Il est très étonnant que nous parlions encore de l’autorisation des signatures électroniques. La plupart d’entre nous vivent dans un monde hautement numérique (surtout ces derniers temps) et, dans bien des cas, nous touchons rarement à un bout de papier, à l’exception du courrier ordinaire, pendant des mois d’affilée. Cependant, malgré le fait que l’on entende parler de l’élimination complète de dossiers papier depuis des décennies, ces documents persistent encore.
Lois régissant les signatures et les dossiers électroniques
Le caractère légal des dossiers et des signatures électroniques s’appuient, aux États-Unis et au Canada, sur quatre lois fédérales types. Les États-Unis appliquent les lois suivantes :
- ESIGN : Les signatures électroniques dans le cadre de la Global and National Commerce Act (Loi sur le commerce mondial et national)
- UETA : La Uniform Electronic Transactions Act (Loi uniforme sur les transactions électroniques)
Le Canada applique des lois semblables à celles des États-Unis :
- LPRPDE : La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
- LUCE : La Loi uniforme sur le commerce électronique
La plupart des autres pays ont adopté des lois types similaires, sinon identiques. Tous les États des États-Unis et toutes les provinces du Canada, incluant les territoires, respectent ces lois types en les adoptant en tout ou en partie ou en adoptant une législation semblable. Toutes ces lois types sont neutres sur le plan technologique, c’est-à-dire qu’elles ne prescrivent pas de technologies particulières pour créer ou tenir à jour les dossiers électroniques. Les lois reconnaissent que les technologies évoluent au fil du temps; il est donc pratiquement impossible de prédire les développements futurs.
Exemptions à la loi
Chacune de ces lois fédérales comporte des exemptions en matière d’autorisation de signatures et de documents électroniques, notamment les testaments et les codicilles, ainsi que de nombreux documents sur le droit familial. À ces documents s’ajoutent les dossiers sur la sécurité, comme les avis de rappel de produits, les avis de fermeture d’installations, etc. Toutefois, la chose importante à retenir concernant ces lois fédérales types est qu’elles accordent beaucoup de latitude aux États, aux provinces et aux territoires en leur permettant de créer et d’établir leurs propres exemptions aux règlements sur les autorisations. La liste s’allonge considérablement pour certains États et certaines provinces. La Californie, par exemple, a ajouté un grand nombre d’exemptions à la loi fédérale.
De nombreuses exemptions appliquées aux échelles étatique, provinciale et territoriale sont spécifiques à certains secteurs. Veuillez donc y prêter attention en vous reportant à toutes les exemptions intégrées aux lois et règlements de votre secteur. En fonction de votre secteur d’activité, il peut y avoir un grand nombre ou un nombre négligeable d’exceptions supplémentaires, ou n’y avoir aucune exception. En règle générale, plus un secteur est réglementé, plus il comporte d’exemptions.
Comment identifier les exemptions
Il demeure qu’on devrait toujours tenir pour acquis que la plupart des dossiers peuvent être conservés et signés sous format électronique. Pour connaître les directives, veuillez vous adresser aux autorités de votre État, province ou territoire responsables des lois et règlements en matière de dossiers et de signatures électroniques. Ces autorités vous feront part des directives générales sur toutes les exemptions en vigueur, que l’autorité en question ait adopté les lois types fédérales en tout ou en partie ou établi ses propres règlements. Vous aurez ainsi une bonne longueur d’avance sur l’identification des exceptions.
Mais n’oubliez pas que, encore une fois, en fonction de votre secteur d’activité, il pourrait y avoir des exemptions additionnelles enfouies dans les diverses lois et règlements quant à l’autorisation des dossiers et des signatures électroniques. Par conséquent, veillez toujours à ce que vous soyez prêt à vous lancer dans des recherches juridiques comme un détective.
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