Le défi

Le bureau des fonds avait de la difficulté à fournir les niveaux de service souhaités à ses membres en raison de l’arriéré continu des demandes.

La solution

Solution d’imagerie de documents et services de saisie de données d’Access

Les résultats

  • Temps de traitement réduit de 85 %
  • Exactitude accrue des dossiers
  • Diminution de la charge opérationnelle

À propos d’UFCW Local 1262

Industrie : Syndicat et service alimentaire et vente au détail Taille de l’entreprise : Entreprise, plus de 32 000 membres Emplacement : New Jersey, États-Unis

« Grâce à Access, nous pouvons maintenant traiter les demandes des membres en deux jours au lieu de deux semaines. Et nous sommes bien outillés pour répondre aux besoins de notre base croissante de membres. Leur volonté de nous prêter une oreille est sans pareil. »Harvey Whille, président, UFCW Local 1262

Défi – Combler un retard en ce qui concerne les demandes d’inscription

UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs reçoivent en moyenne 2 700 nouvelles demandes d’inscription chaque mois. Le maintien d’une base de données complète d’inscription nécessite une numérisation intensive de ces applications et la saisie manuelle des informations particulières. L’organisation utilisait un système interne avec une ressource dédiée pour tout accomplir. Le résultat : Le bureau des fonds avait de la difficulté à fournir les niveaux de service souhaités à ses membres en raison de l’arriéré continu des demandes. En plus de devoir gérer un volume important de données sur les membres, UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs étaient impatients d’accroître l’efficacité de leur système interne de gestion des dossiers. L’organisation a évalué d’autres systèmes internes, mais elle avait besoin d’engager du personnel supplémentaire et c’était une dépense qu’elle voulait éviter. En regardant plus loin, l’organisation a déterminé qu’une solution plus vaste répondrait mieux à ses besoins croissants et offrirait le meilleur rendement du capital investi. La prochaine étape : Trouvez un fournisseur dont la profondeur et l’étendue des services offrent une flexibilité illimitée à l’avenir. UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs ont trouvé Access.

« L’entreprise a posé des questions importantes et s’est assurée de bien comprendre nos besoins précis. Access est une machine d’opération de classe mondiale bien huilée. »Harvey Whille, présidente, UFCW Local 1262

La solution – Imagerie hébergée et saisie de données

Access a mis en œuvre une solution d’imagerie de documents hébergée pour capturer, indexer et entreposer de façon redondante les demandes d’inscription à UFCW Local 1262 et aux fonds d’avantages sociaux des employeurs. Access convertit désormais les volumes hebdomadaires de documents de demande d’inscription en images, que l’organisation récupère par l’intermédiaire d’une interface standard, sécurisée et basée sur un navigateur. Access effectue également une fonction de saisie de données complète qui fournit un fil de données hebdomadaire de toutes les informations sur les demandes d’inscription.

Access téléverse ces données dans le système interne de l’organisation dans les 48 heures. La solution Access permet à l’organisation de répondre facilement à son besoin croissant de fournir à plus d’utilisateurs un accès aux informations d’inscription, un nombre qui devrait décupler le montant actuel.

Résultats – Temps de traitement réduit de 85 %

UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs offrent les niveaux de service les plus élevés possible à ses membres en traitant les demandes et en accédant aux renseignements essentiels de manière plus rapide et efficace. En fournissant l’imagerie documentaire et la gestion des dossiers, Access a permis à l’organisation de retrouver l’orientation d’une ressource précieuse, et de mieux l’harmoniser, pour effectuer d’autres tâches essentielles. Les nouvelles demandes d’inscription sont maintenant traitées en deux jours au lieu de deux semaines. La saisie des données est plus claire et les dossiers sont plus précis.

Access fournit un niveau sans précédent de contrôle de la qualité dans son opération d’imagerie et surtout dans son processus de saisie de données, qui comprend plusieurs points de contrôle pour l’exactitude et la correction des erreurs. Sans investir dans du matériel, des logiciels ou des technologies de quelque nature que ce soit, UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs ont acquis d’importantes capacités de continuité des activités et de reprise après sinistre inhérentes à la solution d’imagerie hébergée par Access.

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