Simplification de la récupération des documents avec la numérisation sur demande

Simplification de la récupération des documents avec la numérisation sur demande

Randy Sanders

De nombreuses organisations doivent repenser leurs processus, surtout en ce qui concerne la gestion de documents et de renseignements essentiels à l’entreprise. Aujourd’hui, l’utilisation de cette information sur papier ne produit aucune valeur et n’augmente certainement pas la productivité globale de votre organisation. À l’ère des mégadonnées et de l’apprentissage machine, avoir l’information réellement au bout des doigts est la seule façon de rester concurrentiel.

Mais vous le saviez déjà.

Malheureusement, l’état du monde oblige maintenant l’organisation à revoir sa stratégie de transformation numérique, ou même d’en développer une à la hâte. Le problème auquel plusieurs sont confrontés, c’est que les travailleurs ne peuvent pas attendre jusqu’à ce que l’analyse soit terminée; vous avez besoin de cette information aujourd’hui. Alors, quel est le bon moyen d’accéder rapidement à votre information et de rester stratégique dans votre prise de décision?

La récupération des dossiers par numérisation sur demande

Au lieu d’attendre que les dossiers papier soient récupérés de l’entreposage et livrés, les collectes peuvent être activées par image sur demande et en fonction de chaque demande. Cela signifie que vous n’avez pas à attendre un projet de numérisation complet pour réaliser les avantages de la numérisation.

la numérisation sur demande est évolutive et plus rentable

Dans ce processus, les articles demandés sont numérisés et téléversés dans notre répertoire en ligne pour un accès sécurisé et instantané. L’image demeure disponible quand vous en avez besoin, réduisant ainsi les coûts et augmentant la productivité. Il s’agit d’un simple changement, mais il permet à votre organisation de créer une archive numérique qui peut naturellement guider votre entreprise dans un environnement sans papier.

À mesure que vous récoltez les avantages des demandes sur demande, de nombreuses organisations voudront étendre les avantages en une approche plus proactive. Mais « tout numériser » est rarement la meilleure solution, même si la numérisation est souvent une occasion évidente. La rubrique de la gouvernance de l’information, l’efficacité commerciale et la stratégie d’entreprise doivent s’harmoniser, particulièrement pour les entreprises très réglementées comme les hôpitaux, les fabricants de produits pharmaceutiques et autres. La capacité de convertir l’inventaire physique en information qui permet de « travailler de n’importe où » exige non seulement le savoir-faire technique, mais aussi une sensibilisation à la conformité, à la gouvernance et à la réglementation de la chaîne de possession. Travailler avec un partenaire expert et digne de confiance peut aider beaucoup dans ces situations.

Transformation progressive stimulée par les besoins de l’entreprise

Les changements stratégiques au niveau de l’organisation prennent souvent des années à mettre en œuvre. C’est probablement une grande partie de la raison pour laquelle vous n’êtes pas déjà passé à un environnement dans lequel la consommation du papier est réduite. Comme nous l’avons mentionné, commencer par une seule petite demande à la fois vous aidera à travailler plus intelligemment et à valoriser chaque pas que vous prenez vers la numérisation.

 

Pour plus de détails sur la façon d’aborder la numérisation rationnellement, lisez notre livre électronique sur la dématérialisation. Éviter les pièges juridiques de la numérisation