En contexte de COVID-19 et de plusieurs autres événements qui ont eu lieu en 2020, cette année en est une que beaucoup ont hâte de reléguer au passé. Des mots comme « difficile », « chamboulements » et « changement perpétuel » sont des termes qui manquent de poids pour décrire 2020. Les choses doivent tout de même suivre leur cours. Les professionnels de la gestion des informations qui ont commencé à élaborer leur plan stratégique pour 2021 et après mettent intelligemment en application dans leurs décisions ce qu’ils ont appris cette année. Cela permet aux organisations d’élaborer des plans intégrés de gestion des informations qui ont la souplesse nécessaire pour accommoder les changements qui viendront tout en demeurant efficaces et le plus productif possible, autant pendant la pandémie qu’après.
Anatomie d’un solide plan de gestion intégrée des informations
Un solide programme de gestion intégrée des informations devrait aider les organisations à rester conformes, concurrentielles et en contrôle. Un élément important de cela devrait inclure un 
ensemble complet de solutions de gestion des informations afin de concrétiser les plans de gouvernance et de rétention. Les services connexes doivent fonctionner ensemble et de façon indépendante pour répondre à votre budget, à vos besoins immédiats et à vos plans pour l’avenir.
Parmi les moments de 2020 qui ont constitué une leçon d’apprentissage, les organisations ont réalisé, d’abord et avant tout, qu’elles doivent être prêtes à se retourner rapidement pour répondre aux besoins de leurs clients. Pour soutenir ses propres clients, Access a élaboré un guide sur la façon d’élaborer un plan de gestion intégrée des informations qui permet aux organisations d’atteindre leurs objectifs à court et à long terme. Voici les 10 étapes à suivre pour partir sur la bonne voie.
Étape 1 : Planifiez votre parcours
Comme pour toute initiative, il faut commencer quelque part. Dans le cas présent, où vous voulez élaborer une feuille de route et un plan complet de gestion des informations, vous devrez probablement d’abord décrire quels sont les facteurs qui vous influencent et quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir; et amorcer votre réflexion à partir des résultats en question. Pour ce faire, vous devez comprendre les gens, les processus et les objectifs affectant le projet pour déterminer comment vous arriverez à votre destination ultime à temps et en respect de votre budget.
Étape 2 : Faites la liste des formats et des processus
Votre organisation est peut-être grande consommatrice de papier, être surtout numérique ou quelque part entre les deux. Évaluer les types de formats et leur contenu associé établira ce avec quoi vous devez travailler et l’emplacement des lacunes, ce qui vous permettra de commencer à planifier en fonction de vos priorités et objectifs.
Étape 3 : Évaluez votre programme actuel
Penchez-vous sur votre programme d’information actuel. Il est probable qu’il y ait des parties qui fonctionnent bien et d’autres qui ne fonctionnent pas. L’objectif de cette étape est d’évaluer ce qui fonctionne et d’en connaître la raison. Et pour les parties qui ont besoin d’être réinventées, il faut évaluer pourquoi elles ne sont pas satisfaisantes, puis commencer le processus de recherche de solutions plus efficaces qui offrent une optimisation continue.
Étape 4 : Déterminez l’échéancier et le budget
C’est souvent pour régler un problème réglementaire ou faciliter l’accès à l’information que les organisations adoptent de nouvelles solutions de gestion des informations. Planifiez d’aligner votre échéancier et votre budget aux facteurs d’influence touchés pour assurer le succès. Vous pourriez également discuter avec d’autres services qui en bénéficieraient aussi pour combiner les budgets et offrir plus de valeur à tous.
La crise de la COVID-19 a obligé les entreprises à repenser leurs capacités actuelles de gestion des informations et à se pencher sur ces dernières, ainsi que sur leurs stratégies à long terme. Le guide de gestion intégrée des informations d’Access aide les organisations à créer leur plan interne de transformation numérique.
Étape 5 : Accent sur la stratégie et les ressources requises
Les résultats positifs nécessitent une surveillance stratégique et une bonne compréhension des besoins et des priorités concurrents dans l’ensemble de l’organisation. Dans cette étape, vous devriez considérer les compétences et le temps que vous pouvez consacrer au projet, les ressources disponibles à l’interne et demander l’aide d’experts au besoin et selon le budget désigné.
Étape 6 : Mettez l’accent sur la taxonomie et les métadonnées
Quelle que soit la façon dont vous stockez vos informations, la récupération est la partie la plus difficile à maîtriser. Faites du développement, de la cartographie et de l’application d’une taxonomie et d’un schéma de métadonnées cohérents une priorité de projet pour assurer le succès du projet et des processus futurs.
Étape 7 : Lancement du projet : partez en gardant le fil d’arrivée en tête
Comme nous l’avons mentionné au début de cet article, quand vient le temps de planifier le lancement de votre projet, vous devrez commencer par les résultats escomptés et reculer pour planifier le « comment ». Il est rare de pouvoir utiliser une solution actuelle et de l’intégrer à une nouvelle solution. Les résultats de cette approche sont des systèmes lourds qui sont mal adoptés, ce qui entraîne du gaspillage de temps et de budget. Évitez cette erreur en commençant du bon pied.
Étape 8 : Réflexions pour les environnements très consommateurs de papier
L’un des points les plus importants de la planification de votre stratégie de gestion intégrée des informations est de savoir si les bonnes personnes peuvent accéder ou non aux documents dont elles ont besoin de façon cohérente. S’il y a une exigence d’accès à distance à l’information, ce qui est assez courant avec tant de travailleurs à distance aujourd’hui, votre solution impliquera probablement une certaine numérisation. Le volume à numériser dépendra de divers facteurs et objectifs.
Étape 9 : Réflexions pour les environnements principalement numériques
De nombreuses solutions numériques sont faciles à adopter, mais difficiles à contrôler. Vous pourriez vous retrouver avec un chaos mal organisé qui augmente vos risques de conformité et de sécurité. Pour éviter cette difficulté, recherchez une solution technologique qui peut être mise en œuvre d’une manière qui automatise la conformité et la sécurité.
Étape 10 : Recherchez la collaboration d’experts.
Vous n’êtes pas seul dans vos démarches. Travaillez avec Access; nous vous aiderons à remplir une liste d’évaluation (inclue dans le livre électronique ci-dessous) et nous vous donnerons des conseils d’experts sur les avantages et les inconvénients de chaque option offerte. Nous pourrons vous aider à établir vos objectifs et établir la priorité des prochaines étapes les plus importantes!
Pour des conseils plus détaillés sur l’élaboration d’une stratégie de gestion intégrée des informations, consultez notre livre numérique intitulé : Integrated Information Management: A Roadmap with Considerations for Properly Assessing Your Organization’s Information Priorities (Gestion intégrée des informations : guide de réflexion pour évaluer correctement les priorités d’information de votre organisation.
