Les politiques de gestion des informations exigent l’implication de l’organisation
Un ensemble cohérent de politiques de gouvernance de l’information (GI) à l’appui d’un calendrier de conservation est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Lorsqu’il est correctement harmonisé, un tel ensemble peut également contribuer à améliorer l’efficacité opérationnelle et les dépenses dans plusieurs départements et emplacements.
Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes. Demandez à des représentants des services juridiques, de la gestion des dossiers, du risque, des TI et des RH de se joindre à vous dès que vous commencerez à vous aligner sur la tolérance au risque de votre organisation. De là, nous pouvons accéder à votre degré de maturité actuelle et nous mettre au travail pour faire une analyse des lacunes.
Plus de 33 % des entreprises signalent que la conservation, la protection des données et les informations nominatives ne figurent pas dans leurs politiques de GI.
— Rapport 2017 de l’AIIM sur la gouvernance et la conformité
Analyse des lacunes de la gouvernance de l’information
Pour bâtir un programme de GI de premier ordre, il est essentiel de comprendre le niveau de maturité actuel de votre organisation en matière de GI. Nos experts en GI peuvent vous fournir une évaluation basée sur les meilleures pratiques de l’industrie (ex. le modèle de maturité de l’ARMA). Nous commençons par une évaluation de votre programme et de vos opérations de gestion des dossiers et de l’information, englobant à la fois les dossiers papier et électroniques.
L’évaluation des projets peut comprendre les mesures suivantes :
- Identifier les problèmes de gouvernance de l’information relatifs aux opérations et aux programmes RIM (gestion des dossiers et de l’information)
- Évaluer l’état actuel de votre programme et de vos dépôts de documents qui sont considérés à haut risque ou à valeur élevée du point de vue de la conformité réglementaire ou de la gestion des litiges
- Élaborer un plan stratégique pour remédier aux lacunes et aux faiblesses, et améliorer le fonctionnement et le rendement
- Préparer une estimation des coûts des activités de réhabilitation et d’amélioration
Services consultatifs en matière de politiques
Une compréhension des processus opérationnels et des emplacements de votre organisation, ainsi qu’une compréhension claire de votre environnement réglementaire, sont essentielles au succès de l’examen des politiques. Pour élaborer des politiques adaptées à votre organisation, il est essentiel de commencer par examiner et analyser la documentation, les données et les systèmes existants. Ce processus peut inclure des conversations avec vos partenaires des services juridiques, de la gestion des dossiers, des risques, des TI, des RH et d’autres secteurs de l’entreprise.
L’évaluation et l’élaboration des composantes peuvent comprendre ce qui suit :
- Politiques concernant la confidentialité, la sécurité, le courrier électronique, les médias sociaux, la destruction et les mises en suspens pour des raisons juridiques
- Évaluation du processus actuel : mettre en évidence la mesure dans laquelle les politiques sont tenues à jour en fonction de l’évolution des lois et des mandats opérationnels
- Examen des contrôles et des systèmes de TI
- Flux de travail et processus de gouvernance pour une gestion continue et efficace des informations
Procédures et meilleures pratiques de gestion des informations
Vous ne savez pas par où commencer? Nous sommes là pour vous aider à évaluer les procédures existantes et à recommander des améliorations. Nous pouvons également vous aider à créer de toutes nouvelles procédures spécialement adaptées à votre entreprise et à votre secteur d’activité.
Nos services peuvent comprendre les mesures suivantes :
- Élaboration d’une taxinomie
- Conventions de dénomination des fichiers et séries d’enregistrement et structure des métadonnées
- Étiquetage de boites
- Emballage et indexage de boites
- Gestion des données non structurées
- Application de l’expiration / la destruction défendable des documents
Une gamme complète de solutions de gouvernance des informations
La création et le maintien d’une solide politique de GI ne constituent qu’une pièce du puzzle. Le processus débute par une vérification et une évaluation approfondie des politiques, des processus et de la documentation associés à la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance de l’information visant à combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route, favorisant ainsi le succès de l’exécution.
Calendriers de conservation des documents
Un bon calendrier de conservation est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.
Commençons à travailler sur votre calendrier de conservation des dossiers
Conformité réglementaire
The regulatory environment continues to evolve quickly as privacy concerns amplify. We’ll help you create a centralized document management program that ensures compliance with your IG policies, and with regulations like HIPAA, GDPR, CCPA, SOX, and more.
Votre solution complète de gestion de l’information
Nous nous spécialisons dans la création de politiques et de calendriers de conservation et dans le soutien holistique de GI, ce qui comprend la conformité et la confidentialité des données, et comptons sur plusieurs années d’expertise dans la gestion traditionnelle des dossiers et de l’information. Cela nous permet d’offrir une approche de service complet pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information.
Ressources supplémentaires pour la gestion de la gouvernance de l’information
