Nous vivons dans un monde où les règles abondent, et beaucoup s’appliquent aux programmes de gestion des informations. Le fait de disposer de règles est la clé, mais si on ne les adopte pas, elles sont sans effet. Si vous n’arrivez pas à faire respecter les normes de gouvernance par les utilisateurs, c’est comme si vous n’en aviez pas.
Planification visant à assurer la conformité à la gestion des informations
Supposons que vous possédez une solide gamme de documents sur la gouvernance, dont un calendrier de conservation des dossiers, vos « règles » sur la gestion des informations. Vous avez des documents qui contiennent des informations sur les positions globales en matière de politiques, des directives sur les responsabilités, et même des conseils et des normes qui portent sur l’application des exigences liées aux programmes. Maintenant, il faut appliquer concrètement ces règlements dans l’entreprise.
Je n’essaie pas de dire que la gestion des informations est un processus complexe, mais ce concept relie beaucoup d’éléments en mouvement qui touchent tous les secteurs de votre entreprise. Et pour que le déploiement d’un programme complet soit réussi, tous les membres de l’entreprise doivent le comprendre et l’équipe de gestion des informations doit effectuer une planification.
La planification est la clé! Le plan directeur de votre programme (ou le plan stratégique) doit clairement élaborer le contenu du programme et la façon dont ce dernier sera déployé. Voici quelques facteurs importants dont il faut tenir compte dans le cadre de la création de votre plan et de votre programme.
Tenir vos parties prenantes informées
Tout d’abord, il est important que vos cadres se joignent à vous; préparez-leur un solide exposé 101 sur la gestion des informations (un exposé solide ne signifie pas qu’il doit être long). Expliquez-leur l’importance d’établir un programme de gestion des informations (abordez les points tels que l’atténuation des risques, la conformité réglementaire et la position défendable), puis montrez-leur les exigences fondamentales (abordez les processus tels que la création, le stockage, la conservation et la disposition). Présentez-leur des exemples concrets et reconnaissez que l’ensemble du personnel devra consacrer du temps à ce projet (surtout pour la formation). En même temps, rassurez-les en leur mentionnant que leur soutien et votre planification permettront de réduire les interruptions des activités.
Le deuxième élément le plus important à prendre en compte est la gestion des changements. Vous influencerez les méthodes qu’utilisent les gens chaque jour pour gérer les dossiers et les informations. Il est important de communiquer avec tous les membres du personnel à propos de ces répercussions. Vous devez non seulement offrir une formation au personnel, mais aussi les renseigner sur l’intégration des processus de gestion des informations. Présentez le programme en sachant bien ce que chaque public doit savoir. Rappelez-vous que beaucoup de personnes craignent le changement; préparez donc vos communications en ciblant les changements à venir et montrez comment on surmontera les difficultés. Soyez créatif tout en faisant preuve de simplicité.
Comme mentionné ci-dessus, la formation est un volet essentiel de l’intégration de ce projet. Il s’agit du deuxième volet essentiel du déploiement d’un programme de gestion des informations après la gestion des changements. Faites en sorte que vos séances de formation en ligne soient brèves (d’une durée de trois à cinq minutes, autant que possible), et divisez leur contenu en volets qui correspondent à l’exécution de votre programme. Intégrez des séances de formation technique et des séances de conformité lors desquelles le personnel pourra confirmer avoir lu la politique (dans le cadre de la séance en ligne) et qu’il respectera les exigences. Dans la mesure du possible, offrez des séances de formation en personne ou au moins des webinaires interactifs en direct. Il n’y a rien de mieux que de poser des questions à une personne en direct au cours d’une séance d’apprentissage et d’obtenir des commentaires instantanément. N’ayez pas peur de vous amuser.
Assurer une exécution efficace
On a approuvé votre projet, vous avez développé et exécuté un plan de communication efficace et vous avez offert une formation exceptionnelle… maintenant est venu le temps de déployer les exigences du programme (par étapes). Rappelez-vous de toujours informer les personnes concernées des étapes que vous prenez et permettez-leur en tout temps de poser des questions et d’obtenir l’aide technique dont ils ont besoin. Il est également important de faire un suivi, d’organiser des réunions de synthèse et d’obtenir des commentaires sur le déroulement de l’intégration et sur les préférences du personnel concernant le soutien continu.
Concluez auprès des cadres supérieurs et mentionnez-leur ce que vous avez appris du suivi sur l’intégration. Informez-leur de l’utilité de la formation sur les plans de déploiement de la prochaine étape ainsi que des services de soutien au programme à long terme. Offrez une formation de suivi au personnel et effectuez des évaluations des services en matière de conformité pour montrer votre engagement à apporter continuellement des améliorations au programme et à l’entreprise.
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