La gestion des documents est un élément essentiel de toute entreprise, et vous avez besoin de savoir quoi faire avec vos documents tout au long du cycle de vie de l’information. Autrement, votre organisation pour faire face à des problèmes de sécurité et légaux majeurs. Dans ce billet de blogue, nous présentons des trucs pour savoir quand et comment numériser, entreposer et détruire vos documents.
La numérisation des documents
Pourquoi garder une filière remplie de documents actifs lorsque vous pouvez les numériser et entreposer numériquement ? La numérisation des documents est une excellente façon de libérer de l’espace de bureau fonctionnel et de faciliter l’accès à la plupart de vos documents de travail. Mais souvenez-vous : Convertir documents à des fichiers numériques prend du temps, de la patience et le bon équipement.
Avec un service de numérisation des documents, le processus de numérisation est géré pour vous. En utilisant des logiciels spécialisés et des scanners, des techniciens professionnel de la numérisation convertissent vos documents papier en des fichiers numériques. Voici les étapes du processus de numérisation :
- Les documents sont préparés pour la numérisation
- Les documents sont indexés selon l’information qu’ils contiennent
- La technologie de reconnaissance des caractères optiques (OCR) est appliquée afin de rendre la recherche dans les fichiers infinie
- Les fichiers sont transférés sur des médias physiques ou dans des applications de gestion des documents
- Vos fichiers nouvellement numérisés sont ensuite transférés sur des médias physiques ou ajoutés à votre application de gestion des documents.
L’entreposage des documents
Il est important de garder en tête que vous n’avez pas à numériser tous vos documents. Bonifier votre projet de numérisation des documents avec une solution d’entreposage des documents fiable garde vos coûts de numérisation bas et vous donne une solution pour protéger les documents qui sont moins vitaux tels que :
- Les contrats et les ententes
- Les impôts et dossiers de comptables
- Les standards de procédures d’opération
- Les dossiers clients et personnels
Puisque ces dossiers vitaux doivent être conservés en permanence, il est important de les entreposer dans un lieu d’entreposage sécuritaire, propre et sans rongeurs. Évitez les unités d’entreposage personnel ou les hangars multi-fonctionnels où les articles inflammables et combustibles peuvent aussi être entreposés.
Plutôt, choisissez un centre des documents commercial où vos documents sont entreposés et gérés de façon professionnelle. Seul le personnel de la gestion des documents investigué et pré-autorisé ont la permission d’accéder à la bâtisse. La sécurité de vos documents est maintenue grâce aux systèmes de sécurité suivants :
- Surveillance interne et externe 24/7/365
- Une technologie du contrôle des accès pour les lieux
- Des systèmes d’alarme avec surveillance active
- Une technologie de codes barre suit vos dossiers vitaux alors qu’ils sont protégés contre le feu, les inondations et les désastres naturels.
Le déchiquetage des documents
Conserver des documents plus longtemps que nécessaire peut augmenter les risques potentiels pour votre entreprise. Ceci est dû au fait que les documents peuvent être sujet à des révisions et des examens qui n’auraient pas lieu si ces derniers avaient été détruits à temps. Sous citation à comparaître, les politiques de rétention des documents sont souvent examinées et d’échouer à prouver que vous y adhérer peut résulter en des audits ou des actions légales défavorables. C’est pourquoi il est important d’avoir une routine sécuritaire et un processus de destruction des documents vérifiable.
Un service de déchiquetage des documents offre les trois options. Des professionnels en uniforme et investigués placent des contenants de récupération barrés partout dans vos bureaux. Sur une base prédéterminée le contenu de vos contenants est ramassé et détruit et vous vous voyez remettre un Certificat de Destruction pour vos documents.
La numérisation, l’entreposage et les destructions peuvent travailler ensemble afin de créer un programme de gestion des documents efficace.
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