À mesure que leurs activités prennent de l’expansion, les entreprises produisent et stockent une quantité grandissante de données. Avec un nombre toujours croissant de dossiers physiques et numériques, les entreprises s’exposent davantage aux atteintes à la sécurité et aux problèmes de conformité. En 2017, la suppression par mégarde de dossiers, la configuration erronée de bases de données et d’autres problèmes non intentionnels liés à la sécurité ont entraîné la divulgation de 1,9 milliard de documents à l’échelle mondiale, à en croire Gemalto, une firme spécialisée en sécurité numérique. De plus, l’IDC (Centre de détection des intrusions du gouvernement du Canada) estime que la plupart des entreprises échouent aux vérifications en raison de dossiers introuvables. Tenter de retrouver des documents perdus prend près de 20 % du temps des gestionnaires de documents et représente près de 30 % de tous les problèmes majeurs à risque accru.Pour cette raison, il est important d’établir ou d’améliorer vos pratiques d’entreprise en matière de gestion des dossiers et de l’information, ainsi que de gouvernance des informations. Si vous ne savez pas par où commencer, embauchez un conseiller en gouvernance des dossiers et des informations. Son expertise vous permettra d’économiser du temps et de l’argent précieux tout en atténuant les risques grâce à un programme justifiable sur le plan juridique.

Gestion des dossiers et de l’information et gouvernance des informations : Vous aurez besoin des deux processus

La gestion des dossiers et de l’information et la gouvernance des informations ne sont pas la même chose, mais elles ne peuvent exister l’une sans l’autre.

La gouvernance des informations est un processus selon lequel les entreprises font appliquer des comportements souhaitables en matière de création, d’utilisation, d’archivage et de suppression des informations d’entreprise. L’objectif de la gouvernance des informations consiste à assurer la conformité aux lois et aux règlements, à atténuer les risques et à protéger la confidentialité des données sensibles portant sur l’entreprise et les clients.

La gestion des dossiers et de l’information porte sur la façon de stocker, de gérer, de protéger et de détruire les données à la fois physiques et électroniques. Ce processus se rapporte notamment à la façon dont votre entreprise effectue la gestion des données existantes et de leurs plateformes de stockage, qu’il s’agisse de classeurs ou du service en nuage.

Pour exercer vos activités dans l’environnement actuel, axé sur le contenu et la gestion d’une panoplie de dossiers, votre boîte à outils devrait être muni d’un système de gestion des dossiers et de l’information ainsi que de gouvernance des informations. Le parcours vers un programme couronné de succès peut sembler intimidant, mais soyez sans crainte. Vous n’avez pas à le faire tout seul. Même les plus grandes entreprises au monde commencent à se concentrer sur la mise en œuvre de ces programmes, et un conseiller en gouvernance des informations sera à même de les aider à concevoir leur stratégie et leur intégration.

Conseillers en gestion des dossiers et en gouvernance des informations

La question la plus difficile à se poser est souvent de savoir « par où commencer », surtout lorsque de nombreuses entreprises ne sont même pas conscientes des conséquences d’une mauvaise planification ni de la manière optimale d’organiser et de stocker les données en vue d’économiser du temps et de l’argent, et ce, tout en améliorant la productivité des employés et en accroissant la conformité globale.

Voici six raisons pour lesquelles votre entreprise devrait faire appel à un conseiller en gestion des dossiers et de l’information et en gouvernance des informations.

  1. Éviter les vérifications et les amendes

Le fait de ne pas respecter les normes en matière de conservation des dossiers peut nuire à votre entreprise. Les organismes médicaux, comme les agences PIPEDA, DPA et HIPPA, exigent le respect de normes strictes en matière de sécurité. Lorsqu’elle fait affaire à l’étranger, votre entreprise risque de transgresser le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.

Une infraction ou un échec à la vérification risque de coûter à votre entreprise des milliers de dollars en amendes ou en frais juridiques pour assurer la défense, en plus d’entraîner éventuellement la suspension de vos activités. Faites appel à un conseiller en gouvernance des informations pour connaître ces directives et règlements avant d’intégrer une politique en matière de gouvernance, et ce, pour vous assurer d’être en conformité dès le départ ET de demeurer en conformité par la suite. La première étape consiste souvent à effectuer une simple analyse des lacunes de votre plan et de vos procédures en vigueur.

  1. Prévention de la violation des données

La seule chose pire qu’une amende est une violation des données. Le seul fait que des informations privées se soient retrouvées entre de mauvaises mains a, en 2017, coûté en moyenne 3,62 M$, selon une étude menée par Ponemon. En plus de vous exposer à des amendes et à des pénalités, vous risquez de perdre la confiance des clients et de subir d’autres conséquences juridiques. Comme si cela ne suffisait pas, vous pouvez aussi vous attendre à une diminution de la valeur de votre marque de 21 % par suite d’une violation des données. Faire appel aux services d’un conseiller en gestion des dossiers et en gouvernance des informations peut sembler coûteux. Toutefois, le coût à assumer pour vous protéger est bien peu par rapport aux conséquences financières et à la perte de la confiance en votre marque en raison d’une brèche.

