Beaucoup de travailleurs du savoir s’initient à une activité que certains d’entre nous pratiquent depuis un certain temps : le travail à distance ou, plus précisément, le travail à domicile. Cette activité comporte plusieurs défis, dont un défi important que nous connaissons tous trop bien : la sécurité des données et le risque lié aux données. Les changements s’opèrent très rapidement, et le développement de nouveaux processus et flux de travail d’entreprise ne font que s’ajouter aux difficultés à surmonter pour travailler dans un environnement sécuritaire.
Nous comptons probablement autant de scénarios liés au travail à domicile que de lecteurs du présent article. Toutefois, de nombreux éléments à considérer s’appliquent à tout le monde, ou presque.
Le maillon faible de la sécurité des données : nous
Premièrement, il est important de retenir que la gestion de la sécurité des données et du risque lié aux données relève en partie de la technologie logicielle, de l’équipement, des processus et des comportements humains – l’humain étant, le plus souvent, le maillon faible. Même s’il existe d’autres points faibles à exploiter, cette exploitation nécessite, en général, la coopération involontaire d’un humain pour être fructueuse. L’humain à lui seul peut suffisamment faire échouer toutes les autres mesures.
Deuxièmement, le risque lié aux données ne repose pas uniquement, mais plutôt en grande partie, sur la sécurité. Pour atténuer le risque lié aux données, il est important de disposer des bons outils qui permettront de s’assurer que les données sont de grande qualité. De plus, une bonne gestion des données est nécessaire afin que votre entreprise les utilise avec efficacité.
En tenant compte de ces principes, réfléchissons maintenant aux mesures que vous devez prendre.
À l’exception des personnes qui gèrent de nouvelles responsabilités associées à la pandémie, tous poursuivent toujours leurs tâches habituelles de façon semblable. La seule différence est que les bureaux sont beaucoup plus éloignés les uns des autres. Réfléchissons à ce que cette disposition nécessite :
- Si, avant ce changement, vous aviez la responsabilité de gérer des informations sensibles, comme les dossiers des Ressources humaines, les secrets commerciaux ou les finances de l’entreprise, ou encore la recherche, votre responsabilité de protéger ces informations sensibles demeure comme d’habitude.
- Dans la mesure où vous aviez besoin de collaborer avec d’autres personnes pour exécuter vos tâches, vous devrez continuer de le faire.
- La nécessité de veiller à ce que vos données et vos dossiers soient complets et exacts n’a pas changé
Alors, comment faire pour satisfaire à toutes ces exigences dans un environnement domestique? Tout comme dans le passé (il y a quelques semaines seulement), vous utilisez toujours un bureau où travailler. Il s’agit tout simplement d’un autre bureau qui n’est probablement pas aussi bien organisé et aménagé que votre ancien lieu de travail. Mais pour obtenir de bons résultats, vous devez travailler dans votre nouveau bureau à domicile; commençons donc par aborder cet aspect.
Maximisation de votre expérience de travail à domicile
Vous devez d’abord commencer par aménager un espace qui sera consacré uniquement à votre travail, un espace permanent pour toute la durée de cette situation. Vous devez aussi avoir des attentes réalistes par rapport à ce dont vous avez besoin pour réussir votre travail dans cet environnement. Il y a quatre facteurs principaux dont il faut tenir compte.
1. Espace réservé
Vous ne pouvez pas partager votre espace de travail avec vos trois enfants pendant que ceux-ci font du coloriage, ni travailler efficacement lorsque vous devez débarrasser votre table de la salle à manger ou votre bureau pour déjeuner, dîner et souper. Si vous consacrez cet espace à l’une ou à l’autre de ces activités, ou même aux deux, il est inévitable que vos documents importants soient mélangés ou que vos enfants les abîment en consommant leurs boissons et leurs collations. Étant donné que vous et vos enfants êtes maintenant coincés à la maison pour un certain temps, créez un espace pour chacun de vous, peu importe ses dimensions.
2. Écran
Si vous avez l’habitude de travailler avec un grand écran ou plusieurs écrans, ne vous attendez pas à travailler de la même façon à l’aide d’un ordinateur portable doté d’un écran de 30 cm. Cette façon de faire vous rendra fou et risque de nuire à votre productivité et à la qualité de votre travail. Vous pourriez avoir été habitué à parcourir une dizaine de documents ouverts en même temps sur différents écrans. Si c’est le cas, ne sous-estimez pas l’exaspération, l’irritation et l’inefficacité que risque de vous causer cette pratique sur un seul écran minuscule. J’utilise quatre écrans de 68 cm placés devant moi pendant que j’écris le présent article, et cet investissement a vraiment valu la peine.
