Les trois meilleures idées pour se lancer dans la transformation numérique

Il ne fait aucun doute que la transformation numérique des usines et manufactures est en train de changer le visage de l’industrie, et de nombreuses entreprises ressentent la pression d’évoluer vers une « usine de l’avenir ». C’est une période stimulante qui promet d’importants gains d’efficacité et de productivité, mais la perspective de passer aux documents, outils et processus numériques demeure intimidante pour de nombreuses entreprises manufacturières. C’est pourquoi le meilleur moyen pour commencer pourrait être, étonnamment, le papier. Pour améliorer votre processus de gestion des dossiers, commencez par vos dossiers papier.

Commencez avec des dossiers de basse technologie et progressez

Il peut sembler contre-intuitif d’amorcer une transformation numérique en maîtrisant mieux les dossiers papier, mais cette approche est logique sur le plan commercial. Les nouveaux systèmes et applications numériques tels que l’intelligence artificielle (IA), l’apprentissage machine (AM) et l’Internet des objets (IoT) ont le potentiel de multiplier la quantité de données et de dossiers dont disposent aujourd’hui les fabricants, ce qui peut compliquer la gestion des dossiers qui existent déjà.

C’est pourquoi il est essentiel d’organiser d’abord vos systèmes de gestion des dossiers les moins sophistiqués en vous attaquant d’abord aux dossiers papier avant d’atteindre des niveaux de complexité technologique de plus en plus élevés.

Pendant et après le passage aux outils et processus numériques, les chefs d’entreprise ont encore besoin d’avoir accès aux dossiers papier et aux informations importantes que ces documents contiennent. Pensez à la façon dont votre entreprise répondrait à une demande de documents I-9 pour une vérification sur l’immigration, ou à la rapidité avec laquelle vous pourriez produire des documents concernant une action en justice ou à une demande de renseignements de clients.

Voici quelques façons d’améliorer la gestion des dossiers, en commençant par les dossiers papier, pendant que vous vous dirigez vers un environnement de fabrication entièrement numérisé :

• Numérisez les dossiers papier et faites-le correctement : Les documents papier occupent une place importante dans l’atelier et l’espace de stockage, sans parler du temps qu’il demande aux employés. Une étude de PwC a révélé que la recherche de documents fait perdre près de 20 % du temps des employés et coûte en moyenne 122 $ par document aux entreprises. La solution consiste à numériser les documents, mais à le faire de manière à ce qu’ils puissent être classés et indexés de façon cohérente afin qu’on puisse les retrouver rapidement. La récupération et le partage de documents numériques permettent non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la sécurité de l’information.

• Établir des politiques et des procédures de gouvernance de l’information : Lors de la création d’un nouveau système, la cohérence est essentielle. C’est pourquoi le processus de numérisation est un excellent moment pour établir de nouvelles politiques de gouvernance de l’information. Celles-ci, garantissent que toutes les données sont conformes à un ensemble de normes d’application des métadonnées et d’indexation, qui seront les mêmes pour les documents existants et pour les nouveaux documents qui seront créés par les systèmes et outils numériques. De nombreux fabricants se tournent vers les consultants pour élaborer avec eux un modèle de gouvernance de l’information qui intègre souvent une solution technologique pour automatiser une attribution d’identités uniques aux documents, ainsi que des politiques et procédures qui garantissent que la gouvernance de l’information fait partie du « nouveau flux normal » de travail des services dans l’entreprise.

• Utiliser un logiciel de gestion des dossiers pour accroître l’efficacité tout en réduisant les coûts et les risques : Les documents numérisés peuvent être stockés le plus efficacement possible dans une solution logicielle de gestion des documents, ce qui garantit que les informations sont contenues dans un emplacement centralisé, facile d’accès pour les employés autorisés et sécurisé. Les documents peuvent être numérisés au repos et en transit afin que vous puissiez contrôler si les documents numérisés peuvent être modifiés, imprimés ou téléchargés. Les logiciels de gestion de documents sophistiqués d’aujourd’hui offrent également des exigences rigoureuses en matière de mots de passe et d’authentification à deux facteurs pour protéger vos informations les plus précieuses et les plus confidentielles, ainsi que des chaînes vérifiables en matière de propriété et d’accès.

Il y a une foule d’autres raisons de se concentrer sur l’étayage (ou la création de nouveaux) processus de gestion des dossiers à mesure que vous intégrez davantage d’outils et de technologies numériques dans votre usine ou manufacture.

Qu’il s’agisse de se conformer à des règlements de plus en plus complexes, de réduire l’exposition aux risques liés aux vérifications, de satisfaire aux exigences relatives à la conservation et à la destruction des dossiers ou éviter de perdre des dossiers papier en raison de catastrophes naturelles ou autres, le temps est venu d’améliorer votre gestion des dossiers en commençant par les dossiers papier. Bien que cela ne semble pas aussi excitant que la dernière application d’intelligence artificielle à l’usine, les dividendes que cela rapporte sont tout aussi précieux pour votre entreprise à long terme.

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Publié à l’origine sur le site manufacturing.net.