Prendre une décision d’affaires éclairée veut dire de poser les bonnes questions, et le fait de considérer une solution de numérisation des documents pour votre organisation ne fait pas exception. Trouvez ici les réponses aux questions les plus demandées sur la numérisation des documents.
1. J’ai déjà un numériseur de bureau. Ai-je aussi besoin d’un logiciel de gestion des documents ?
Un numériseur ou copieur de bureau est efficace pour numériser quelques documents à la fois. Mais après avoir numérisé, vous allez encore avoir besoin d’identifier vos images numériques en plus de devoir les assigner à un fichier de rangement afin qu’elles soient facilement trouvables. Un service de numérisation des documents professionnel automatise le processus en offrant une solution complète de gestion des documents. Vos documents numérisés sont identifiés, indexés et même hébergés pour vous.
2. Quelles mesures dois-je prendre lorsque je numérise mes documents ?
Numériser vos documents papier veut dire plus que de seulement les passer dans votre numériseur. Avant de numériser, vous devez retirer les agrafes et les trombones de vos fichiers. Ensuite, des étapes importantes devraient être suivies :
L’indexation des fichiers
L’application de la reconnaissance des caractères optiques (OCR)
Le chiffrement des fichiers numériques
L’optimisation de la résolution de l’image
Le renforcement de l’image
De strictes mesures du contrôle de la qualité devraient être appliquées à chaque étape du processus de numérisation afin d’assurer la précision et la qualité. Un service de numérisation des documents vous fait sauver du temps en offrant une expertise en numérisation spécialisée et en gestion des documents.
3. Quel format de fichier devrais-je utiliser lorsque je sauvegarde mes documents numérisés ?
Le format que vous choisissez dépend de comment et d’où vous entreposez vous images numériques. Un fournisseur de numérisation des documents peut convertir vos dossiers papier en une variété de formats de fichiers qui s’intègrent de façon transparente à vos applications préférées de gestion des documents ou à votre système de gestion du contenu électronique (ECM).
4. Qu’est-ce que la reconnaissance des caractères optiques ?
La reconnaissance des caractères optiques (OCR) est le processus de conversion de vos images numérisées en un texte entièrement consultable. Lorsqu’appliquée durant le processus de numérisation, l’OCR vous permet de cibler de l’information spécifique dans un document en utilisant une simple recherche de mot.
5. Quel est le meilleur moyen de numériser de gros documents ?
Numériser de gros documents de format non-standard comme des plans ou des dessins d’inginérie requiert de l’équipement spécialisé. Au lieu de dépenser des milliers de dollars sur un numérisateur de grand format que vous n’utiliserez probablement qu’occasionnellement, économisez de l’argent et du temps et sous-traitant la numérisation de vos grands documents à des professionneles de la numérisation des documents.
6. Y a-t-il des avantages à numériser des documents que je vais éventuellement détruire ?
Cela dépend du niveau d’activité de vos documents et s’ils sont essentiels à votre flux de travail quotidien. Si vos documents sont rarement consultés et doivent être détruits bientôt, il revient moins coûteux de les entreposer hors site. Un service d’entreposage des documents qui offre une solution de numérisation sur demande vous fait économiser des l’argent en vous faisant parvenir une copie numérique de votre document seulement lorsque vous en avez besoin.
7. Est-ce que cela coûte plus cher de sous-traiter mon projet de numérisation des documents ?
L’avantage de sous-traiter votre numérisation des documents est que votre fournisseur de numérisation peut évaluer avec précision la portée et le coût de votre projet de numérisation. Gardez en tête que le prix est seulement l’une des choses à prendre en considération ; la qualité et la résolution de l’image sont aussi importantes. Afin d’assurer que vos images de documents soient utilisables à long terme, assurez-vous que chaque page est numérisée selon les meilleures qualité et résolution du premier coup. Autrement, vous allez dépenser plus d’argent dans le futur puisque vous aurez de nouveau à numériser vos documents.
8. Comment est-ce que je peux savoir que mes documents d’origine vont rester confidentiels ?
Un fournisseur de numérisation des documents reconnu et de propriété locale n’utilise que des techniciens de la numérisation des documents investigués et liés par contrat. Aucune étape du processus de numérisation et de conversion des documents n’est sous-traitée localement ou outre-mer à un tierce fournisseur. Une stricte chaine de manutention est maintenue alors que vos copies originales sont transportées, durant le processus de numérisation et durant la livraison finale de vos images.
Nous espérons que d’avoir répondu à vos questions fréquemment demandées vous aidera à déterminer vos priorités et à choisir la bonne solution de numérisation et de gestion des documents pour votre entreprise !