La numérisation est une étape essentielle de la transition de votre service des RH vers une organisation moderne. Toutefois, comme de nombreux dirigeants apprennent sur le terrain, la numérisation des documents des RH n’est qu’un commencement. Qu’ils soient présentés sous format papier ou numérique, les documents doivent être gérés de façon à maximiser l’efficacité et à faciliter l’accès, tout en respectant les exigences de conformité et de sécurité.
En faisant appel à la bonne solution de gestion des documents des RH, votre organisation des RH sera à la hauteur. Toutefois, compte tenu de la panoplie de logiciels offerts, quels facteurs devriez-vous retenir pour faire votre choix? Voici un guide d’étude rapide qui porte sur les solutions de gestion des documents de votre service des RH.
Quelles sont les solutions de gestion des documents des RH?
Contrairement aux solutions de gestion de contenu des entreprises, aux solutions de services de contenu et aux autres applications générales, les solutions de gestion de documents des RH sont conçues pour répondre aux besoins précis des professionnels des RH en matière de sauvegarde, de gestion sécurisée et de suivi des documents papier et numériques. Votre solution de gestion du capital humain en nuage peut être complète sans pour autant vous offrir toutes les fonctionnalités qu’il vous faut en gestion des documents. Si votre service des RH a déjà intégré une solution de gestion du capital humain, vous avez probablement constaté que celle-ci n’était pas tout à fait à la hauteur.
En quoi se distinguent les solutions de gestion de documents des RH des solutions générales de gestion des documents qui sont déjà intégrées à mon infrastructure technique?
L’accès, l’efficacité, la conformité et la sécurité sont les capacités fondamentales de gestion des documents et dont tous les services des RH ont besoin. Les solutions générales de gestion des documents peuvent servir à gérer certaines de ces capacités, mais pas toutes. En revanche, les solutions en matière de documents des RH sont conçues pour répondre aux quatre critères suivants :
- L’accès : Les meilleures solutions de gestion des documents des RH de leur catégorie offrent un répertoire central qui permet de gérer les documents papier et numériques. En plus de vous permettre de numériser facilement les documents papier sans devoir utiliser de matériel spécialisé, elles sont infonuagiques, c’est-à-dire que toutes les personnes autorisées peuvent consulter les documents de partout.
- Efficacité : Les solutions de gestion des documents des RH peuvent faciliter la normalisation des processus courants des RH. Elles peuvent automatiquement classer les documents à partir de métadonnées configurées selon les critères que vous avez choisis, automatiser les flux de travail répétitifs et offrir des solutions libre-service aux employés.
- Conformité : Pour protéger votre entreprise, les applications de gestion des documents des RH appliquent automatiquement les politiques de conservation des documents et lancent des avertissements en cas de dossiers incomplets ou de documents périmés. Elles vous permettent de recueillir et de partager facilement les données à des fins de vérification ou de consultation en autorisant les utilisateurs à retirer des documents précis à partir de tous les dossiers des employés au lieu de lancer des recherches à partir des systèmes et dans les emplacements physiques.
- Sécurité : Les solutions de gestion des documents des RH restreignent l’accès des utilisateurs selon leur poste, leurs fonctions, leur emplacement et les documents, tout en autorisant un accès personnalisé. Concernant le partage de documents à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, le logiciel vous permet de configurer une date d’expiration de l’accès, de créer des espaces virtuels sécurisés de consultation et restreint les possibilités d’impression de documents ou de téléchargement afin de réduire les risques.
Quelle est l’utilité pour mon entreprise de faire appel à des solutions de gestion des documents des RH?
L’utilisation générale de solutions de gestion des documents ou même d’applications de gestion du capital humain expose votre entreprise au risque de non-conformité et au risque d’afficher des données sensibles aux personnes non autorisées. Les solutions de gestion des documents des RH permettent de régler ces problèmes.
Les solutions personnalisées en matière de gestion des documents des RH vous permettent de garder l’esprit tranquille grâce à une sécurité renforcée et au respect des normes de conformité. De plus, elles protègent votre entreprise des risques financiers et des risques liés à votre réputation. Elles font gagner du temps à votre organisation des RH grâce à l’automatisation des processus de routine et en classant les documents de façon à ce que vous les récupériez rapidement. Plutôt que de consacrer des heures à la recherche de documents ou à des tâches administratives fastidieuses, votre équipe des RH peut se concentrer sur les tâches qui créent de la valeur pour l’entreprise.
La bonne réponse
Alors que vous étudiez vos possibilités en matière de gestion des documents des RH, choisissez la bonne réponse en sélectionnant une solution conçue pour les besoins en RH. Une bonne solution en gestion de documents des RH permet de régler les problèmes liés à l’accès, à l’efficacité, à la sécurité et à la conformité, ce qui permet à votre entreprise d’exécuter une transformation numérique sans heurt.
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