Le défi

Transformer un processus papier à contact élevé en une solution numérique évolutive qui permet un accès sécurisé aux membres de l’équipe aux États-Unis et aux Philippines

La solution

CartaDC d’Access avec intégration à l’instance d’Eclaro de Microsoft Dynamics GP.

Les résultats

  • Mise en œuvre de la main-d’œuvre à distance sécurisée
  • Réduction des coûts de main-d’œuvre
  • Les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur des tâches de niveau supérieur
  • 95 % d’un ancien processus papier est maintenant numérique
  • Intégration avec la solution de gestion intégrée existante

Eclaro est une société de conseil en affaires et en technologie qui offre les meilleurs talents à l’échelle mondiale dans divers secteurs. Leurs ingénieurs et les experts de l’industrie hautement qualifiés produisent, chaque mois, des milliers de documents qui doivent être examinés par les services des finances et des ressources humaines.

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processus sur papier numérisé

Le défi

Précédemment, Eclaro utilisait un processus manuel d’impression, de compilation et de classement des documents essentiels. Le processus sur papier a nécessité beaucoup de main-d’œuvre, a exposé l’entreprise à un risque de perte ou de mauvais traitement des documents et n’était pas en harmonie avec la croissance mondiale de cette importante organisation de services-conseils en matière de TI et d’affaires. L’équipe d’Eclaro savait qu’elle voulait une solution qui s’intégrerait à Microsoft Dynamics GP et qui fournirait un accès sécurisé à une main-d’œuvre à distance.

La solution

La mise en œuvre de CartaDC d’Eclaro a permis de faire passer les processus papier au numérique et a fourni une solution de gestion de documents qui s’intègre à la solution de gestion intégrée, Microsoft Dynamics GP. La solution de gestion des documents permet aux équipes des finances et des ressources humaines de travailler en collaboration. Le dépôt de documents, ainsi que l’intégration continue de l’importation avec Microsoft Dynamics GP donnent à l’équipe des informations précises et en temps opportun. Aujourd’hui, les membres de l’équipe Eclaro peuvent exécuter 95 % de leurs processus papier dans un environnement entièrement numérique. Grâce à CartaDC, les membres de l’équipe d’Eclaro peuvent trouver, consulter et partager des factures, des feuilles de temps et des contrats essentiels à leur rôle.

L’équipe des finances et des ressources humaines traite régulièrement les renseignements personnels sensibles, ce qui rend la sécurité primordiale pour Eclaro. Les équipes devaient pouvoir partager des documents sur une base ponctuelle et sur la base de projets. Les protocoles de confidentialité de CartaDC garantissent que les renseignements sensibles contenus dans les documents sont protégés en permettant aux membres de l’équipe d’Eclaro de limiter la capacité des destinataires à imprimer, télécharger et transmettre les documents. Les membres de l’équipe d’Eclaro profitent également de la possibilité de configurer des salles de fichiers virtuelles pour les projets plus importants. La salle de fichiers virtuelle de CartaDC permet aux membres de l’équipe de configurer un dossier contenant un groupe de documents à l’étude. En plus des fonctionnalités de sécurité offertes pour le partage ad hoc, les salles de fichiers CartaDC peuvent inclure des restrictions concernant la période pendant laquelle les informations sont disponibles pour les utilisateurs.

« Notre ancien processus n’était pas évolutif et les équipes à distance n’avaient pas accès facilement et en toute sécurité aux documents. CartaDC change la donne et nous a permis de numériser un ancien processus à forte consommation de papier. »Luke Ruzek | Assistant du directeur des opérations, Eclaro

Avantages

La collaboration mondiale réduit les coûts de main-d’œuvre

L’équipe d’Eclaro est maintenant en mesure de collaborer avec les membres de l’équipe aux Philippines. Les services des finances et des ressources humaines sont en mesure de créer des équipes dynamiques et hautement concentrées pour une efficacité et des économies de coûts accrues.

Accès à distance sécurisé

Eclaro a d’abord cherché à accéder à distance aux fichiers numérisés pour permettre une meilleure collaboration entre ses emplacements de New York et des Philippines. La flexibilité du travail à distance est devenue essentielle à la continuité des affaires, ce qui fait que l’investissement dans CartaDC a un impact encore plus important. La capacité d’Eclaro à accéder numériquement aux informations et à les partager en toute sécurité depuis n’importe quel emplacement est synonyme d’une plus grande résilience d’entreprise.

Pourquoi Access?

Eclaro a choisi de s’associer à Access, car CartaDC était la bonne solution pour s’intégrer à sa solution de gestion intégrée existante. Le partenariat s’est approfondi pendant le processus de mise en œuvre lorsque les bureaux d’Eclaro à New York ont été frappés par la pandémie. L’équipe d’Access a travaillé avec Eclaro pour mener à bien la mise en œuvre tout en assurant la santé et la sécurité des membres des deux équipes.

En résumé

Eclaro a pu numériser 95 % d’un processus à forte consommation de papier. La capacité de travailler à distance lorsque cela compte a été inestimable. Cette efficacité accrue a permis à Eclaro de servir ses clients plus rapidement et avec un degré plus élevé de précision.

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