Les politiques de gestion des informations exigent l’implication de l’organisation

Un ensemble cohérent de politiques de gouvernance de l’information (GI) à l’appui d’un calendrier de conservation est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Lorsqu’il est correctement harmonisé, un tel ensemble peut également contribuer à améliorer l’efficacité opérationnelle et les dépenses dans plusieurs départements et emplacements.

Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes. Demandez à des représentants des services juridiques, de la gestion des dossiers, du risque, des TI et des RH de se joindre à vous dès que vous commencerez à vous aligner sur la tolérance au risque de votre organisation. De là, nous pouvons accéder à votre degré de maturité actuelle et nous mettre au travail pour faire une analyse des lacunes.

Plus de 33 % des entreprises signalent que la conservation, la protection des données et les informations nominatives ne figurent pas dans leurs politiques de GI.

— Rapport 2017 de l’AIIM sur la gouvernance et la conformité

Analyse des lacunes de la gouvernance de l’information

Pour bâtir un programme de GI de premier ordre, il est essentiel de comprendre le niveau de maturité actuel de votre organisation en matière de GI. Nos experts en GI peuvent vous fournir une évaluation basée sur les meilleures pratiques de l’industrie (ex. le modèle de maturité de l’ARMA). Nous commençons par une évaluation de votre programme et de vos opérations de gestion des dossiers et de l’information, englobant à la fois les dossiers papier et électroniques.

A team of four digital technology professionals on computers preforming a gap analysis.

L’évaluation des projets peut comprendre les mesures suivantes :

  • Identifier les problèmes de gouvernance de l’information relatifs aux opérations et aux programmes RIM (gestion des dossiers et de l’information)
  • Évaluer l’état actuel de votre programme et de vos dépôts de documents qui sont considérés à haut risque ou à valeur élevée du point de vue de la conformité réglementaire ou de la gestion des litiges
  • Élaborer un plan stratégique pour remédier aux lacunes et aux faiblesses, et améliorer le fonctionnement et le rendement
  • Préparer une estimation des coûts des activités de réhabilitation et d’amélioration

Services consultatifs en matière de politiques

Une compréhension des processus opérationnels et des emplacements de votre organisation, ainsi qu’une compréhension claire de votre environnement réglementaire, sont essentielles au succès de l’examen des politiques. Pour élaborer des politiques adaptées à votre organisation, il est essentiel de commencer par examiner et analyser la documentation, les données et les systèmes existants. Ce processus peut inclure des conversations avec vos partenaires des services juridiques, de la gestion des dossiers, des risques, des TI, des RH et d’autres secteurs de l’entreprise.

L’évaluation et l’élaboration des composantes peuvent comprendre ce qui suit :

  • Politiques concernant la confidentialité, la sécurité, le courrier électronique, les médias sociaux, la destruction et les mises en suspens pour des raisons juridiques
  • Évaluation du processus actuel : mettre en évidence la mesure dans laquelle les politiques sont tenues à jour en fonction de l’évolution des lois et des mandats opérationnels
  • Examen des contrôles et des systèmes de TI
  • Flux de travail et processus de gouvernance pour une gestion continue et efficace des informations
Executive team at a conference table discussing their information governance with a policy advisory Services

Procédures et meilleures pratiques de gestion des informations

Vous ne savez pas par où commencer? Nous sommes là pour vous aider à évaluer les procédures existantes et à recommander des améliorations. Nous pouvons également vous aider à créer de toutes nouvelles procédures spécialement adaptées à votre entreprise et à votre secteur d’activité.

An Access employee pushing a cart of secure documents using approved information management procedures and best practices.

Nos services peuvent comprendre les mesures suivantes :

  • Élaboration d’une taxinomie
  • Conventions de dénomination des fichiers et séries d’enregistrement et structure des métadonnées
  • Étiquetage de boites
  • Emballage et indexage de boites
  • Gestion des données non structurées
  • Application de l’expiration / la destruction défendable des documents

Une gamme complète de solutions de gouvernance des informations

La création et le maintien d’une solide politique de GI ne constituent qu’une pièce du puzzle. Le processus débute par une vérification et une évaluation approfondie des politiques, des processus et de la documentation associés à la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance de l’information visant à combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route, favorisant ainsi le succès de l’exécution.

Calendriers de conservation des documents

Un bon calendrier de conservation est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.

Mise en œuvre du programme

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme RIM, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance de l’information. La mise en œuvre du programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et du degré de conformité au sein de votre organisation.

Gestion des dossiers patrimoniaux

Les documents patrimoniaux peuvent représenter de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de numérisation de documents qui permettent d’archiver électroniquement les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les dossiers.

Évaluations de la technologie de GI

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance de l’information sont mis en place, il est temps de s’assurer que vous comptez sur les bons systèmes pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que les calendriers de conservation et autres besoins clés de conformité sont pris en charge.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de protection de la vie privée s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisée des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme HIPAA, RGPD, CCPA, SOX, et plus encore.

 

 

Votre solution complète de gestion de l’information

Nous nous spécialisons dans la création de politiques et de calendriers de conservation et dans le soutien holistique de GI, ce qui comprend la conformité et la confidentialité des données, et comptons sur plusieurs années d’expertise dans la gestion traditionnelle des dossiers et de l’information. Cela nous permet d’offrir une approche de service complet pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Logiciel de programme de rétention destiné à soutenir vos politiques de gouvernance de l’information

Logiciel de programme de rétention

LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de rétention.

Grâce à l’IA, le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de rétention intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de conservation, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U., du Canada et du monde, organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance de l’information indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail visant à soutenir les processus de gestion interne.

Ressources supplémentaires pour la gestion de la gouvernance de l’information

Gouvernance de l’information dans un monde numérique

Six raisons pour lesquelles envisager de consulter un conseiller en gestion des dossiers et en gouvernance des informations

Webcast: Total Information Governance

We solve records and information governance problems

Voyez comment Access peut vous aider à évaluer, créer et gérer une politique relative à un programme de gouvernance des informations qui vous convient.