Corriger les erreurs de gestion de documents du passé

La gestion des dossiers patrimoniaux représente de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de gestion de documents qui peuvent aider à classer, à numériser et à archiver les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les fichiers.

Pourquoi changer? Voici quelques problèmes courants découlant de mauvaises pratiques de base en matière de gestion des dossiers et de l’information (RIM) :

  • Inscriptions de boîtes non identifiables
  • Fichiers physiques avec peu ou pas d’information d’identification, y compris aucune expiration de rétention indiquée
  • Fichiers électroniques sur des lecteurs partagés, souvent un véritable capharnaüm où de grandes parties des fichiers sont soit mal identifiées ou n’ont pas d’identification utile
  • Métadonnées inexactes ou manquantes rendant difficile l’identification du type de document, du propriétaire ou d’autres informations de déclenchement clés
A woman filing a outdated legacy document in a sea of unlabeled boxes.

Votre entreprise est unique. Votre programme de gestion des dossiers devrait l’être aussi.

Il existe des facteurs particuliers et complexes qui empêchent souvent les entreprises de régler leurs problèmes de dossiers patrimoniaux dans le cadre de la mise en œuvre de programmes de gestion des documents et de l’information ou de projets d’amélioration.

La solution idéale, qui consiste à retourner le dessus de chaque boîte, à classer chaque document papier, puis à les remettre en boîte selon les modalités d’un système d’organisation efficace est généralement extrêmement onéreuse. Cependant, ignorer le problème peut être risqué… et coûteux! Rassurez-vous : il existe d’autres moyens de résoudre ces problèmes.

An exhausted woman being handed more documents and paperwork to properly archive.

La stratégie qui vous conviendra le mieux dépendra des réponses que vous donnerez à des questions comme les suivantes :

  • Quelles sont les réglementations de l’industrie auxquelles nous sommes tenus de nous conformer? À quel niveau?
  • L’application de la loi a-t-elle tendance à être plus rigoureuse? Si oui, dans quels secteurs?
  • Mon entreprise se trouve-t-elle dans un marché touché par des recours collectifs ou dans un domaine hautement litigieux?
  • Quel est l’historique des événements ayant eu un impact sur le risque, et comment devrais-je percevoir des risques similaires à l’avenir?

Une gamme complète de solutions de gouvernance des informations

La numérisation des documents patrimoniaux n’est qu’un des éléments d’un solide système de gestion des dossiers. Notre processus de gouvernance des informations à service complet commence par une vérification et une évaluation complètes des politiques, des processus et de la documentation de la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance des informations pour combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route pour une exécution réussie.

Calendriers de rétention des documents

Un bon calendrier de rétention est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.

Politique de gouvernance des informations

Un ensemble cohérent de politiques de GI à l’appui d’un calendrier de rétention est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes.

Mise en œuvre du programme

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme de gestion des documents et de l’information, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance des informations. La mise en œuvre du programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et du degré de conformité au sein de votre organisation.

Évaluations de la technologie de GI

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance des informations sont mis en place, il est temps de s’assurer que vous comptez sur les bons systèmes pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que les calendriers de rétention et autres besoins clés de conformité sont pris en charge.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de confidentialité s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisé des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme LPRPDE, RGPD, CCPA, SOX, et plus encore.

 

 

Votre solution complète de gestion des informations

En avril 2019, nous avons fait l’acquisition de Montaña & Associates, un chef de file en matière de consultation sur la gouvernance des informations (GI). Depuis plus de 20 ans, Montaña se spécialise dans la création de politiques et de calendriers de rétention, ainsi que dans le support holistique de GI comprenant, notamment, la conformité et la confidentialité des données. Grâce à l’expertise d’Access en matière de gestion des dossiers et de l’information, ce partenariat stratégique crée une approche de service complet pour l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Relier le logiciel de gestion des dossiers et le logiciel de planification de la rétention des dossiers


LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de rétention. Grâce à l’intelligence artificielle (IA), le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de rétention intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de rétention, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U. et mondiaux organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance des informations indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail pour soutenir les processus de gestion en interne.


Dossiers FileBRIDGE, une solution de gestion infonuagique des documents, permet aux organisations d’accéder aux documents physiques et numériques, de les protéger et de les contrôler de façon défendable.

Avec Dossiers FileBRIDGE, les gestionnaires de dossiers peuvent profiter d’un accès à :

  • la gestion des documents physiques et numériques;
  • la sécurité complète des fichiers;
  • des rapports et mesures en temps réel;
  • la gestion de projets et de calendriers;
  • la gestion de la destruction;
  • la rétention et la gouvernance intelligentes des données;
  • la gestion des inventaires sur site et hors site;
  • des capacités améliorées de recherche et de commande d’inventaire;
  • une large gamme d’options de préparation de rapports à portée de la main;
  • une chaîne de traçabilité et le respect des règles de gouvernance;
  • une capacité sur tout appareil.

Ressources supplémentaires sur la gouvernance des informations

6 Reasons to Consider a Records Management and Information Governance Consultant

Gouvernance de l’information dans un monde numérique

Webcast: Total Information Governance

We solve records and information governance problems

Voyez comment Access peut corriger les erreurs de gestion de vos dossiers patrimoniaux et créer un solide programme de gouvernance des informations pour vous garder sur la bonne voie.