Évolution de la gestion des dossiers : Étapes indiquées pour suivre le rythme de la nouvelle notion de gouvernance de l’information

Évolution de la gestion des dossiers : Étapes indiquées pour suivre le rythme de la nouvelle notion de gouvernance de l’information

Kevin Craine, responsable de la stratégie de contenu, AIIM

Le concept et l’importance de la gestion des dossiers évoluent. Malgré le fait  que l’atténuation des risques et le maintien de la conformité soient des composantes importantes des entreprises, ces dernières commencent maintenant à adopter une approche différente en matière de gouvernance de l’information qui favorise le rendement et les possibilités organisationnels. Comme le volume, la rapidité et la variété des informations sur l’entreprise sont de plus en plus importants, il faut disposer de stratégies bien conçues et adaptées en matière de gestion des dossiers. 

Une recherche de l’AIIM a permis de découvrir que 79 % des entreprises s’étaient rendu compte qu’elles devaient passer à une véritable numérisation de leur entreprise pour survivre. En tant que devise qui stimule et finance cette transformation, l’information représente l’atout le plus précieux d’une entreprise. Pour en tirer profit pleinement, les entreprises devront adopter de nouvelles approches en matière de gestion des dossiers et redéfinir la notion de gouvernance de l’information pour leur entreprise. 

Une récente discussion entre experts AIIM en ondes a permis d’explorer une approche plus intelligente. La présente fiche de conseils exposera un aperçu et certaines recommandations de nos experts.

Ce n’est pas le seul prix à payer pour faire des affaires

Pour certains, le thème de gestion des dossiers paraît banal ou désuet, mais la réalité est que les entreprises d’aujourd’hui redécouvrent l’importance des méthodes de gestion de l’information. Ceci, surtout en sachant que la souplesse accrue, une meilleure intelligence des affaires et un meilleur rendement opérationnel sont devenus essentiels à la transformation numérique. Il est donc important d’aller au-delà des perceptions communes envers la gestion des dossiers, surtout pour les cadres supérieurs.

Quarante-cinq pour cent (45 %) des entreprises affirment que leurs cadres supérieurs « participent peu » ou « ne participent pas du tout » à la gouvernance de l’information

« Malheureusement, peu de cadres supérieurs sont motivés par la gestion des dossiers », a affirmé Peggy Winter, présidente de AIIM International et invitée à la discussion AIIM en ondes. « On perçoit généralement la gestion des dossiers comme le coût à payer pour faire affaire. Nous constatons toutefois que les notions de gouvernance et de stratégie s’intègrent aux conversations et nous reconnaissons le rôle de la gestion des dossiers dans les activités essentielles aux affaires et à la réalisation de notre mission. »

Gouvernance : Le remède pour empêcher le chaos de l’information

Les entreprises consacrent beaucoup de temps et d’argent à la gestion de l’information. Selon Gartner, la plupart des entreprises consacrent de 3,5 % à 7 % de leurs revenus à ce processus, et ce pourcentage s’accroîtra au fur et à mesure qu’augmentera le volume de données à gérer. Une récente étude d’AIIM a permis de découvrir que les entreprises prévoyaient recevoir, au cours des 24 prochains mois, de X à 4,2 X plus d’informations. En outre, plus de 60 % de ces données ne sont pas structurées. Par conséquent, de plus en plus d’entreprises reconnaissent maintenant qu’il est essentiel d’établir la gestion des dossiers parmi leurs grandes priorités stratégiques afin de réussir à gérer le chaos de l’information.   

La plupart des entreprises consacrent environ de 3,5 à 7 % de leurs revenus à l’informatique

John Montaña, PDG de Montaña and Associates, a indiqué la dichotomie entre le besoin de réduire la surcharge d’informations et celui d’exploiter cette richesse à l’avantage de l’entreprise. « Ceci peut causer une grande tension », a affirmé John. « Vous devez réduire la taille de ces ensembles de données, mais vous devez en même temps trouver un moyen de le faire tout en maximisant la valeur de ces informations. Les entreprises cherchent à trouver la réponse à cette question à un million de dollars, réponse qui se trouve au confluent des risques et des possibilités. »  

Recommandations visant à obtenir un avantage

Auriez-vous des recommandations à nous faire pour aller de l’avant? Notre groupe vous propose les étapes qui suivent.

