogé les professionnels des RH, 73 % d’entre eux ont déclaré qu’ils comptaient toujours sur le papier pour la gestion des documents.  Selon un sondage Harris mené plus tôt cette année, 82 % des répondants ont indiqué que les flux de travail sur papier seraient probablement encore nécessaires pour au moins la prochaine décennie.

Cela signifie que les entreprises travaillent dans des environnements hybrides où les documents papier et numériques doivent coexister.  Assurez-vous que votre technologie peut facilement assimiler des documents qui ont d’abord été présentés sous forme papier.  L’ajout de documents à votre solution de gestion de documents numériques devrait être facile et peu coûteux. Vous devriez pouvoir ajouter des documents papier ou numériques par téléchargements, par courriels ou par FTP sécuritaire.

Lorsque vous numérisez des documents, assurez-vous que vous n’avez pas besoin d’un logiciel ou d’un équipement spécial.  Vous devez également avoir la possibilité de créer une bibliothèque de vos propres formulaires électroniques afin de pouvoir continuer à réduire votre utilisation de papier au fil du temps.

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