Expérience mondiale avec une touche de petite école

Une expertise mondiale et une connaissance du secteur démontrent que nous pouvons répondre aux besoins des grandes et petites institutions, qu’elles aient un milieu centralisé ou plusieurs campus.

Alors que les pratiques au sein des écoles et universités peuvent grandement différer, l’exigence de maintenir la conformité aux règlements applicables est universelle. Une telle conformité peut :

  • assurer la confidentialité des dossiers des étudiants;
  • atténuer les risques de vol et de fraude;
  • réduire la possibilité d’amendes et de responsabilité civile;
  • réduire la possibilité de publicité négative.

Gestion des documents pour les institutions primaires, secondaires et postsecondaires

Gérez les dossiers des étudiants, les dossiers administratifs et à l’appui tout en maintenant la conformité aux divers règlements provinciaux et fédéraux par le biais d’un partenaire de gestion des dossiers.

  • Voûtes de stockage sécurisées hors site : protégez vos documents en cas d’une catastrophe naturelle ou d’une urgence.
  • Récupérations des documents : surveillez, gérez et récupérez vos informations.
  • Déchiquetage et recyclage des documents : destruction mobile ou en usine de tous les formats de médias.

Protégez la confidentialité et la sécurité des dossiers des étudiants et d’autres qui respectent ce qui suit :

  • Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) (Loi sur les droits et la confidentialité éducative des familles)
  • Fair Information Practice Principles (FIPPs) (Principes des pratiques équitables d’information)
  • Individuals with Disabilities Education Act (IDEA) (Loi sur l’éducation des personnes handicapées)
  • Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) (Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance santé)
  • Protected health information (PHI) (Informations protégées sur la santé)

Convertissez les documents physiques en documents numériques

Numérisez vos documents physiques et permettez aux administrateurs, à la faculté, aux étudiants et aux anciens élèves de facilement partager, accéder et ajouter des fichiers sur l’ensemble des campus ou réseaux.

Nos services de numérisation des documents et de numérisation sur demande peuvent simplifier les tâches associées aux demandes, aux inscriptions, aux demandes d’aide financière, aux transferts, à la paie/aux avantages sociaux, aux programmes spéciaux, aux programmes sportifs et aux contacts avec les anciens, sans sacrifier la sécurité ou l’autorisation des utilisateurs. Nos technologies et analyses puissantes vous permettent aussi :

  • de fournir de la rétention, de l’accès aux pistes de vérification de la destruction;
  • de surveiller l’accès et les activités à comportements suspects;
  • d’adapter les niveaux de permission pour contrôler les récupérations.

Documents à considérer pour le stockage, la numérisation et la destruction :

  • Dossiers des étudiants
  • Diplômes
  • Dossiers du personnel
  • Dossiers des anciens élèves
  • Documents administratifs
  • Demandes d’inscription
  • Contrats des enseignants
  • Documents des bourses et subventions
  • Données des collectes de fonds
  • Calendrier des cours
  • Relevés de notes
  • Résultats officiels des examens
  • Factures