Pourquoi un programme de rétention de documents est-il si important?

Un bon calendrier de conservation est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. un programme qui couvre les documents papier et les documents et données électroniques. Avec ce fondement établi, il est possible de concevoir et de mettre en œuvre un solide programme de gestion des dossiers et de l’information.

Nous vous aiderons à créer et à établir un programme de rétention exhaustif de pointe qui respecte toutes les exigences réglementaires et opérationnelles. Ces exigences comprendront probablement les lois fédérales et provinciales, les exigences légales et la période de rétention associée à des types de documents et des séries de dossiers spécifiques.

Nos clients comptent sur nous pour concevoir et mettre en œuvre des politiques de rétention des documents car :

  • Les entreprises sont légalement tenues de gérer l’information en toute conformité
  • Les pratiques exemplaires et les besoins des consommateurs exigent que les organisations appliquent de stricts contrôles de l’information et conservent certains documents, surtout lorsque des informations d’identification personnelles sont impliquées
  • Les programmes de rétention les aident à exploiter leurs entreprises de manière plus conforme et efficace grâce à la cohérence axée sur la gouvernance
  • Le programme de rétention est la structure de base sur laquelle les processus de gestion des dossiers et de l’information s’appuient
  • Nos consultants en gouvernance de l’information ont mis au point des milliers de programmes de rétention, autant à l’échelle nationale qu’à l’échelle internationale
Woman in front of a white board teaching employees about new record retention policies.

Votre programme de rétention des dossiers respecte-t-il les exigences légales de votre industrie?

Les programmes doivent être régulièrement mis à jour pour une protection constante face à l’évolution rapide des lois et réglementations, comme le RGPD et la loi LPRPDE.

Étant donné la quantité importante d’information à gérer (conservation de document, protection de l’information, destruction de document sécuritaire, etc.), élaborer un programme de rétention nécessite une expertise spécialisée et un logiciel.

Comment passer en revue et documenter votre politique de rétention

Préparez votre projet de programme de rétention :

  • Passez en revue les processus de l’entreprise et les programmes de rétention
  • Analysez un exemple de document clé existant et mettez au point des
    pratiques commerciales fonctionnelles et associées à l’activité et au type de document
  • Créez une carte des types d’information et des cas d’utilisation
  • Passez en revue les dynamiques organisationnelles telles que l’activité d’acquisition, les structures de l’entité et d’imposition, l’expansion dans de nouvelles zones géographiques et de nouvelles industries, et plus encore

Élaborez un programme de rétention :

  • Créez un ensemble de groupes fonctionnels optimisés & des définitions pour les séries de dossiers
  • Créez un mappage des références juridiques de chaque type de dossier
  • Ajoutez des déclencheurs de rétention/des critères pour la fermeture de fichier (résiliation du contrat, par exemple)
  • Incluez des considérations concernant des dossiers commerciaux spécifiques, la gestion des risques et la confidentialité
  • Passez en revue le programme recommandé et préparez et approuvez le programme de rétention final
  • Planifiez des mises à jour annuelles au programme de rétention à l’aide de LexiTrac

Une gamme complète de solutions de gouvernance de l’information

Au-delà de la création et de la mise en œuvre d’un programme de rétention, les services de consultation de gouvernance de l’information d’Access comprennent une vaste gamme de services qui fonctionnent ensemble pour sécuriser les données confidentielles de votre entreprise.

Le processus débute par une vérification et une évaluation approfondie des politiques, des processus et de la documentation associés à la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance de l’information pour combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route pour une exécution réussie.

Politique de gouvernance de l’information

Un ensemble cohérent de politiques de GI à l’appui d’un calendrier de conservation est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes.

Mise en œuvre du programme

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme RIM, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance de l’information. La mise en œuvre du programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et du degré de conformité au sein de votre organisation.

Gestion des dossiers patrimoniaux

Les documents patrimoniaux peuvent représenter de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de numérisation de documents qui permettent d’archiver électroniquement les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les dossiers.

Évaluations de la technologie de GI

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance de l’information sont mis en place, il est temps de s’assurer que vous comptez sur les bons systèmes pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que les calendriers de conservation et autres besoins clés de conformité sont pris en charge.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de protection de la vie privée s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisée des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme HIPAA, CCPA, RGPD, SOX, et plus encore.

 

 

Votre solution complète de gestion de l’information

Nous nous spécialisons dans la création de politiques et de calendriers de conservation et dans le soutien holistique de GI, ce qui comprend la conformité et la confidentialité des données, et comptons sur plusieurs années d’expertise dans la gestion traditionnelle des dossiers et de l’information. Cela nous permet d’offrir une approche de service complet pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Logiciel de programme de rétention destiné à soutenir votre politique de gouvernance de l’information

Logiciel de programme de rétention

LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de rétention.

Grâce à l’IA, le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de conservation intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de conservation, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U. et mondiaux, organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance de l’information indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail pour soutenir les processus de gestion en interne.

Ressources supplémentaires sur les programmes de rétention

La gestion des informations au-delà de la gouvernance

Évolution de la gestion des dossiers : Étapes indiquées pour suivre le rythme de la nouvelle notion de gouvernance de l’information

Gouvernance de l’information dans un monde numérique

We solve records and information governance problems

Voyez comment Access peut vous aider à créer et mettre en œuvre un programme de rétention qui est adapté à vos besoins spécifiques.