Le défi

Améliorer la gestion des dossiers des patients tout en assurant la conformité à la loi HIPAA.

La solution

Accéder à la plateforme d’entreposage et de numérisation des dossiers hors site sur demande.

Les résultats

  • Simplification des efforts de gestion des dossiers de HUMC, tout en respectant les réglementations HIPAA et les lois de son État
  • Diminution importante du temps passé par le personnel à chercher les dossiers des patients.
  • Amélioration des soins aux patients grâce à un accès immédiat à l’information

À propos du Hackensack University Medical Center

Industrie : Soins de santé Taille de l’entreprise : Entreprise, plus de 8 000 employés Emplacement : New Jersey, États-Unis

Access ne répond pas seulement à nos besoins actuels, offrant un entreposage centralisé de nos documents essentiels et nos dossiers de patients en format papier, mais peut également nous fournir une technologie d’imagerie documentaire qui améliorera nos services à l’avenir.Barbara Siegel, directrice de la gestion des informations sur la santé chez HUMC

Défi

En tant que plus important fournisseur de services d’hospitalisation et de soins ambulatoires dans l’État du New Jersey, le Hackensack University Medical Center (HUMC) a commencé à chercher des moyens d’améliorer la gestion des dossiers des patients tout en assurant la conformité à la HIPAA. Après un examen minutieux, il était évident que le processus actuel de gestion des documents de HUMC limitait la croissance en raison du manque de technologie. Après avoir fait des recherches sur un certain nombre d’options, HUMC a reconnu qu’un fournisseur d’entreposage de dossiers avec des processus de suivi et de récupération fiables et des systèmes hautement évolutifs était la solution. Ce fournisseur était Access.

« En nous associant à Access, nous avons maintenant un partenaire à long terme pour tous nos besoins en matière de gestion des documents. »Barbara Siegel, directrice de la gestion des informations sur la santé chez HUMC

La solution

Grâce à l’installation hors site du centre de dossiers d’Access, HUMC a accès à un processus rentable comprenant le suivi des codes barres, des flux de travail gérés par le système et des systèmes de gestion des dossiers sophistiqués. Les services d’entreposage de documents papier d’Access répondent à toutes les exigences de gestion des documents de HUMC. Cela comprend la cueillette et la livraison, le classement, la récupération, le reclassement et la tenue des dossiers essentiels, la destruction des documents et la production de rapports personnalisés. Dans le cadre d’une solution complète, Access a également physiquement déplacé plus de 1,2 million de dossiers de patients et transféré des dossiers de bases de données pour plus de 75 services au HUMC.

Pour les situations d’urgence, le HUMC avait également de l’intérêt pour une solution qui permettrait de livrer les dossiers médicaux le plus rapidement possible. Le service de numérisation sur demande d’Access permet de livrer des documents hautement actifs dans un format électronique sécurisé pour que le personnel puisse les consulter instantanément. Cela permet au HUMC d’améliorer davantage les soins aux patients grâce à un accès immédiat aux informations. En utilisant les services de conversion de Scan on Demand d’Access, HUMC peut demander des dossiers papier et les afficher sous forme de fichiers électroniques à partir de son bureau en moins d’une heure. Les services de destruction fournissent également des services au centre médical.

Avantages

Grâce à des services d’entreposage des dossiers papier complet et hors site, HUMC a adopté une solution évolutive permettant la récupération rapide des dossiers des patients. Les politiques et les processus établis avec la solution Access ont permis de rationaliser efficacement les efforts de gestion des dossiers de HUMC tout en respectant les règlements HIPAA et les lois de son État.

La solution Access permet au personnel de faire le suivi de l’inventaire complet des copies papier de l’organisation par boîte ou par fichier. Les demandes de dossiers peuvent être gérées à distance grâce à l’accès en ligne aux dossiers papier et à un service à la clientèle offert en tout temps. Siegel rapporte que la réactivité des services d’Access a également entraîné une diminution significative du temps consacré à la recherche de dossiers des patients par le personnel. Grâce à de nouvelles capacités faciles à utiliser qui fournissent un accès immédiat aux informations, les employés du HUMC peuvent se concentrer uniquement sur la prestation des meilleurs soins aux patients.

La technologie novatrice d’Access complète également le soutien technique déjà en place au HUMC. En s’associant à un fournisseur de services, le service technique interne a élargi ses ressources technologiques.

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