Si votre service des RH est comme la plupart des autres, vous utilisez encore du papier pour au moins certains types de dossiers d’employés. Ce n’est pas votre imagination qui vous joue des tours si vous avez l’impression de passer votre journée dans la paperasse et pas uniquement pour des tâches exigeantes comme l’intégration des employés. Presque toutes les facettes de l’efficacité reposent sur les processus de gestion des documents des RH. Nous savons qu’il peut y avoir des risques juridiques importants pour ne pas gérer efficacement les renseignements personnels identifiables, mais ce n’est que là où les coûts commencent.

Examinons quelques chiffres.

  • Une étude a démontré que le personnel des RH consacre 71 % de son temps à la prestation des services, à la tenue des dossiers, à la conformité et à la gestion interne.
  • Un sondage Software Advice a permis de constater que les travailleurs dans les bureaux traditionnels passent en moyenne six heures par semaine à chercher physiquement des documents papier et un autre huit heures a les assembler pour créer des rapports.
  • Le travailleur du savoir moyen passe 36 % de sa journée de travail à chercher et consolider l’information, a révélé une étude IDC. Après avoir cherché, il trouve les documents dont il a besoin seulement 56 % du temps.
  • Selon une étude PwC, 7,5 % de tous les documents sont perdus et un autre 3 % sont mal classés.
  • Cela coûte 120 $ de votre temps juste pour trouver un seul document perdu et 220 $ pour le reproduire de zéro.

Compte tenu du nombre énorme de documents que les services des RH doivent créer et maintenir, il n’est pas surprenant que certains soient perdus. Avez-vous déjà pensé à combien cela vous coûte? De plus, vous devez perdre encore plus de temps si vous devez faire signer le document.

Les dossiers des employés débordent de documents obligatoires et les travailleurs des RH passent des heures à les chercher.

Gagner du temps et de l’argent

Dans le cadre du sondage Software Advice, 91 % des répondants ont déclaré que l’utilisation d’un système de gestion des documents fondé sur des logiciels a facilité la recherche de fichiers et 84 % ont indiqué qu’elle simplifiait le processus de création de rapports.

Parce qu’il existe tellement de formulaires et de documents différents que les RH doivent traiter; les organiser est difficile et il est facile de commettre une erreur. Une solution logicielle fournit un contexte en vous permettant d’ajouter des balises. Il est plus facile de trouver ce que vous cherchez lorsque vous n’avez pas à vous souvenir du type de fichier ou de l’emplacement. En outre, bien qu’un document physique puisse être mal classé, une solution en ligne le trouvera, chaque fois.

Selon un rapport de l’Association for Information and Image Management (AIIM), les documents sans étiquetage ou indexation semblent inutiles à quiconque ne travaille pas directement sur eux. « Le résultat est que les documents finissent par être traités d’autant de façons différentes qu’il y a d’utilisateurs. Dans une organisation moyenne à grande, cela se traduit rapidement en chaos », a révélé l’étude.

Avec une plateforme de gestion des documents, vous pouvez trouver des documents manquants en quelques secondes plutôt que des heures. Au lieu d’envoyer des formulaires aux employés pour les signatures, vous pouvez les faire signer par voie électronique. Selon le rapport de Gartner de 2014 Hype Cycle for Human Capital Management Software, le fait de numériser les documents des RH peut entraîner des économies de 15 % ou plus.

Un système automatisé vous permet également de gagner du temps en surveillant les divers délais de conservation des documents des RH, ce qui vous avertit automatiquement lorsque la période de conservation est terminée. Vous pouvez également mettre en attente les suppressions pour tout dossier lié à un cas judiciaire plutôt que de tout trier à la main et espérer que vous les trouverez tous.

Transformation de la gestion des documents des RH

Une étude Deloitte a déclaré que les RH subiraient un changement profond et rapide, car on leur a demandé de jouer un rôle plus important dans la numérisation des organisations. Cinquante-six pour cent des entreprises interrogées ont déclaré qu’elles remanient leurs programmes des RH pour intégrer des outils numériques et mobiles.

Ces outils deviendront encore plus importants à mesure que la technologie évolue. En adoptant une solution de gestion automatisée des documents qui peut servir de dépôt central de documents des RH, votre « source de vérité unique » vous prépare à un avenir qui comprendra des technologies avancées comme l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotiques pour rendre les RH encore plus efficaces.

Entre-temps, lorsque vous planifiez votre prochain cycle budgétaire, vous pouvez faire des calculs pour montrer à quel point votre organisation économiserait en automatisant votre gestion de documents dès maintenant.

 

Pour en savoir plus sur les logiciels et les fonctionnalités qui permettent une gestion efficace des documents des RH, lisez notre livre électronique : Ce dont les responsables RH ont besoin dans une solution de gestion des documents