Le défi

Une organisation internationale répartie est à la recherche d’une solution efficace pour combler l’écart entre les fichiers papier et numériques des RH

La solution

Logiciel de gestion des documents d’Access, CartaHR

Les résultats

  • Plus de 30 000 dossiers d’employés centralisés et conformes
  • Accès facile, en temps réel et sécurisé aux fichiers des employés partout dans le monde
  • Capacité de partager des documents RH en toute sécurité sans passer par la télécopie ou la prise de mesures de sécurité supplémentaires

À propos de ce client

Industrie : Hôtellerie Taille de l’entreprise : Entreprise, plus de 30 000 employés Emplacement : 8 000 aux États-Unis et à travers le monde

Défi

Les quelque 30 000 employés de l’entreprise occupent une grande variété de postes, allant des postes de direction au personnel hôtelier; une grande majorité de ces postes sur le terrain et, dans certains cas, l’utilisation de documents numériques RH des employés sur place n’est pas possible. Parallèlement, l’ampleur et la taille de l’entreprise, combinées à la structure de son effectif, font en sorte qu’il est essentiel d’avoir une solution efficace en place pour combler l’écart entre les fichiers papier et numériques des RH.

Effectif géographiquement réparti sur plusieurs fuseaux horaires et continents

L’entreprise avait besoin d’un moyen plus facile de partager rapidement et en toute sécurité les documents des employés de leurs hôtels et de leurs propriétés d’un continent à l’autre sans avoir à composer avec les retards causés par la distance.

Il n’est pas toujours pratique ou possible de créer des documents numériques sur place

De nombreux employés du secteur de l’hôtellerie n’ont pas accès aux ordinateurs au travail, et ne peuvent donc pas remplir de formulaires numériques sur place.

Les contrôles de sécurité et d’accès concernant le partage de l’information sont essentiels pour l’équipe des RH

L’organisation s’engage à assurer la sécurité des données des employés grâce à un accès en ligne autorisé au lieu de partager par courriel ou d’envoyer des fichiers papier.

La solution – Migration vers une plateforme numérique

CartaHR permet à l’organisation de faire le pont entre les documents numériques et les documents papier rapidement, facilement et en toute sécurité, libérant ainsi le précieux temps de l’équipe des RH pour se concentrer sur les besoins de l’entreprise.

Un pont efficace entre la documentation physique et numérique des employés

Dans un environnement où l’accès aux formulaires numériques des RH n’est pas toujours possible, la saisie de la documentation des RH en format papier et sa conversion en format numérique pour l’entreposage sur la plateforme infonuagique CartaHR ont permis aux équipes des RH de réduire la quantité de papier entreposé sur place, tout en fusionnant des documents numériques et physiques sur une seule plateforme.

Accès facile aux affichages des fichiers RH des employés en temps réel partout dans le monde

Indexation et la récupération de documents permettant un accès rapide et sécurisé aux dossiers des employés, peu importe où ils travaillent. Examens et vérifications de conformité et de certification ou d’homologation qui auraient pu prendre des jours en format papier pouvant être effectués en quelques minutes.

Mécanisme simple pour le partage sécurisé des fichiers au sein de l’organisation et avec les conseillers externes

Des salles de fichiers sécurisées avec des liens temporisés et des autorisations granulaires sur la plateforme CartaHR permettent de partager les fichiers de RH des employés (ou, le cas échéant, les documents individuels dans ces fichiers) de façon rapide, facile et sécuritaire.

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