Une solide fondation de gouvernance des informations (GI) pour gérer votre programme de gestion des dossiers et de l’information

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme de dossiers, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance des informations. La mise en œuvre d’un plan de programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et de leur degré de conformité au sein de l’organisation. L’évaluation de la GI peut comprendre des entrevues approfondies avec les principaux intervenants, ainsi que l’observation et l’inspection des systèmes de flux de travail et des processus de l’entreprise.

Ce dont il faut tenir compte lors de l’élaboration de votre plan de mise en œuvre de la gestion des dossiers :

  • Ressources disponibles pour la mise en œuvre d’un programme de GI
  • Participation de la direction et capacité à appliquer les politiques de gestion des dossiers existants
  • Disponibilité de formation et d’éducation relatives à la rétention des dossiers et à d’autres politiques
  • Vérifications pour veiller à ce que des efforts appropriés de gestion du changement soient en place et administrés pour assurer la réussite du programme de gestion des dossiers
Team of Records and Information Management professionals gathered around a conference table.

92 % des entreprises conviennent que la stratégie de gestion des informations doit être modernisée pour répondre aux problèmes d’aujourd’hui.

– « Managing Information Chaos » (« Gérer le chaos de l’information »), AIIM, 2019

Recommandations relatives à l’évaluation de la gouvernance des informations

Même si la base des politiques et procédures du système de gestion est solide, il est difficile d’exécuter de manière efficace un programme de GI (gouvernance des informations). C’est pourquoi nous vous fournirons un plan d’action clair pour mettre le vôtre en place. Idéalement, nous passerons du temps avec vous et vos équipes sur place pour aider à la mise en œuvre et à la gestion du changement.

A man writing on a white board surrounded by a professional team working on a RIM program implementation plan.

Recommandations et produits livrables communs :

  • Énoncé de mission pour définir un ensemble clair et concis d’objectifs en matière d’effectifs
  • Activités de formation et de mise à jour : vidéos, cours sur place et outils d’apprentissage en ligne
  • Calendrier standard de rétention des dossiers pour l’élimination et la destruction des dossiers, par service ou par fonction
  • Procédures améliorées pour l’inventaire et stockage des dossiers (y compris l’emballage, l’inventaire et l’étiquetage des conteneurs)
  • Contrôles sur la création et l’utilisation des dépôts de données ou de documents (p. ex. SharePoint ou systèmes de gestion de contenu d’entreprise [GCE] similaires)
  • Création et utilisation de structures de données standard (taxonomies, affectation de métadonnées, etc.)
  • Efficacité du processus de récupération et de sauvegarde des documents sécurisés
  • Processus supplémentaires de destruction de documents pour répondre aux exigences légales (p. ex., « droit d’être oublié » et autres demandes de renseignements nominatifs liées au RGPD)

Une gamme complète de solutions de gouvernance des informations

La création d’un programme de gestion des dossiers et de l’information devrait tenir compte de divers facteurs liés à vos politiques générales de gouvernance des informations. Le processus débute par une vérification et une évaluation approfondie des politiques, des processus et de la documentation associés à la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance des informations pour combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route pour une exécution réussie.

Calendriers de rétention des documents

Un bon calendrier de rétention est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.

Politique de gouvernance des informations

Un ensemble cohérent de politiques de GI à l’appui d’un calendrier de rétention est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes.

Gestion des dossiers patrimoniaux

Les documents patrimoniaux peuvent représenter de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de numérisation de documents qui permettent d’archiver électroniquement les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les fichiers.

Évaluations de la technologie de GI

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance des informations sont mis en place, il est temps de s’assurer que vous comptez sur les bons systèmes pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que les calendriers de rétention et autres besoins clés de conformité sont pris en charge.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de confidentialité s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisée des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme LPRPDE, RGPD, CCPA, SOX, et plus encore.

 

 

Votre solution complète de gestion des informations

En avril 2019, Access a fait l’acquisition de Montaña & Associates, un chef de file en matière de consultation sur la gouvernance des informations (GI). Depuis plus de 20 ans, Montaña se spécialise dans la création de politiques et de calendriers de rétention, ainsi que dans le support holistique de GI comprenant, notamment, la conformité et la confidentialité des données. Grâce à l’expertise d’Access en matière de gestion des dossiers et de l’information, ce partenariat stratégique crée une approche de service complet pour l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Relier le logiciel de gestion des dossiers et le logiciel de planification de la rétention des dossiers

LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de rétention. Grâce à l’intelligence artificielle (IA), le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de rétention intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de rétention, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U. et mondiaux organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance des informations indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail pour soutenir les processus de gestion en interne.

Dossiers FileBRIDGE, une solution de gestion infonuagique des documents, permet aux organisations d’accéder aux documents physiques et numériques, de les protéger et de les contrôler de façon défendable.

Avec Dossiers FileBRIDGE, les gestionnaires de dossiers peuvent profiter d’un accès à :

  • la gestion des documents physiques et numériques;
  • la sécurité complète des fichiers;
  • des rapports et mesures en temps réel;
  • la gestion de projets et de calendriers;
  • la gestion de la destruction;
  • la rétention et la gouvernance intelligentes des données;
  • la gestion des inventaires sur site et hors site;
  • des capacités améliorées de recherche et de commande d’inventaire;
  • une large gamme d’options de préparation de rapports à portée de la main;
  • une chaîne de traçabilité et le respect des règles de gouvernance;
  • une capacité sur tout appareil.

Ressources supplémentaires pour la mise en œuvre d’un programme de gestion des dossiers

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