Évaluer et vérifier les emplacements de stockage de l’information

Avant de tirer profit d’approches plus intelligentes en matière de gouvernance de l’information, il faut commencer par savoir exactement les types d’informations dont vous disposez, la quantité, leur emplacement et la valeur ou le risque qu’elles représentent pour l’entreprise. 

« De nombreuses entreprises possèdent une grande variété de systèmes d’information », a affirmé Montaña. « Vous devez donc commencer par vous poser la question suivante : quel est mon degré de connaissances sur tous ces systèmes? Est-ce que je sais à quel endroit ils se trouvent? Est-ce que je sais exactement ce qu’ils contiennent? Si vous n’arrivez pas à répondre à ces questions de base, vous savez tout de suite le travail que vous avez à faire. »

Établir une équipe multidisciplinaire de gouvernance de l’information

La formation d’une équipe multidisciplinaire de gouvernance de l’information est un moyen qui vous permettra d’augmenter l’efficacité de vos efforts et d’apporter une transformation à plus grande échelle. Cette équipe doit également intégrer des analystes des affaires, des professionnels des TI et des cadres qui collaboreront à réaliser des objectifs communs et à faire bénéficier toute l’entreprise des avantages. L’objectif consiste à intégrer les connaissances, les capacités et les techniques qui se sont révélées efficaces dans un secteur à d’autres applications à l’échelle de l’entreprise.

« Il est très, très important de faire appel à une équipe multidisciplinaire constituée de différentes parties prenantes », a affirmé Winton. « Les entreprises les plus efficaces savent qu’elles peuvent se différencier réellement en formant un comité directeur multidisciplinaire et en renforçant la valeur de la gouvernance de l’information grâce à de vraies réussites et à des réalisations professionnelles. Ceci, surtout compte tenu du fait qu’il est devenu essentiel de disposer de processus numériques et de processus axés sur les données pour se livrer concurrence dans le monde d’aujourd’hui. »  

Moderniser vos infrastructures

Il est essentiel d’utiliser des infrastructures modernes pour préparer la voie à la transformation numérique. Il est parfois difficile d’innover et de s’améliorer lorsqu’on utilise un cadre technique désuet. Tout en évaluant les possibilités offertes, soyez favorables à différentes approches en matière de gestion des dossiers, y compris à l’utilisation de la technologie infonuagique. Une approche hybride constituée de systèmes locaux appuyés par des solutions en nuage pourra s’avérer efficace, surtout pour les entreprises qui possèdent une riche expertise par rapport aux systèmes existants et qui ont investi beaucoup dans ceux-ci. Peu importe votre approche, une modernisation de votre infrastructure de l’information facilitera l’évolution de votre approche envers la gestion des dossiers et la gouvernance de l’information de façon à faire la différence, aujourd’hui et demain. 

La gouvernance de l’information permet d’améliorer le temps de réponse et les services et de procéder à l’analytique des données massives

Comment pouvez-vous atteindre ces objectifs? Dwight Griesman, vice-président principal du marketing chez Access, suggère de se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi d’unir cette vision aux besoins fondamentaux de l’entreprise. « Que votre travail consiste à activer l’information, à contribuer à prendre de meilleures décisions ou à tirer profit des données le plus possible, vous devez vraiment vous concentrer sur les questions commerciales de l’entreprise. Du PDG en passant par toutes les équipes qui planifient l’architecture de l’information, chaque personne doit utiliser le langage des affaires, et pas seulement celui de la gestion des dossiers. La question est de savoir comment ces informations auront le plus d’impact sur l’avenir de l’entreprise. »

Aller de l’avant

Près du deux tiers des entreprises sont dépourvues d’un plan de gouvernance rigoureux à l’échelle de leur entreprise

AIIM croit que les pratiques et méthodologies de gestion des informations sont essentielles à une transformation numérique réussie. Servez-vous de ces points de vue et de ces pratiques exemplaires en gestion des dossiers pour élaborer vos stratégies de gouvernance de l’information. Recherchez les fournisseurs et les partenaires qui possèdent l’expertise, les compétences et la vision appropriées pour tirer parti au maximum de vos efforts.

Access fournit des services en gestion de l’information aux entreprises du Québec et du Canada. Pour plus d’information, veuillez remplir le formulaire sur cette page.