Une nouvelle façon de gérer les dossiers

Une entrevue avec Patrick Benedict, directeur des services de gestion des dossiers de Perkins Coie.

Le siège social de Perkins Coie est situé à Seattle, dans l’état de Washington, et compte actuellement 19 bureaux aux États-Unis et en Asie. La société Perkins Coie se compose d’une grande variété de pratiques différentes, allant de la responsabilité commerciale à la responsabilité des produits, en passant par la propriété intellectuelle à la fiscalité, aux avantages sociaux et à la rémunération. Patrick Benedict est le directeur des services de gestion des dossiers de l’entreprise.

Comment gérez-vous vos dossiers et quels étaient les défis auxquels vous faisiez face?

Avant le passage à Access, nous avions un entreposage hors site et quelques fournisseurs plus petits servant les comptes plus petits. Nous avons commencé à voir de plus en plus de plaintes des bureaux locaux concernant le niveau de service qu’ils recevaient de notre fournisseur principal. Nous avons tenté de répondre à ces préoccupations avec le fournisseur, mais nous avons constaté très peu ou pas d’améliorations. Le processus de facturation pour les comptes hors site était devenu confus et incohérent. Nous avions plusieurs contrats différents avec des tarifs qui variaient selon les services et nous voulions consolider et simplifier le processus de facturation. Il était difficile d’obtenir des renseignements exacts sur nos stocks en raison du nombre de comptes différents. Nous voulions consolider tous nos stocks dans un seul compte pour une surveillance plus précise de tous ceux-ci.

Comment Access a-t-il relevé ces défis?

Access a commencé par simplement écouter et comprendre nos préoccupations. Nous avons été impressionnés tôt dans le processus non seulement par connaissances approfondies de l’équipe d’Access quant au processus juridique hors site, mais aussi par les solutions qu’elle proposait. Nous avons expliqué nos préoccupations liées au service de notre fournisseur actuel et la manière dont nous envisagions notre relation avec notre futur fournisseur hors site. Il était évident dès le début que les valeurs et la philosophie liées au service chez Access étaient exactement ce que nous voulions obtenir d’un fournisseur d’entreposage hors site. Cette philosophie de service était évidente dans l’ensemble de leur entreprise, et était partagée autant par le PDG que par l’équipe de direction et les chauffeurs qui déposaient des boîtes. En ce qui concerne le processus de facturation, nous avons expliqué les problèmes que nous connaissions avec le processus actuel et la façon dont nous aimerions que les factures futures soient présentées. Access nous a présenté des solutions de facturation simples et adaptées pour mieux représenter ce qui a été facturé pour chaque bureau local.

Nous avons déplacé environ 152 000 boîtes dans sept emplacements. Le déplacement a pris environ un an. Le déménagement de la majorité des bureaux s’est fait en quelques mois, mais celui du plus important compte à Seattle a nécessité une année.

Cela peut être assez stressant de rester organisé. Comment le déménagement s’est-il passé?

J’étais d’abord nerveux à l’idée de commencer le transfert, et j’étais inquiet que la surveillance quotidienne du déménagement devienne une tâche complète. Je n’ai pas que des compliments pour l’équipe de transfert qui a été mise en place par Access. Sa capacité à organiser simultanément plusieurs déménagements, à coordonner les activités avec nos fournisseurs précédents, à localiser les stocks « en transit » lorsque nécessaire et à rendre compte des progrès a été plus qu’impressionnante. Le transfert n’aurait pas pu être plus facile, et tout le crédit revient à l’excellente équipe mise sur pied par Access pour cette énorme tâche.

Maintenant que la poussière est retombée, qu’est-ce qui vous frappe le plus dans la transition?

Maintenant que la poussière est retombée et que la transition de nos stocks est terminée, je peux affirmer sans aucun doute que nous avons pris une excellente décision en choisissant de travailler avec Access. L’entreprise a écouté nos préoccupations, a été honnête avec nous tout au long du processus et a mis sur pied une excellente équipe de transition. Nous ne pourrions pas être plus satisfaits de tout le déménagement. Avec le recul, de nombreuses préoccupations nous empêchant d’envisager un changement plus tôt se sont révélées ne pas être des problèmes. Je suis extrêmement satisfait de la façon dont la transition s’est déroulée et j’ai hâte d’approfondir notre relation avec Access à l’avenir.

Avez-vous des conseils à donner à d’autres entreprises qui font face à ces mêmes défis qui ont amené votre entreprise à choisir Access?

La perspective de déplacer de grandes quantités de stocks peut sembler extrêmement décourageante lorsqu’elle est envisagée pour la première fois. Les « et si » ont freiné le changement pendant de nombreuses années. Je conseille aux cabinets qui envisagent un changement de simplement le faire. L’équipe d’Access est fantastique et vous guidera tout au long du processus, peu importe la complexité du projet. Je suis extrêmement satisfait d’avoir travaillé avec Access et j’aurais aimé le faire plus tôt.

Télécharger le PDF