La pandémie mondiale a instantanément changé la façon dont la plupart des entreprises fonctionnent. Vers le 16 mars, des notes à l’échelle des entreprises ont demandé à tous de prendre leurs effets personnels, de quitter leur bureau et de commencer à travailler à domicile. Les bureaux ont été abandonnés et subsistent avec des équipes réduites pour tenter de maintenir l’infrastructure des entreprises. Le travail à distance est devenu le nouveau paradigme du jour, et tous ont dû déterminer comment poursuivre leur travail. Pour les entreprises qui utilisent des documents et des dossiers papier, cela a causé un problème immédiat. Que faire si vous devez accéder à distance à des informations essentielles d’entreprise? Et pour ceux qui comptent encore beaucoup sur les documents papier, ce changement a causé un défi logistique. C’est particulièrement évident chez les cabinets d’avocats. Comme la plupart des bureaux, le cabinet d’avocats stéréotypé, avec ses aires de réception étincelantes, ses couloirs bordés d’art, ses vues de bureaux de 20 étages et ses salles des dossiers, est maintenant vide. L’état de la transformation numérique pour chaque cabinet d’avocats était soudainement apparent. Chaque avocat qui tente maintenant de travailler à distance est confronté aux répercussions :
- Comment accéder aux documents de cas entrants qui sont acheminés à l’adresse du bureau?
- Comment extraire un document d’un dossier entreposé dans la salle des dossiers?
- Que se passe-t-il lorsque plus d’un avocat travaille sur le même cas et que le dossier dont il a besoin est au domicile d’un autre avocat?
- Comment déterminer quelle boîte récupérer afin d’obtenir le document dont il a besoin pour remplir son nouveau dossier?
Le travail à distance a accéléré le remplacement des documents papier par des processus numériques. Jusqu’à tout récemment, ce changement a été long et lent. Bien que les avantages soient évidents – un accès plus rapide aux informations, un format plus sûr et résilient, une distribution plus facile –, le coût, les ressources et la gestion du changement ont été des obstacles.
Les cabinets d’avocats ne sont pas conçus pour être innovateurs
Les cabinets d’avocats sont des entreprises qui produisent énormément de documents. Leur travail génère un grand nombre de dossiers officiels : les contrats, les ententes, les plaidoiries judiciaires, les dossiers importants, les testaments et les dossiers de procès-verbaux, entre autres. Le volume de contenu créé et la nature collaborative de l’exécution d’un cas signifient que les cabinets d’avocats pourraient bénéficier grandement d’une initiative de transformation numérique réussie. Pourtant, les cabinets d’avocats sont souvent les plus résistants au changement. Cela s’explique notamment par la nature de la profession; les avocats considèrent le passé pour établir un précédent. Le papier est un format établi avec des routines établies qui assurent la conformité aux normes de confidentialité et d’éthique des clients. Une solution numérique doit être soigneusement vérifiée pour s’assurer qu’elle respecte les codes de responsabilité professionnelle régissant l’éthique des avocats.
En général, les avocats ont tendance à accumuler des dossiers, contrôler l’accès, se méfier de la technologie et vouloir garder leurs documents à portée de main afin de protéger la confidentialité des clients. De plus, l’entreprise du cabinet d’avocats est un partenariat. Les investissements dans la technologie et l’innovation proviennent plus directement des poches de l’associé que des dépenses prévues au budget d’une société. Le risque perçu lié au respect des normes d’éthique combinées à la mise en commun des ressources financières a entraîné de nombreux cabinets d’avocats à accuser un retard en matière d’innovation et d’automatisation.
Il est temps de numériser les opérations juridiques
Pendant ce temps, la pression pour fonctionner plus efficacement s’est accrue. Les tribunaux cherchent à réduire les coûts et à devenir plus efficaces en éliminant le papier et en élaborant des procédures de dépôt électronique. Généralement, en litige, l’acte de communication préalable, dans le cadre duquel les parties opposées échangent la documentation demandée, donne lieu à des efforts considérables pour « ensevelir la partie adverse sous une montagne de paperasse ». Les tribunaux ont exigé que cela se produise par voie numérique, éliminant ainsi le papier du processus. De plus, les cabinets d’avocats recrutent continuellement de nouveaux talents auprès des facultés de droit, et c’est un processus concurrentiel. Les étudiants en droit qui ont été formés dans un monde numérique sont entraînés à tirer parti des systèmes technologiques et des outils automatisés. La capacité de soutenir ces compétences est devenue un impératif de recrutement, alors que les cabinets d’avocats cherchent à attirer les meilleurs talents à leur cabinet.
