Le défi

  • Un grand nombre de dossiers physiques RH des employés deviennent impossibles à gérer.
  • Besoin de traiter les dossiers RH des anciens employés ainsi que ceux des employés actifs.
  • Les contraintes d’espace et le coût élevé de l’immobilier mènent à une stratégie de transformation numérique.

La solution

Plateforme de gestion des documents d’Access pour les ressources humaines, CartaHR, ainsi que services de conversion

Les résultats

  • De l’espace immobilier a été libéré pour créer des espaces de travail pour les nouveaux employés au siège social de l’entreprise
  • Le besoin d’efficacité et de sécurité a mené au choix d’un seul partenaire de transformation physique au numérique
  • CartaHR a aidé les RH à mieux faire en moins de temps

À propos du client

Industrie : Vente au détail Taille de l’entreprise : Entreprise, plus de 27 000 employés Emplacement : États-Unis

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Défi

Avec plus de 4 000 emplacements et plus de 24 000 employés aux États-Unis seulement, ce détaillant de fournitures de beauté professionnelles génère un volume important de documents RH et d’exigences de conformité pour son effectif en constante évolution.

« Le passage aux fichiers et formulaires numériques a permis à notre service des RH de consacrer beaucoup plus de temps et de ressources à devenir un puissant partenaire d’affaires plutôt qu’à gérer de la paperasse. »Jennifer Gladney, HR Manager

Le détaillant maintient un énorme volume de dossiers d’employés pour les anciens employés et les employés actifs afin de respecter les lois sur la conformité. Avec le temps, ces dossiers sont devenus de plus en plus lourds en raison des exigences d’entreposage locales et au siège social. La recherche et le repérage des documents au besoin sont devenus un véritable défi.

La nature de cette activité de vente au détail à volume élevé se traduit par un haut taux de roulement élevé saisonnier et cyclique naturel, ce qui entraîne un plus grand nombre de dossiers d’employés à gérer, à entreposer et à suivre pour la conformité et la rétention. Lors de la planification de la transformation numérique, la direction des RH a cherché une solution simplifiée pour convertir les dossiers papier des employés en une plateforme de gestion des documents numériques, grâce à un processus à la fois rétroactif et futur. L’entreprise devait libérer de l’espace pour les employés nouvellement embauchés au siège social, et le désir d’économiser sur les coûts plutôt que de continuer à entreposer des documents papier sur place a mené à une stratégie de transformation numérique.

La solution : Une transition efficace des dossiers des employés du format papier au format numérique

L’entreprise en pleine croissance a choisi CartaHR pour gérer ses dossiers RH Elle a pu utiliser l’espace précieux du siège social qui était occupé par des documents pour répondre à un objectif beaucoup plus important : intégrer de nouveaux employés sans payer d’espace supplémentaire.

CartaHR a fourni une plateforme idéale et sécurisée pour la gestion et l’archivage des fichiers des employés, tandis que les capacités physiques de traitement des documents d’Access ont permis la transition rapide et sans tracas vers des documents en nuage. Les directeurs de la vente au détail ont simplement mis tous leurs fichiers RH dans des boîtes et les ont envoyés à Access, où l’équipe CartaHR a numérisé et indexé chacun des 60 000 fichiers d’employés entreposés sur place avant de procéder à la destruction sécurisée des fichiers originaux. Les RH régionales et d’entreprise ont économisé du temps et réduit le travail administratif associé à la recherche, à la récupération et à l’accès aux documents des employés pour les vérifications et autres besoins.

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