Justifier les dépenses de numérisation

Supposons que vous ayez décidé de faire le pas vers la numérisation ou d’augmenter l’étendue de vos efforts de numérisation. Vous allez réunir de nombreux documents papier, les numériser avec une technologie de reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition, OCR) et peut-être (avec un peu de chance) les indexer. Ces dépenses peuvent s’additionner, il est donc nécessaire de les justifier par rapport à la valeur qu’elles ajoutent.

Déterminer l’étendue de la numérisation

Au 21e siècle, nous considérons les documents comme étant des fichiers numériques et la numérisation comme une solution supérieure, mais est-ce vraiment toujours aussi simple? Pour certaines organisations, il peut ne pas être logique de passer au numérique, du moins pas totalement. Voici quelques points clés auxquels vous devez réfléchir afin de déterminer l’étendue de votre projet de numérisation.

• Pouvez-vous efficacement contrôler les documents numériques après leur création?
  Compte tenu de la prolifération des ensembles de données obscures, il est évident que les gens ne contrôlent pas les données créées. Dans de nombreux cas, les organisations numérisent les documents sans réfléchir de manière adéquate à la manière de les conserver après leur création. Celles-ci ne disposent d’aucun index ni d’aucune métadonnée, seulement de centaines de milliers d’images avec des numéros de série obscurs, ce qui les rend à la fois impossibles à identifier et à contrôler.
• Tous les membres de votre organisation ont-ils besoin d’un accès à distance et simultané?
  Il s’agit d’une considération interne qui varie d’une organisation à l’autre. Si une seule personne travaillant dans un bureau à distance doit avoir accès à des documents, elle peut très bien se contenter de les récupérer sur une étagère.
• Quel est le taux de consultation de vos documents?
  Si vous avez des documents dont les délais de conservation sont longs, mais dont le taux de consultation est très faible, le format numérique n’est peut-être pas la solution la plus rentable. Dans ce cas, du papier sans acide pourrait suffire.

Trois étapes vers la numérisation

Si vous ne parvenez pas à aligner vos processus et procédures dès le départ, la numérisation ne constitue pas à elle seule la solution à vos problèmes. Au contraire, elle peut en allonger la liste. C’est pourquoi vous devez aborder trois questions spécifiques.

1. Comprenons-nous nos données? De quoi n’avons-nous pas besoin?

Avez-vous déjà travaillé pour une organisation disposant d’un gros disque partagé rempli d’une multitude de fichiers classés dans des dossiers qui sont eux-mêmes placés dans encore plus de dossiers? Il peut être impossible de trouver quelque chose si vous ne savez pas où chercher. Personne n’est responsable. Il n’y a ni structure, ni métadonnées, ni processus de saisie de nouvelles données. En fait, il s’agit d’un véritable chaos où les utilisateurs enregistrent tous les fichiers qu’ils veulent, que ceux-ci soient nécessaires ou non.

C’est pourquoi vous devez vous assurer de bien comprendre vos données. Posez-vous ces questions :

1. Savons-nous quelles sont les données dont nous disposons et où elles sont stockées?
2. Avons-nous mis en place un système de métadonnées ou d’indexation?
3. Quelle est la valeur des documents pour l’entreprise?
4. Quelle est la charge de conformité réglementaire qui s’applique aux données?
5. Combien de temps devons-nous conserver les données?
6. Devons-nous procéder à une numérisation complète de tous nos documents ou une numérisation partielle répondra-t-elle mieux à nos besoins?

2. Quel effet la migration pourrait-elle avoir?

Un autre élément doit être pris en compte avant même de migrer vos données pour la première fois. Dans dix ans, ou peut-être même dans cinq ans, vous devrez à nouveau migrer ces données vers la prochaine version du dépôt que vous aurez choisi.

Cela peut vous laisser entre le marteau et l’enclume. La migration des données est coûteuse et vous n’êtes peut-être pas prêt à payer ce coût. Mais il se peut que votre entreprise fasse partie d’un secteur réglementé qui vous oblige à conserver certains types de renseignements pendant une période déterminée. Dans de nombreux cas, les organisations disposent de deux systèmes : une solution de pointe et une solution plus ancienne qui doit être maintenue, car les données ont encore de la valeur ou sont soumises à une exigence réglementaire.

Vous devez être prêt à penser deux systèmes à l’avance.

3. Une solution spécifique peut-elle répondre à nos besoins particuliers?

La réponse à cette question dépend des deux points précédents.

Si vous ne savez pas quels sont vos besoins, comment pouvez-vous choisir une technologie qui les satisfait? Toute technologie présente des avantages et des inconvénients et comporte des risques et des défis constants. Trouver un équilibre entre le risque et le besoin est un exercice essentiel, et ce n’est pas chose facile. La plupart des gens espèrent que la prochaine génération de technologie (qu’il s’agisse d’un système d’imagerie, infonuagique ou de la prochaine technologie populaire) sera facile à utiliser. Malheureusement, il n’existe pas de solution facile.

Ce que les gens finissent par faire, c’est acheter d’abord et mettre en œuvre ensuite. Ils découvrent alors que leur très coûteuse installation technologique a échoué.

Planifier d’abord, mettre en œuvre ensuite

La technologie n’est pas la solution. Votre processus de planification l’est. Les technologies sont conçues pour résoudre un ensemble particulier de problèmes, qui peuvent ne pas être ceux auxquels vous êtes confrontés.

Ne dépensez pas d’argent avant d’avoir bien compris vos propres besoins et d’avoir effectué une planification adéquate. Un conseiller en gouvernance de l’information peut vous renseigner sur les exigences réglementaires et vous aider à éliminer les informations redondantes, obsolètes ou triviales.

Les dépenses en technologie devraient se faire à la toute fin du processus de numérisation, et non au début. Une fois que vous aurez fait preuve de diligence raisonnable, vous serez en mesure de savoir si une technologie est faite pour vous ou non. Pour déterminer si la numérisation est la solution, vous devez :

1. réfléchir à vos métadonnées;
2. effectuer une indexation complète des données que vous souhaitez sauvegarder;
3. numériser correctement vos données.

Effectuez ces trois étapes avant de choisir une solution de numérisation. Si vous ne le faites pas, vous découvrirez que vous avez créé un désordre coûteux qui non seulement n’a aucune valeur, mais qui expose également votre organisation à un plus grand danger que celui auquel elle faisant face avant que vous vous lanciez dans la voie de la numérisation.

Access fournit des services en numérisation aux entreprises du Québec et du Canada. Pour plus d’information, veuillez remplir le formulaire sur cette page.