La FERPA protège les informations nominatives des étudiants et interdit leur divulgation à des tiers. Découvrez comment assurer la conformité pour la gestion des dossiers scolaires.
Les établissements d’enseignement doivent comprendre et respecter les exigences de la FERPA afin de protéger la confidentialité de leurs étudiants et de prévenir le vol d’identité des enfants. Access peut vous aider.
La Family Educational Rights Privacy Act (FERPA [Loi sur la confidentialité des droits éducatifs des familles]) exige que tout établissement scolaire recevant des fonds fédéraux crée et maintienne des politiques de conservation, de divulgation et de destruction conformes aux dossiers renfermant les informations personnelles de leurs élèves. En plus de protéger la confidentialité des dossiers des élèves, la loi donne aux parents d’enfants mineurs et aux élèves de plus de 18 ans le droit de refuser de partager l’information du répertoire avec des tiers. La loi s’applique aux écoles publiques, qu’elles soient élémentaires ou secondaires, aux organismes d’enseignement locaux et aux établissements postsecondaires, comme les universités et les collèges.
Tout. De nombreux formulaires scolaires exigent que les parents et les élèves fournissent de l’information de nature délicate. Lorsqu’ils ne sont pas conservés et détruits correctement, ces fichiers peuvent devenir facilement accessibles aux voleurs d’identité potentiels, qui profitent des antécédents de crédit irréprochables et du manque de surveillance associés aux dossiers de crédit des jeunes enfants.
En fait, le vol d’identité des enfants a connu une croissance exponentielle au cours des dernières années avec plus de 500 000 enfants qui en sont victimes chaque année.
La FERPA a été créée pour protéger ces informations personnelles et les établissements scolaires doivent se conformer à ses exigences afin de recevoir leur financement fédéral.
En ce qui concerne la gestion des dossiers sensibles des élèves, les établissements d’enseignement doivent s’assurer qu’ils les conservent en toute sécurité, qu’ils divulguent l’information avec soin et qu’ils détruisent les fichiers adéquatement.
Bien que la FERPA établisse des exigences en matière de protection et de divulgation des dossiers des élèves, elle ne dicte pas les méthodes ou la durée de leur conservation. Elle ne précise pas non plus les procédures de destruction une fois que les documents peuvent être détruits en toute sécurité. En fait, la loi stipule que les dossiers scolaires ne peuvent pas être détruits s’il existe une demande en suspens pour l’inspection des dossiers par un étudiant ou un tuteur. Les écoles sont laissées à elles-mêmes pour mettre en œuvre des politiques de rétention et de destruction qu’elles doivent ensuite communiquer aux étudiants et aux anciens élèves.
De plus, des révisions élargissant les règles de divulgation ont été apportées à la loi au fil des ans. Les établissements scolaires doivent demeurer vigilants à l’égard de ces changements et de la possibilité de modifications futures au consentement et à la divulgation.
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Les exigences s’appliquent à l’information nominative stockée dans tout format physique ou numérique, comme les documents manuscrits ou imprimés, les supports informatiques, les bandes vidéo, les bandes audio, les microfilms, les microfiches et les courriels.
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