Cela a créé une dynamique d’adoption lente et inégale au sein des cabinets d’avocats. Les avocats qui ont adopté la technologie dès le début font graduellement progresser l’innovation, tandis que les associés résistants aux technologies insistent sur le maintien de pratiques anciennes et luttent contre les investissements nécessaires. La pandémie a soudainement placé ces forces opposées dans une dynamique de dialogue. Des initiatives en attente pour la numérisation et l’automatisation ont été rapidement mises en œuvre, surtout lorsque des économies de coûts peuvent être démontrées.
C’est une dynamique intéressante : alors que les avocats fuyaient le bureau, les entreprises affrontaient cette peur de longue date selon laquelle la productivité baisserait et les heures facturables, moteurs de leurs revenus, seraient diminuées. La pandémie a permis de mettre à l’épreuve cette théorie à grande échelle, et les résultats démontrent que la productivité n’a pas été touchée par les organisations technologiques. Beaucoup soutiennent que l’élimination de la nécessité de se vêtir adéquatement pour le bureau, des longs trajets, des perturbations au bureau et de la course au dîner a contribué à la productivité accrue.
Rationalisation des coûts des opérations juridiques grâce à la transformation numérique
Qu’arrive-t-il aux bureaux coûteux qui sont maintenant vides? Que se passe-t-il lorsque les avocats réalisent qu’ils sont toujours efficaces sans aller au bureau? L’examen à grande échelle des baux immobiliers et des obligations a déjà commencé. La réduction des vestiges et la consolidation sont inévitables. De plus, les classeurs, les salles des dossiers et les boîtes remplies de papier font obstacle au progrès.
Au fur et à mesure que le flux de travail devient numérique, ce papier sera éliminé. Le courrier entrant est numérisé et acheminé électroniquement aux destinataires prévus. Les documents et les dossiers demandés ne sont plus tirés de la tablette, placés sur un chariot et apportés au bureau de l’avocat. Ces dossiers sont également numérisés et transmis électroniquement. Il en va de même pour les dossiers fermés qui sont en boîte et envoyés à l’entreposage. Pourquoi demander une boîte de l’entreposage, qui sera placée dans un camion et livrée en ville – vers où? un bureau vide? Le tout peut être numérisé et livré par voie électronique.
Abandonnez la mentalité reposant sur la primauté du papier
Dans le monde actuel, la plupart des documents commencent sous forme numérique. Le comportement consistant à imprimer et à créer une version papier est une habitude qui perpétue la nécessité de gérer et d’entreposer des dossiers physiques. Pendant de nombreuses années, les cabinets d’avocats ont imprimé tous les courriels afin qu’ils puissent être placés dans les dossiers de correspondances, surchargeant le personnel de la salle des dossiers de piles de papier chaque jour. L’adoption d’une transformation numérique efficace offre l’occasion de tirer parti des capacités des systèmes technologiques internes. Ces systèmes sont conçus pour gérer les documents et les processus numériques intégrés pour créer, distribuer, collaborer, entreposer, suivre et éliminer les documents. Vous pouvez créer des stratégies pour réduire et éliminer le papier existant en numérisant et en livrant les documents demandés par voie électronique, élaborer et appliquer des politiques pour l’élimination sécuritaire et justifiable des documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou utiles.
C’est le moment ou jamais
Bien sûr, tout cela demande des efforts, du savoir-faire et de l’argent. La plupart des cabinets d’avocats disposent déjà de nombreux systèmes logiciels adéquats qui ne sont pas entièrement utilisés. La gestion du changement, pour toutes les raisons évoquées, est une barrière majeure. Les processus concernés ne sont pas le domaine des avocats, mais des ingénieurs de processus et des spécialistes des systèmes. Le meilleur moment, c’est maintenant, et la pandémie de 2020 a mis en évidence à la fois les avantages et les conséquences de la prise de mesures pour le changement.
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