Et, bien sûr, il faut prévoir l’espace nécessaire pour utiliser quatre grands écrans. Un coin de la table de la salle à manger ne fera pas l’affaire.
3. Papier
Un bureau complètement sans papier n’est pas encore en passe de devenir une réalité. Je m’y penche depuis 25 ans déjà et j’y arrive tant bien que mal. Toutefois, je me trouve toujours assise entre une pile de papier à droite et une pile de papier à gauche. Votre espace de travail doit être adapté à cette réalité et vous devez prévoir de l’espace supplémentaire pour vos documents. Sinon, vous serez aux prises avec une autre version du problème que pose un écran de 30 cm : devoir parcourir des piles de copies papier désorganisées pour trouver le document imprimé qu’il vous faut, avec les résultats que vous connaissez.
Si le document papier que vous n’arrivez pas à trouver contient des informations sensibles ou associées à des délais cruciaux, la recherche désespérée du document augmentera beaucoup votre niveau de stress. Fouiller dans la poubelle, le bac de recyclage et parmi de vieux journaux pour trouver quelque chose est totalement inefficace; ne vous imposez pas cette tâche. Veillez à aménager un véritable espace de travail qui vous laissera de la place pour étaler vos documents au besoin.
4. Alimentation et surtension
Il vous faudra beaucoup plus de prises de courant que vous ne le croyez. Vous serez étonné du nombre d’appareils que vous devrez installer pour aménager une plateforme de travail efficace et du nombre de barres d’alimentation qu’il vous faudra pour répondre à cette demande. Choisissez un espace dans la maison qui vous donnera accès au plus grand nombre de prises de courant murales.
Si vous vivez dans un espace où les courts-circuits sont fréquents, veillez à utiliser un dispositif de protection de la batterie ou de protection contre les surtensions. Les pannes d’électricité et les surtensions risquent de vous faire perdre beaucoup de données si vous n’y êtes pas préparé.
Pour exécuter vos tâches efficacement, nous vous recommandons donc de créer un espace de travail bien aménagé selon l’espace et l’argent dont vous disposez. Cet aménagement rendra votre expérience de travail à domicile beaucoup plus agréable.
Passez outre à vos risques et périls!
Toutes ces mesures que je viens de vous expliquer peuvent vous sembler très simples, ce qui est tout à fait le cas, mais beaucoup de personnes n’en tiendront pas compte et finiront par le regretter. Ne prenez pas le risque de voir vos données détruites parce qu’un tout-petit déchaîné a déversé son jus de pomme sur votre ordinateur portable ou que vous avez jeté un document contenant plein d’informations sensibles des Ressources humaines avec le journal de la veille. Ce n’est pas aussi excitant que le piratage de votre système par Poutine ou par les Nord-Coréens, mais le résultat est tout aussi dommageable.
Toutes les informations que j’ai mentionnées ci-dessus sont tirées de ma vaste expérience personnelle. Pendant de nombreuses années, j’ai exploité une entreprise virtuelle dans un minuscule bureau à domicile tout en jouant les « Monsieurs Maman » afin de m’occuper de deux enfants d’âge préscolaire. Maintenant, ils sont grands et ont quitté la maison et j’habite seul avec mon chat, lequel aime marcher sur mon clavier lorsqu’il n’est pas en train de dormir dessus. Si vous ne sauvegardez pas votre travail et ne verrouillez pas votre ordinateur, un enfant ou un animal de compagnie pourrait faire d’immenses dommages pendant les quelques minutes que vous passez dans la cuisine pour remplir votre tasse de café. L’enfant de trois ans a fini par passer à autre chose, mais, quant à mon chat, j’ai dû déclarer forfait et mettre un oreiller sur le coin de mon bureau pour qu’il puisse y faire sa sieste. Cela a fonctionné.
Pour obtenir davantage de conseils sur les façons de réduire les risques, consultez notre livre blanc :
The Risks and Opportunities of Managing Information Chaos (Les risques et les possibilités associés à la gestion du chaos de l’information)
