Le défi

Convertir les fiches et dossiers médicaux en format électronique dans plusieurs emplacements au sein de l’État

La solution

Services de conversion d’Access et plateforme de numérisation sur demande

Les résultats

  • Améliorer la prestation des soins aux patients
  • Libérer de l’espace précieux et réduire les coûts d’entreposage
  • Mieux tirer parti du personnel clinique
  • Économies importantes de coûts et de temps sur la récupération des dossiers

À propos de Penn State Health

Industrie : Soins de la santé et hôpitaux
Taille de l’entreprise : Entreprise, plus de 13 000 employés
Emplacement : Pennsylvanie, États-Unis

Access nous a aidés à inventorier plus de 1,4 million de dossiers dans 40 emplacements différentsTony Wood, gestionnaire du programme de gestion des informations de santé

Défi

Il y a eu un moment où les fiches et les autres dossiers des patients étaient entièrement sur papier. Les milliers de dossiers se sont transformés en millions de dossiers et sont devenus incroyablement accaparants pour l’empreinte physique des installations de Penn State Health. La gestion de tous ces documents a exigé des processus ardus et un travail manuel important, entraînant ainsi des frais généraux élevés et des coûts de formation continus pour les nouveaux employés. Il y a également eu un écart énorme avec le système de dossiers médicaux électroniques (DME) qui avait été mis en œuvre dans les cliniques de Penn State Health. Le nouveau système était là, mais les dossiers étaient encore sur papier, ce qui limitait la visibilité et accroissait le temps perdu à récupérer les dossiers des patients.

« Avant Access, nos dossiers étaient entièrement sur papier. Notre processus exigeait un travail considérable, et les systèmes étaient limités. »Tony Wood, gestionnaire du programme de gestion des informations de santé

La solution

L’organisation savait qu’elle avait atteint un point où les documents devaient être convertis au numérique, dans un système qui aiderait à gérer un processus continu et évolutif. La tâche à venir était intimidante, mais Penn State Health a établi un partenariat de confiance avec Access et s’est tournée vers elle pour gérer la transition. Le projet visant à convertir des centaines de milliers de dossiers papier en dossiers numériques exigeait une expertise en matière de sécurité, de chaîne de responsabilité et d’exigences réglementaires qu’Access était prête à fournir.

Pour se préparer à la mise en œuvre de sa solution initiale de dossiers médicaux électroniques (DME) au sein de ses cliniques, l’organisation a élaboré une stratégie pour numériser les dossiers des patients à l’aide de ressources internes et, en fin de compte, s’est fiée à Access pour le reste.

Le résultat

Économies d’espace et de temps

La superficie d’une salle de dossiers complète s’est libérée au Service de gestion des informations de santé, fournissant ainsi l’espace pour héberger maintenant de 20 à 30 travailleurs en gestion des informations de santé. De plus, un espace d’entreposage de la grandeur d’un terrain de football s’est libéré au sous-sol, ce qui a permis aux ressources essentielles de former le personnel sur les processus courants et relatifs aux DME. Le nouveau processus a éliminé la nécessité d’embaucher des ressources supplémentaires pour gérer le système papier.

Économies de coûts

Le Service de la gestion des informations de santé a pu faire économiser une somme d’argent considérable à l’entreprise en passant au numérique. Les médecins n’étaient plus tenus de demander la récupération de documents, ce qui leur a permis d’économiser du temps, car ils pouvaient maintenant accéder aux dossiers essentiels des patients, peu importe leur emplacement.

L’avenir

Penn State Health continue de s’efforcer d’améliorer les connaissances sur les programmes et les mesures de rendement des investissements en collaborant avec Access et en tirant parti de la plateforme Dossiers FileBRIDGE. Déterminer et analyser la fréquence à laquelle les fiches sont demandées et la durée de conservation des documents seront toujours importantes pour les équipes de Penn State Health.

Pourquoi Access?

Penn State Health, un fournisseur de soins de santé de classe mondiale, avait besoin d’un partenaire qui pourrait fournir un programme évolutif de dossiers et d’informations qui répondait à ses besoins uniques.

En résumé

Penn State Health est en grande partie numérique maintenant, et l’équipe de gestion des informations de santé a accès en ligne à ses stocks et à son traitement des commandes. Access est partenaire de Penn State Health et de son programme de gestion des dossiers depuis plus de 20 ans et a emballé, ramassé, transporté et inventorié plus de 1,4 million de dossiers dans 40 emplacements différents. Avec plus de 800 demandes de fichiers traitées mensuellement, les dossiers sont transmis électroniquement à ses plateformes GDI (gestion des dossiers et de l’information) et GCE (gestion du contenu des entreprises). Access continue de soutenir et de simplifier les processus d’acquisition grâce à la plateforme Dossiers FileBRIDGE et à d’autres processus opérationnels.

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