  1. Suivre le rythme de la production des données

Dans l’environnement numérique d’aujourd’hui, votre entreprise produit plus de données et de contenus que jamais, et la quantité de données électroniques croît de façon exponentielle. En 2017, les internautes ont créé 2,5 quintillions d’octets par jour, et ce nombre ne devrait aller qu’en augmentant. Les experts s’attendent à ce que le paysage numérique progresse pour atteindre 176 zetta-octets d’ici 2025 (ce qui représente 1 000 octets multipliés par sept).

À mesure que la production d’informations numériques ne fait qu’augmenter, vous devez garder le cap pour garantir la conformité de l’entreprise et protéger vos employés et vos clients. Si vous ne maîtrisez pas la gouvernance des informations et la gestion des dossiers et de l’information dès maintenant, la situation sera bien plus difficile à maîtriser à l’avenir. Un conseiller en gestion des dossiers et en gouvernance des informations est à même de vous aider à déterminer quelle information constitue un véritable « dossier » et à diminuer la quantité de données stockées et d’infrastructures nécessaires pour gérer ces données.

  1. Adoptez le virage numérique avec un partenaire de confiance

Que vous ayez besoin d’une solution entièrement numérique ou hybride, la planification et la gestion appropriées des métadonnées sont la clé de votre succès. Une fois le processus de numérisation et de catalogage des données terminé, vos employés peuvent facilement récupérer les informations à l’aide de votre plan de gouvernance des informations. En intégrant un système de catalogage numérique, vous permettrez à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent. Grâce aux directives prodiguées par un conseilleur, votre entreprise sera apte à prendre un certain nombre de mesures positives, dont la mise en œuvre du meilleur plan de numérisation des dossiers papier. Le fait de connaître les bonnes questions à poser permettra à votre entreprise de réussir dès le départ.  

  1. Déployez de meilleures communications entre les services

L’intégration d’une politique de gouvernance des informations permettra à tous les employés chargés de la protection de vos données de savoir comment agir dans toutes les situations. En collaborant avec un conseiller en gouvernance des informations en vue de développer des procédures de gestion des catastrophes naturelles, de la perte de données ou des fusions et des acquisitions, vous serez à même de diffuser des communications précises à l’échelle des services. Que les employés de votre entreprise soient nouveaux ou chevronnés, leur compréhension d’un système uniforme de gestion des données leur permettra de recourir à des approches méthodiques pour régler les difficultés courantes. De plus, les processus d’automatisation peuvent améliorer les communications dans une mesure importante.

  1. Réduction des coûts associés au repérage et au stockage des informations

Le même principe s’applique à tous les secteurs : l’efficacité des processus compense l’augmentation des coûts. En outre, la collaboration avec un partenaire de confiance se traduit par des efficiences dès le départ. Un conseiller en gestion des dossiers et en gouvernance des informations connaît les besoins en espace de stockage de votre entreprise, la bonne façon de stocker vos dossiers, les types de procédures de destruction sécurisées à mettre en place et le type de système de stockage numérique le mieux adapté à votre secteur. Et plus important encore, le conseiller connaît les règlements et les organismes de réglementation qui régissent votre entreprise et, par conséquent, peut vous aider à créer un programme exhaustif et défendable sur le plan juridique.

Une fois ces processus intégrés, votre entreprise sera à même de mener ses activités plus rapidement, plus efficacement et, surtout, de façon plus conforme.

Trouver le bon conseiller en gestion des dossiers et en gouvernance des informations

Un conseiller compétent et efficace en gestion des documents et en gouvernance des informations devrait offrir les produits, les services et l’expertise qui aideront les clients à concevoir, à intégrer et à appliquer des programmes de gouvernance des informations à la fois modernes et juridiquement défendables.

Ce conseiller devrait également offrir des services et des solutions permettant de créer une feuille de route et un chemin vers la gouvernance transformationnelle des informations.

L’expertise en services-conseils et en politiques de conservation des dossiers est une composante essentielle, et ces services et politiques devraient être adaptables à toutes les tailles d’entreprise et verticalement pour faire montre de polyvalence et de la capacité de croître avec les clients.

En conclusion, réussir à trouver le conseiller et partenaire qui convient est la clé pour passer au niveau transformationnel de la gestion des dossiers que toutes les entreprises s’efforcent d’atteindre. Le suivi des directives et l’application des suggestions ci-dessus vous permettront de partir du bon pied pour créer un programme couronné de succès. Pour en savoir davantage sur les pratiques exemplaires en gouvernance des informations, consultez la webémission diffusée par Access sur la gouvernance totale des informations.

Jen Farnham est une experte de l’industrie en gouvernance des informations et en conformité des données. Elle possède plus de 13 ans d’expérience en gestion réussie des comptes clients, notamment au service de certaines des plus grandes sociétés et des plus grands organismes gouvernementaux de la Californie.